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1、OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明2017年2月16日版本說明目錄第一部分需求分析11.1項目概況11.2建設目的1第二部分總體規(guī)劃2系統(tǒng)功能層次模塊圖3第三部分概要設計4系統(tǒng)的功能設計43.1個人事務43.2.工作流43.3.公共信息53.4.行政辦公63.5.人力資源73.6.合同管理73.7.客戶管理83.8項目管理83.9.檔案管理93.10.系統(tǒng)管理9第四部分系統(tǒng)的界面展示9第一部分需求分析現(xiàn)代辦公需要先進的OA辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。集團的文檔材料、公文
2、審批、財務明細、項目管理，基本的審批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先進的、高效率的、覆蓋本集團的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。1.1項目概況為了滿足當前辦公業(yè)務的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達到增收節(jié)支的目的，急須建設的OA移動化辦公系統(tǒng)，使系統(tǒng)覆蓋從董事長到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯的通訊基礎設施，并在此基礎之上擴充O
3、A系統(tǒng)應用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務流程計算機化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個先進技術(shù)的、流程控制完備的OA辦公系統(tǒng)。1.2建設目的1）實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，隨時隨處辦理工作事務無論您身處國外、國內(nèi)，無論您在機場、酒店、家中……都可以隨時投入到工作中來，方便快捷地掌握集團內(nèi)部的工作進度與情況，及時處理工作問題。2）通過工作流轉(zhuǎn)的自動化，實現(xiàn)高效快捷地辦公通過OA實現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流
4、程處理的自動化，將大大提高辦公效率，保證快捷，準確地處理工作。3）有效監(jiān)督工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務的監(jiān)督與催辦10及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少錯誤，防止低效率辦公。系統(tǒng)將記錄每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。4）明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少推托，扯皮等現(xiàn)象明確賦予各崗位的權(quán)限與職責，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)權(quán)職不明、相互推托扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)
5、同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。5）方便領導同各級工作人員的有效溝通多種途徑，多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。10第二部分總體規(guī)劃系統(tǒng)功能層次模塊圖10第三部分概要設計系統(tǒng)的功能設計3.1個人事務個人設置：設置個人信息；查看設置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息；出差、休假用戶可設定相應狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；
6、用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點擊相應鏈接即可進入相應頁面辦理，起到引導用戶完成工作的作用。郵件：將企業(yè)郵箱整合到OA系統(tǒng)中。日程安排：方便個人安排每天日程，方便領導安排監(jiān)督下屬工作任務。工作日志：便于個人總結(jié)，可直接生成周報發(fā)送郵件，便于上級檢查工作，便于和同事分享項目信息。消息提醒：設置消息提醒功能每當用戶登陸系統(tǒng)時彈出提示窗口。3.2.工作流工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項工作
7、以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。固定流程：是公司規(guī)章制度中規(guī)定的流程，包括“辦公”中的請假管理、帶薪假核定、加班管理、物品管理、會議管理、用車申請、車輛維修保養(yǎng)申請，以及各部門根據(jù)工作需要建立的固定流程。10自由流程：各部門根據(jù)實際工作需要可新建自由流程。流程表單日常辦公：工作日報、工作周報、請假條、出差申請、物品采購單、加班申請單、調(diào)休申請單、外出登記單表、公章用印申請單、證照實用審批登記表、通用工作流、
8、跟蹤項目表、加班補助審批表。綜合部門：考勤異常登記表、辦公用品領取登記表、用車申請表、領用申請表、行政部入庫單人事行政：辭職申請表、員工離職交接表、績效考核表測繪部：數(shù)據(jù)提交流程表、數(shù)據(jù)備份記錄表、公司內(nèi)部數(shù)據(jù)借閱記錄單、數(shù)據(jù)提交單市場部：項目立項表、支付流轉(zhuǎn)審批表財務部：差旅費報銷單、項目生產(chǎn)備用金申請單、借款單、支出憑證、支票領用單會議：會議申請表審批基本流程：3.3.公共信息公共
