OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求模塊說明

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1、OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明2017年2月16日版本說明資料目錄第一部分需求分析11.1項(xiàng)目概況11.2建設(shè)目的1第二部分總體規(guī)劃2系統(tǒng)功能層次模塊圖3第三部分概要設(shè)計(jì)4系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)43.1個(gè)人事務(wù)43.2.工作流43.3.公共信息53.4.行政辦公63.5.人力資源73.6.合同管理73.7.客戶管理83.8項(xiàng)目管理83.9.檔案管理93.10.系統(tǒng)管理9第四部分系統(tǒng)的界面展示9資料第一部分需求分析現(xiàn)代辦公需要先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強(qiáng)管理的有效手段。集團(tuán)的文檔材料、公文審批

2、、財(cái)務(wù)明細(xì)、項(xiàng)目管理，基本的審批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先進(jìn)的、高效率的、覆蓋本集團(tuán)的辦公自動(dòng)化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。1.1項(xiàng)目概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進(jìn)一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進(jìn)程，達(dá)到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的OA移動(dòng)化辦公系統(tǒng)，使系統(tǒng)覆蓋從董事長到基層的各個(gè)單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個(gè)人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個(gè)安全、強(qiáng)壯的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴(kuò)充OA系統(tǒng)應(yīng)用的功能

3、和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個(gè)先進(jìn)技術(shù)的、流程控制完備的OA辦公系統(tǒng)。1.2建設(shè)目的1）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨處辦理工作事務(wù)無論您身處國外、國內(nèi)，無論您在機(jī)場、酒店、家中……都可以隨時(shí)投入到工作中來，方便快捷地掌握集團(tuán)內(nèi)部的工作進(jìn)度與情況，及時(shí)處理工作問題。2）通過工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)高效快捷地辦公通過OA實(shí)現(xiàn)各部門、各級(jí)之間橫向縱向工作流程處理的自動(dòng)化，將大大提高辦

4、公效率，保證快捷，準(zhǔn)確地處理工作。3）有效監(jiān)督工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦資料及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少錯(cuò)誤，防止低效率辦公。系統(tǒng)將記錄每個(gè)工作的全程辦理狀態(tài)信息。4）明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感，減少推托，扯皮等現(xiàn)象明確賦予各崗位的權(quán)限與職責(zé)，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責(zé)任明確，落實(shí)到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)權(quán)職不明、相互推托扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。5）方便領(lǐng)

5、導(dǎo)同各級(jí)工作人員的有效溝通多種途徑，多種方式，使管理者同各級(jí)人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。資料第二部分總體規(guī)劃系統(tǒng)功能層次模塊圖資料第三部分概要設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)3.1個(gè)人事務(wù)個(gè)人設(shè)置：設(shè)置個(gè)人信息；查看設(shè)置用戶個(gè)人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息；出差、休假用戶可設(shè)定相應(yīng)狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點(diǎn)擊相應(yīng)鏈接即

6、可進(jìn)入相應(yīng)頁面辦理，起到引導(dǎo)用戶完成工作的作用。郵件：將企業(yè)郵箱整合到OA系統(tǒng)中。日程安排：方便個(gè)人安排每天日程，方便領(lǐng)導(dǎo)安排監(jiān)督下屬工作任務(wù)。工作日志：便于個(gè)人總結(jié)，可直接生成周報(bào)發(fā)送郵件，便于上級(jí)檢查工作，便于和同事分享項(xiàng)目信息。消息提醒：設(shè)置消息提醒功能每當(dāng)用戶登陸系統(tǒng)時(shí)彈出提示窗口。3.2.工作流工作流簡單的說就是一組人員分多個(gè)步驟完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其

7、他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。固定流程：是公司規(guī)章制度中規(guī)定的流程，包括“辦公”中的請(qǐng)假管理、帶薪假核定、加班管理、物品管理、會(huì)議管理、用車申請(qǐng)、車輛維修保養(yǎng)申請(qǐng)，以及各部門根據(jù)工作需要建立的固定流程。自由流程：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要可新建自由流程。資料流程表單日常辦公：工作日?qǐng)?bào)、工作周報(bào)、請(qǐng)假條、出差申請(qǐng)、物品采購單、加班申請(qǐng)單、調(diào)休申請(qǐng)單、外出登記單表、公章用印申請(qǐng)單、證照實(shí)用審批登記表、通用工作流、跟蹤項(xiàng)目表、加班補(bǔ)助審批表。綜合部門：考勤異常登記表、辦公用品領(lǐng)取登記表、用

8、車申請(qǐng)表、領(lǐng)用申請(qǐng)表、行政部入庫單人事行政：辭職申請(qǐng)表、員工離職交接表、績效考核表測繪部：數(shù)據(jù)提交流程表、數(shù)據(jù)備份記錄表、公司內(nèi)部數(shù)據(jù)借閱記錄單、數(shù)據(jù)提交單市場部：項(xiàng)目立項(xiàng)表、支付流轉(zhuǎn)審批表財(cái)務(wù)部：差旅費(fèi)報(bào)銷單、項(xiàng)目生產(chǎn)備用金申請(qǐng)單、借款單、支出憑證、支票領(lǐng)用單會(huì)議：會(huì)議申請(qǐng)表審批基本流程：3.3.公共