信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新思考

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1、信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新思考摘要：檔案是工作考查的第一手資料，也是決策的重要依據(jù)，隨著信息化時代的到來，檔案工作出現(xiàn)了新的轉(zhuǎn)變，在新時期檔案管理工作中要更新傳統(tǒng)觀念，做到利用現(xiàn)代化技術(shù)進行科學(xué)管理和保存，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；創(chuàng)新檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理需要，實現(xiàn)檔案信息化管理是信息化時代下的發(fā)展趨勢。一、現(xiàn)階段檔案管理工作中的問題1.缺乏規(guī)范的檔案管理制度目前我國的檔案管理已經(jīng)進入了電子化管理，但是還沒

2、有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調(diào)整過來的。我國最近幾年，出臺了一些檔案管理的法規(guī)，法規(guī)的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如，沒有完善規(guī)范的部門立卷制度、沒有指定檔案人員進行負(fù)責(zé)等問題，一旦出現(xiàn)問題很難得到解決。1.檔案載體保存和安全方面的問題由于信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲材料，一些情況下磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致

3、磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無法讀取。2.檔案管理人員整體素質(zhì)問題我國現(xiàn)有的檔案管理人員很難適應(yīng)不斷發(fā)展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發(fā)展的需求。很多工作人員不但學(xué)歷比較低，而且對有關(guān)方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應(yīng)不了現(xiàn)代化管理方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式，短時間內(nèi)不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。因為檔案管理員調(diào)動頻繁，常常會因操作人員在理解和使用習(xí)慣上的差異，使

4、得目錄的內(nèi)容和界面不統(tǒng)一、不連續(xù)，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。使得管理內(nèi)容增多的情況下，管理措施沒能有利執(zhí)行，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時代大潮，使檔案管理躍上一個新臺階。二、信息化時代背景下創(chuàng)新檔案管理工作的意義1.有利于改善檔案管理服務(wù)手段我國傳統(tǒng)檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過人工進行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時代中，這種管理模式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的節(jié)奏。在創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式中管理網(wǎng)絡(luò)化和搜索查詢是檔案管理中大的發(fā)展

5、趨勢能夠很好地改善檔案管理服務(wù)手段。2.有利于增強檔案管理單位服務(wù)能力隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多新事物和新的管理模式出現(xiàn)在大眾視野，人們在享受新事物帶來的便利的同時還出現(xiàn)了一些新的問題，這就需要人們根據(jù)現(xiàn)狀不斷改進管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務(wù)能力展示的平臺，而且一定程度上也對檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。因為檔案資料的利用主體越來越多，檔案管理服務(wù)模式需要不斷提高，這就要求必須丟掉傳統(tǒng)式的管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段，跟得上時代的發(fā)展節(jié)奏，利用不斷出現(xiàn)的問題創(chuàng)造新的管理模式。三、信息時代背景下的檔案管理

6、工作1.提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時購置檔案柜硬件設(shè)施，并制定統(tǒng)一的使用方法、管理、調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案在實際的管理中，實現(xiàn)制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。軟件方面，對照標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實際制定相關(guān)軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)軟件使用的精簡、優(yōu)化，實現(xiàn)信息記錄、報表等檔案資料的電子化管理。2.進一步推進信息化建設(shè)近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機的普遍運用，傳

7、統(tǒng)檔案文件逐漸被電子文件與數(shù)字檔案所取代，出現(xiàn)這種現(xiàn)象也是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求。檔案信息管理是通過數(shù)字化手段開發(fā)檔案中所蘊藏的豐富信息，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅲ瑵M足社會綜合需求。數(shù)字檔案建設(shè)的基本條件和前提是將檔案信息資源數(shù)字化，如果無法實現(xiàn)數(shù)字化，那么檔案信息網(wǎng)上傳遞和檔案智能化服務(wù)就無從談起。1.加強安全保障體系建設(shè)檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設(shè)速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子檔案管理特點實施有針對性的防護，安全防護也需要按照“分層實施，均勻防護”原則對檔

8、案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面