會(huì)展策劃與組織

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1、會(huì)展策劃與組織學(xué)習(xí)目的主要內(nèi)容第一節(jié)會(huì)議的構(gòu)成要素第二節(jié)會(huì)議策劃第三節(jié)會(huì)議組織第四節(jié)國(guó)際性會(huì)議通過(guò)本章的學(xué)習(xí),掌握會(huì)議策劃和會(huì)議組織的具體步驟與內(nèi)容,了解國(guó)際性會(huì)議的市場(chǎng)細(xì)分及申辦程序。會(huì)議的構(gòu)成要素會(huì)議策劃國(guó)際性會(huì)議會(huì)議組織會(huì)議議題會(huì)議主辦者與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間會(huì)議場(chǎng)所會(huì)議方式?確定會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)?確定會(huì)議議題?確定會(huì)議參加對(duì)象?策劃會(huì)議規(guī)模?策劃會(huì)議地點(diǎn)和時(shí)間?策劃會(huì)議議程?日程和程序?策劃會(huì)議公關(guān)和宣傳會(huì)議前的準(zhǔn)備工作會(huì)議期間的組織管理會(huì)議后的總結(jié)與收尾工作國(guó)際性會(huì)場(chǎng)市場(chǎng)細(xì)分國(guó)際性會(huì)議承辦方式國(guó)際性會(huì)議的申辦第一節(jié)會(huì)議的構(gòu)成要素一、會(huì)議議題會(huì)議議題：就是會(huì)

2、議內(nèi)容,就是會(huì)議要商議、解決的問(wèn)題,它是會(huì)議的基本任務(wù)。議題是會(huì)議交流的中心,與會(huì)者的報(bào)告、演講應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞議題。一個(gè)好的議題往往能夠起到集思廣益、清晰地凸現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的作用,并有助于會(huì)議效率的提高。一、會(huì)議議題二、會(huì)議主辦者三、與會(huì)人員四、會(huì)議時(shí)間五、會(huì)議場(chǎng)所六、會(huì)議方式會(huì)議主辦者：是會(huì)議活動(dòng)的具體組織者,其任務(wù)主要是根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)和規(guī)劃制定具體的會(huì)議實(shí)施方案,并為會(huì)議活動(dòng)選擇和提供必要的場(chǎng)所、設(shè)施和服務(wù),確保會(huì)議正常進(jìn)行。二、會(huì)議主辦者三、與會(huì)人員與會(huì)人員：即會(huì)議的參加者。會(huì)議應(yīng)該由哪些人出席,是會(huì)議策劃的重要內(nèi)容,包括“誰(shuí)來(lái)開(kāi)會(huì)”和“多少人參加”兩個(gè)方面

3、。會(huì)議時(shí)間:是指會(huì)議的起訖時(shí)間和時(shí)間跨度。四、會(huì)議時(shí)間五、會(huì)議場(chǎng)所會(huì)議場(chǎng)所：即會(huì)議的地點(diǎn),是會(huì)議的空間要素。六、會(huì)議方式會(huì)議方式：指用以達(dá)到會(huì)議效果的手段,包括活動(dòng)式樣、傳遞方式、會(huì)場(chǎng)布置等方面。第二節(jié)會(huì)議策劃一、確定會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)會(huì)議活動(dòng)：是一種目的性很強(qiáng)的群體性社會(huì)交往活動(dòng),人們舉行會(huì)議都是為了達(dá)到某種目的、完成一定的任務(wù)。會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的確定,一定要切合工作實(shí)際和人們的思想實(shí)際。目標(biāo)過(guò)高或者過(guò)低,以及目標(biāo)空洞、具體任務(wù)不明確,不僅無(wú)助于會(huì)議的成功,有時(shí)甚至還會(huì)造成負(fù)面影響。?會(huì)議的目標(biāo)根據(jù)實(shí)際需要可以是一個(gè),也可以是多個(gè)。?有些協(xié)會(huì)或公司的工作性會(huì)議,

4、常常需要討論解決幾個(gè)不同性質(zhì)的問(wèn)題,以減少召開(kāi)會(huì)議的次數(shù),提高會(huì)議的效率,因而會(huì)議的目標(biāo)多而且雜。第二節(jié)會(huì)議策劃二、確定會(huì)議議題在會(huì)議過(guò)程中,會(huì)議的目標(biāo)與任務(wù)必須落實(shí)到具體的會(huì)議議題上。議題是為目標(biāo)和任務(wù)服務(wù)的,并為目標(biāo)和任務(wù)所制約。會(huì)議議題應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開(kāi)之前與目標(biāo)和任務(wù)一起確定。APEC會(huì)議(亞太經(jīng)濟(jì)合作組織工商領(lǐng)導(dǎo)人峰會(huì))目標(biāo)和任務(wù)是:讓工商界從企業(yè)的角度,廣泛交流意見(jiàn)和看法,共同探討亞太地區(qū)企業(yè)發(fā)展之路并取得更清晰的共識(shí);在競(jìng)爭(zhēng)的同時(shí)加強(qiáng)合作,擴(kuò)大貿(mào)易投資,共同參與,共同繁榮,增強(qiáng)本地區(qū)的整體競(jìng)爭(zhēng)力,從而更好地應(yīng)對(duì)新經(jīng)濟(jì)和全球化帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。議題：

5、“新世紀(jì)、新經(jīng)濟(jì):在全球化中發(fā)展”。議案:單項(xiàng)議題的正式書(shū)面文件。第二節(jié)會(huì)議策劃三、確定會(huì)議參加對(duì)象會(huì)議的參加對(duì)象應(yīng)當(dāng)依據(jù)會(huì)議的目的、性質(zhì)、議題以及議事規(guī)則來(lái)確定。會(huì)議參加對(duì)象確定是否恰當(dāng)關(guān)系到會(huì)議的目標(biāo)是否能順利實(shí)現(xiàn)。第二節(jié)會(huì)議策劃四、策劃會(huì)議規(guī)模影響會(huì)議規(guī)模的主要因素是動(dòng)用的人員數(shù)量,其中又以參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)為主要依據(jù)。會(huì)議議題應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開(kāi)之前與目標(biāo)和任務(wù)一起確定。?會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效果密切相關(guān)。?會(huì)議的規(guī)模直接制約會(huì)議的效率。?會(huì)議規(guī)模還與會(huì)議成本有關(guān)。第二節(jié)會(huì)議策劃五、策劃會(huì)議地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)的策劃會(huì)議地點(diǎn)的策劃包括兩方面的含義:一是選擇合適的

6、地方;二是選擇合適的場(chǎng)館(包括會(huì)場(chǎng)、住食的飯店等)?，F(xiàn)代會(huì)議地點(diǎn)的選擇不僅要考慮是否能夠容納會(huì)議的人數(shù)這些簡(jiǎn)單的問(wèn)題,更重要的是考慮這一地點(diǎn)能否突出會(huì)議主題、提高會(huì)議效果、有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議時(shí)間的策劃會(huì)議時(shí)間的策劃也涉及兩方面問(wèn)題:一是指什么時(shí)候召開(kāi)會(huì)議最為合適;二是指會(huì)期的長(zhǎng)短。會(huì)期的長(zhǎng)短要依據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要來(lái)確定。由法律法規(guī)以及由組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會(huì)期的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的會(huì)期召開(kāi),非特殊情況不得提前或推遲。第二節(jié)會(huì)議策劃六、策劃會(huì)議議程、日程和程序會(huì)議議程：是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序,它將會(huì)議的議題按付諸討論、審議和表決的次序編排起來(lái)并固定下

7、來(lái)。確定會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間,凡會(huì)期滿(mǎn)一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程,以便與會(huì)者和會(huì)議工作人員了解會(huì)議的具體進(jìn)程。會(huì)議程序：是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟,是會(huì)議議程的具體化和明細(xì)化,可供會(huì)議主持人直接操作,也可讓與會(huì)者了解每次具體會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容及時(shí)間順序。第二節(jié)會(huì)議策劃七、會(huì)議公關(guān)和宣傳的策劃會(huì)議的公關(guān)和宣傳是會(huì)議組織工作的有機(jī)組成部分,也是會(huì)議取得成功的重要保證。不同類(lèi)型、不同性質(zhì)的會(huì)議,其公關(guān)和宣傳的目的與意義不一樣。與媒體溝通是會(huì)議公關(guān)和宣傳主要的、首選的方法。?會(huì)議的公關(guān)和宣傳報(bào)道分為會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后三個(gè)時(shí)段,不

8、同的時(shí)段具有不同目的和不同的公關(guān)、宣傳效果。第三節(jié)會(huì)