檔案管理存在的問題及對(duì)策

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1、檔案管理存在的問題及對(duì)策李梅山東省招遠(yuǎn)廣播電視臺(tái)265400摘要檔案管理目前主要存在檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高等問題，隨著社會(huì)的發(fā)展，為使檔案的管理更加完善，這就要求通過改善檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施使檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用。關(guān)鍵詞檔案管理問題及對(duì)策檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，對(duì)我國(guó)的各項(xiàng)建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全等方面作出了重要貢獻(xiàn)。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善,從而提高檔案的利用水平。一、檔案管理存在的問題1、檔案材料內(nèi)容不

2、準(zhǔn)確?，F(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個(gè)別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致,基礎(chǔ)學(xué)歷越來越高。2、檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，仍在個(gè)人手中未能及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時(shí)只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔,也是導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料不齊全的一個(gè)重要因素。3、檔案管理方式和手段相對(duì)落后，運(yùn)行效率較低。管理是

3、一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng),費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。4、檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的檔案管理制度來看，現(xiàn)有的檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入,及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，這就要求人事檔案要更加符合社會(huì)需求，擴(kuò)大利用范圍，提高利用頻率。5、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。S前，我們雖

4、然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新吋期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢査隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。奮的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研吋間過長(zhǎng)失去了吋效性影響了作用的發(fā)揮。二、提高檔案管理的對(duì)策改觀0前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的0標(biāo)，我們還奮很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要冇：1、提高檔案工作人員

5、專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步,推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，冇專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是0前和今后一段吋間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。2、完善人事檔案管理制度，提高人

6、事檔案管理的制度化建設(shè)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約,就會(huì)無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要,進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善檔案案卷整理工作細(xì)則，使檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整,為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。3、采用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最人限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技

7、術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的0的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕