淺論會(huì)計(jì)電子檔案管理與使用

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1、淺論會(huì)計(jì)電子檔案管理與使用隨著時(shí)代的進(jìn)步，會(huì)計(jì)電算化越來(lái)越顯示出它的方便和優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的手工記賬逐漸被電算化所代替，記賬方式的快捷、準(zhǔn)確也都被大家所認(rèn)知，在接受了新的記賬方式的同時(shí)，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案保存也面臨著新的課題。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化會(huì)計(jì)資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱使用會(huì)計(jì)檔案等各基層單位都有相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保管，多年以來(lái)一直做為會(huì)計(jì)保管工作的重點(diǎn)，隨著現(xiàn)代電子化信息化的發(fā)速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的電子檔案保管成為了更為重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在實(shí)施電算化后，更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的電子檔案的管理。如何合理、充分

2、的利用和保管會(huì)計(jì)電子檔案成為我們?nèi)粘９ぷ髅媾R的新問(wèn)題。一、會(huì)計(jì)的電算化信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存在怎樣的差別呢？會(huì)計(jì)電算化信息檔案，是指以電子文件形式存在的會(huì)計(jì)檔案。它是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)在會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域全面應(yīng)用的產(chǎn)物。它的科技進(jìn)步性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是以數(shù)字化技術(shù)形式存在；二是以網(wǎng)絡(luò)化方式傳遞。傳統(tǒng)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案是指由財(cái)務(wù)人員手工記錄的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，它是記錄和反映各單位收支、經(jīng)營(yíng)的重要資料和證據(jù)，是見(jiàn)證各單位成長(zhǎng)、興衰的最好記錄。這些報(bào)表和賬簿都具有嚴(yán)格的記賬方法、相互之間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、時(shí)間連序和不可更改等性質(zhì)；傳統(tǒng)的會(huì)

3、計(jì)檔案是手工勞動(dòng)形成的，但是隨著管理手段的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作中，于是出現(xiàn)了會(huì)計(jì)的電算化信息，用計(jì)算機(jī)、甚至是電子網(wǎng)絡(luò)來(lái)輔助會(huì)計(jì)核算和管理，是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，是電子信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域的最終結(jié)果。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多電子數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)核算和多年會(huì)計(jì)信息查閱均可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行隨意的操作。它可以以快捷、準(zhǔn)確、靈活的方式來(lái)滿足各種不同人的需求。在某種意義下講，會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理仍然和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法是一樣的，只不過(guò)是存儲(chǔ)的介質(zhì)不一樣而已，在電算化下會(huì)計(jì)檔案仍然需要輸出打印為紙質(zhì)檔案，而且需要

4、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，區(qū)別在于電算化會(huì)計(jì)檔案除非電腦遭受病毒或認(rèn)為損壞或刪除，會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)檔案保管更加安全可靠。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化信息的單位應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行保存、備份，甚至是異地備份。同時(shí)將所有的備份會(huì)計(jì)電子資料均應(yīng)做為會(huì)計(jì)檔案連同其他會(huì)計(jì)檔案一并管理。但隨著現(xiàn)代電子信息化時(shí)代的到來(lái)，很多單位往往采用了：會(huì)計(jì)電子信息化檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并存，通常為安全起見(jiàn)，電子信息化檔案都會(huì)備份1-2份以上，從現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看會(huì)計(jì)電子信息化檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案更方便保存、更節(jié)省空間，從而進(jìn)入真正的會(huì)計(jì)電子信息化檔案時(shí)代。二、：會(huì)計(jì)電子信

5、息化檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比更具有現(xiàn)代電子化信息的特點(diǎn)：會(huì)計(jì)電子信息化檔案不僅能隨時(shí)打印出傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而且字跡干凈、美觀，更能滿足不同層次面的需求者要求，隨時(shí)隨地的提供各種財(cái)務(wù)資料。雖然傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案更具有直觀可視性，而存儲(chǔ)、備份在磁性介質(zhì)或某個(gè)服務(wù)器上的會(huì)計(jì)電子信息檔案必須在計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能實(shí)現(xiàn)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一旦損壞、丟失，就不能恢復(fù)；而在一般情況下的會(huì)計(jì)電子檔案，會(huì)備份兩份以上（硬件備份、軟件備份），為了防止意外，也可能會(huì)異地備份數(shù)據(jù)。所以，保存時(shí)，不但可以有紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案便于直接調(diào)閱，也可以恢復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)拷貝。一旦

6、發(fā)生不可抗力的事件，還可以多方面恢復(fù)數(shù)據(jù)。雖然會(huì)計(jì)電子檔案有許多優(yōu)勢(shì)，但一般來(lái)說(shuō)，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案的保存、備份環(huán)境條件也提出了更新、更高的要求。會(huì)計(jì)電子信息檔案具有易遭破壞，一旦被人惡意破壞，找回的難度非常大，同時(shí)又受各種載體等條件的影響，保存不善，也會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或讀取數(shù)據(jù)空白等情況?，F(xiàn)代的會(huì)計(jì)電子信息檔案的使用更多的要依賴于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的硬件、軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子信息檔案的保管、儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。不僅要在保存的空間里做到防水、防火，防塵、防磁，更重要的是對(duì)溫度還有一定要求，所以對(duì)電子信息檔案的

7、長(zhǎng)期保存是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。如果不在財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則所有的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作都可能會(huì)付之東流。根據(jù)現(xiàn)在《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，還只是針對(duì)紙質(zhì)檔案提出要求，并未對(duì)會(huì)計(jì)電子信息化檔案沒(méi)有提出明確的、強(qiáng)制性要求.為此，筆者建議應(yīng)當(dāng)盡快補(bǔ)充、制定《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，完善會(huì)計(jì)電子信息化檔案管理，將會(huì)計(jì)電子信息資料的保管納入相關(guān)的檔案管理?xiàng)l例中來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到會(huì)計(jì)電子信息化檔案的成功轉(zhuǎn)型。另外，會(huì)計(jì)電子信息檔案的管理隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展很容易被侵入，非常容易泄密，因而，會(huì)計(jì)電子信息化需要更加嚴(yán)密的防護(hù)措施。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，要想

8、獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)、資料需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力抄寫(xiě)、記錄，而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案管理可以通過(guò)一個(gè)小小的