簡(jiǎn)析檔案管理的電子化趨勢(shì)

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1、簡(jiǎn)析檔案管理的電子化趨勢(shì)　　[摘要]隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展,現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)已日益突顯,成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)?！　關(guān)鍵詞]檔案管理電子化趨勢(shì)　　　　檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù),是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。檔案的缺檔、斷檔、死檔會(huì)給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用?！　∫?、新時(shí)期檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)　　辦公自動(dòng)化、無紙化等事物

2、的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式,要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息,必須有一個(gè)“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)?！　《?、檔案管理電子化的益處　　所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象,用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程

3、。其益處有:　　1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用?！　?.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)?！　?.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高?！　?.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“

4、信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。　　三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求　　1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性,已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?！　?.現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)

5、讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求?！　?.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理電子化。　　4.現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定

6、已不能完全適應(yīng)?！　?.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案管理的電子化了?！　∷?、檔案管理工作所應(yīng)采取的對(duì)策　　1.做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行

7、指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。　　2.解決好電子檔案文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料