檔案管理電子化與電子文件歸檔管理的探討

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1、檔案管理電子化與電子文件歸檔管理的探討摘要：檔案工作者對(duì)電子文件和電子檔案的管理問題越來越關(guān)注，其原因是：一方面由于文件產(chǎn)生的數(shù)量急劇增加，形式不斷翻新，而且有不少已經(jīng)進(jìn)入歸檔階段并轉(zhuǎn)化為電子檔案；另一方面不少檔案工作者對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)還比較膚淺，而且由于信息技術(shù)發(fā)展太快，難以找到完全一致的、一勞永逸的解決方法。本文以我國(guó)對(duì)此問題的主要研究為基礎(chǔ)，分析和介紹解決電子文件和電子檔案管理問題的一些對(duì)策?！　￡P(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理　　中圖分類號(hào)：G271.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02　　　　一、檔案管理電子化　　隨著電子信息

2、化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)已日益凸顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)?！　。ㄒ唬n案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)　　辦公自動(dòng)化、無紙化的進(jìn)步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)去粗取精，去偽存真的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理

3、工作發(fā)展的必然趨勢(shì)?！　。ǘn案管理電子化的益處　　所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌?！　。ㄈn案管理要適應(yīng)新時(shí)期工作的需求　　檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已

4、經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?，F(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享?！　≡谖覈?guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

5、差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化?！　‖F(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)?！　《?、對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)　　信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，

6、可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。　　計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀。在中國(guó)較大的省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬(wàn)份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國(guó)的檔案工作者逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于

7、以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題?！　?guó)家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國(guó)家八五規(guī)劃，國(guó)家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國(guó)家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對(duì)電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國(guó)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》?！　∪?、電子文件歸檔管理