郵箱使用管理規(guī)范

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1、郵箱使用管理規(guī)范修訂歷史生效日期版本號(hào)版本說明制作復(fù)審批準(zhǔn)7目錄1.目的22.適用范圍23.職責(zé)23.1信息技術(shù)部24.主要內(nèi)容24.1郵箱管理24.2郵箱安全34.3郵件使用44.4郵件說明54.5主送、抄送與密送54.6主題與標(biāo)題64.7稱謂選擇64.8郵件正文74.9郵件附件84.10轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)84.11郵件簽名84.12注意事項(xiàng)95.獎(jiǎng)罰96.附則107.附件1071.目的為加強(qiáng)企業(yè)郵箱（以下簡(jiǎn)稱郵箱）管理，規(guī)范郵箱使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行，高效、規(guī)范地傳遞信息，體現(xiàn)公司優(yōu)良形象，特制定本指引。2.適用范圍本指引適

2、用于XX總部及下屬分子公司。3.職責(zé)3.1信息技術(shù)部3.1.1?制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。3.1.2?負(fù)責(zé)郵箱的維護(hù)。3.1.3?協(xié)助和指導(dǎo)員工對(duì)郵箱進(jìn)行規(guī)范使用和管理。4.主要內(nèi)容4.1郵箱管理4.1.1?所有辦公室人員對(duì)外客戶溝通，對(duì)內(nèi)同事間溝通必須使用公司郵箱，不得使用外部郵箱。4.1.2新職員入職時(shí)，根據(jù)其溝通需求開通賬戶如：需要對(duì)外和客戶溝通，需要和總部溝通，下屬公司工作匯報(bào)內(nèi)部溝通均可申請(qǐng)郵箱，由當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員提交申請(qǐng)運(yùn)管管理部設(shè)立郵箱；臨時(shí)人員（如臨時(shí)借調(diào)、實(shí)習(xí)生等）需要設(shè)置郵箱的應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如實(shí)

3、習(xí)生表示成：姓名（實(shí)習(xí)）；基于安全考慮，外部到我司協(xié)助的人員一律不得設(shè)置郵箱，若有需要可自行申請(qǐng)外部免費(fèi)郵箱進(jìn)行工作溝通。4.1.3?由于人事異動(dòng)、崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等需要變更的，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送OA申請(qǐng)信息技術(shù)部及時(shí)做相應(yīng)變更。4.1.4?員工離職，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送OA申請(qǐng)將凍結(jié)其郵箱，確定不需使用后再撤銷。4.1.5郵箱賬號(hào)資源有限，信息技術(shù)部定期后臺(tái)巡查，若連續(xù)60天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請(qǐng)通知運(yùn)營(yíng)部。4.1.6?郵箱使用人必須遵守《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦7法》和國(guó)家其他

4、有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關(guān)管理制度。4.1.7?郵箱使用人不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。4.1.8?郵箱使用人不得自己或允許他人利用郵件服務(wù)散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾郵件（如廣告等），也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國(guó)家法律規(guī)定有害信息的電子郵件和信息。4.1.9?違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該郵箱使用人承擔(dān)全部責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。1.1?郵箱安全?4.2.1?設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、電話號(hào)碼相同，應(yīng)字母大小寫、數(shù)字進(jìn)行混排，系統(tǒng)60天強(qiáng)制更換密碼，郵箱賬號(hào)

5、密碼和RTX相同，更改任意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。4.2.2?不要將密碼告訴其他人，特殊情況需要告之的，使用完畢及時(shí)更換密碼。4.2.3?在非本人專用電腦上，不要保存郵箱密碼，在公共場(chǎng)合（如網(wǎng)吧等）使用郵箱后，必須點(diǎn)“退出”按鈕退出郵箱，并關(guān)閉所有瀏覽器窗口。4.2.4?在使用Outlook或Foxmail等代理軟件時(shí)，應(yīng)設(shè)置電腦鎖屏密碼，離開時(shí)鎖定電腦。1.2郵件使用4.3.1?需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當(dāng)使用郵件，提高效率。4.3.2以下為不適用郵件的事宜：4.3.2.1即時(shí)通訊即可

6、完成的事宜。4.3.2.2不需要審批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3需要充分討論的事宜。4.3.2.4比較緊急的事宜或者重大、需要當(dāng)面授權(quán)的事宜。4.3.3?以下情況為適用郵件的事宜：4.3.3.1按照業(yè)務(wù)流程需通過郵件完成的事宜。74.3.3.2具有備案性質(zhì)的事宜。4.3.3.3需大范圍傳播的臨時(shí)性信息：如紅頭文件、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、公司快報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、更等。4.3.3.4需大范圍傳播的定時(shí)信息：如各部門工作計(jì)劃、部門半月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。4.3.3.5工作郵件發(fā)送范圍4.3.3.5.1員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外

7、出出差、休假知會(huì)等）需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。4.3.3.5.2確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。1.1郵件說明4.4.1?郵件類型分為：溝通、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)要、意見征詢等。4.4.2?郵件內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題（根據(jù)郵件性質(zhì)確定是否添加）、稱謂、正文、簽名、附件等。1.2主送、抄送與密送4.5.1?主送是受理這封郵件所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對(duì)郵件予以回復(fù)的人員，回復(fù)時(shí)間應(yīng)在收到郵件兩小時(shí)內(nèi)，如無法及時(shí)答

8、復(fù)也應(yīng)回復(fù)確定時(shí)間。4.5.2?抄送是對(duì)此郵件內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級(jí)、同一項(xiàng)目或部門成員、收件人直接上級(jí)等，抄送人不需回應(yīng)此郵件，但有建議時(shí)可進(jìn)行回復(fù)。4.5.3?密送是對(duì)此郵件內(nèi)容知情的，但又不需要體現(xiàn)出來的人，一般只在特殊情況下使用。4.5.4?在添加相應(yīng)人員時(shí)，