檔案管理電子化建設(shè)的探討

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1、檔案管理電子化建設(shè)的探討【摘要】加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的自動化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運(yùn)用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。中國7/vie　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子化　　一、檔案信息電子化的作用　　在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)文字處理中的最后一??文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下

2、，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：　　（1）檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率?！　。?）檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現(xiàn)象。　?。?）檔案信息電子化，可利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。　　二、加強(qiáng)檔案管理電子化、信息

3、化建設(shè)的對策　　1.思想上高度重視檔案管理的電子化、信息化建設(shè)　　檔案管理工作是學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，中小學(xué)從上到下都要充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案管理電子化、信息化建設(shè)工作的使命感和責(zé)任感，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要明確檔案工作是自己必須抓好的重要工作之一，讓檔案管理工作在電子化、信息的建設(shè)中，完整記錄好廣大師生的成績和真實(shí)足跡及學(xué)校的發(fā)展歷程，讓學(xué)校教職工都認(rèn)識到檔案是學(xué)校的寶貴財富。　　2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理電子化、信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)體系　　學(xué)校都要建立校長負(fù)責(zé)制的檔案建設(shè)與管理領(lǐng)導(dǎo)小組，一把手要親自掛帥，建立以校長、中層干部、年級組長、專職檔案

4、管理員為網(wǎng)絡(luò)的檔案管理電子化、信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任，常抓不懈，定期進(jìn)行總結(jié)檢查，及時把學(xué)校發(fā)生的大事記、取得的成績、各類師生信息情況進(jìn)行分類匯總整理，按類輸入微機(jī)進(jìn)行電子化儲存，能作為公共資源公開查詢的教學(xué)檔案，可放進(jìn)學(xué)校內(nèi)網(wǎng)作為信息資源使用?！　?.健全制度，規(guī)范管理　　檔案管理工作涉及面廣，工作瑣碎繁雜，涉及互每位教職工的職評、升級及評優(yōu)評先等，如果沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度制約，就會無章可循無法管理。為此學(xué)校要建立健全學(xué)校的檔案管理制度，對檔案的接收，傳遞、查閱、保管要作出明確的規(guī)定，同時要做好檔案的保密工作，堅決杜絕檔案泄密及隨意修改現(xiàn)象的發(fā)生。對違反檔案管理制度的人

5、員要嚴(yán)肅處罰，對在檔案建設(shè)上作出貢獻(xiàn)的管理人員要給予獎勵。　　4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高管理人員的電子化、信息化的技術(shù)水平　　檔案管理電子化、信息化建設(shè)水平的高低，關(guān)鍵在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。平時除了加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)方面的思想教育和職業(yè)道德教育外，更要加強(qiáng)對檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修，讓檔案員定期去縣級以上檔案館接受頂崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)或送進(jìn)大學(xué)進(jìn)行短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。上級檔案管理部門開展的檔案管理員上崗培訓(xùn)班，是檔案員接受繼續(xù)教育的好機(jī)會，一定要珍惜學(xué)習(xí)的機(jī)會，做好“充電”工作。檔案員平時自學(xué)電腦應(yīng)用及檔案管理知識，也是提高檔案管理現(xiàn)代水平的重要手段?！　?.增強(qiáng)服務(wù)意識，提

6、高檔案的創(chuàng)新管理水平　　加強(qiáng)檔案電子化、信息化管理的目的，也是為了與時俱進(jìn)，適應(yīng)時代發(fā)展的需要更好的為教育教學(xué)服務(wù)，為學(xué)生的德育教育服務(wù)，為教職工服務(wù)。檔案管理人員在增強(qiáng)服務(wù)意識的前提下，要不斷鉆研業(yè)務(wù)，提高創(chuàng)新能力，發(fā)掘檔案資源的信息功能和價值，做好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀，及時為學(xué)校發(fā)展提供有價值的信息資源。力爭使中小學(xué)檔案建設(shè)管理工作跨上新臺階，把學(xué)檔案室建設(shè)成為學(xué)?，F(xiàn)代化的信息資源中心?！　∪?、檔案管理電子化是社會進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢　　目前，所有的檔案管理全部是實(shí)行無紙化的辦公，這樣就促使檔案的生成方式發(fā)生了非常大的變化，例如：文件的起草、簽發(fā)、歸檔等、過程都可以在計算機(jī)和

7、通訊的線路中進(jìn)行，也就是說，電子檔案信息存儲密度高與計算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)，影像還原效果好，便于大量復(fù)制拷貝，節(jié)省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應(yīng)利用現(xiàn)代的科技手段，加大對檔案資料的收藏力度，延長檔案資料的壽命，利用現(xiàn)代暢通的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢?！　∷?、檔案管理工作的發(fā)展路徑　　一方面必須做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理，實(shí)行電子文件的管理目標(biāo)，也就是說新型材料的歸檔是勢在必行的，同時也就對檔案的管理人員提出了更高的要求，就是必須要深入現(xiàn)行的工作