淺論醫(yī)療器械(設(shè)備)的檔案管理

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1、淺論醫(yī)療器械（設(shè)備）的檔案管理司淑榮（內(nèi)蒙古扎蘭屯市中蒙醫(yī)院內(nèi)蒙扎蘭屯162650）【摘要】社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)需求的增加，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案門類也不斷增加，醫(yī)院檔案工作的范圍不斷擴(kuò)大。器械檔案是知識、信息的載體，是一種潛在的生產(chǎn)力，是一項(xiàng)非常珍貴的科技資源。在醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量不為提高，醫(yī)院的技術(shù)建設(shè)不斷發(fā)展的情況下，加強(qiáng)醫(yī)院器械檔案管理工作顯得更加重要?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案管理【中圖分類號】R197.39【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5085（2014）06-0029-021.大型醫(yī)療器械（設(shè)備）的建立我國衛(wèi)牛事業(yè)的迅猛發(fā)展

2、，大型醫(yī)療器械（設(shè)備）在現(xiàn)代化醫(yī)院占據(jù)著越來越重的分量。大型醫(yī)療器械（設(shè)備）不僅成為衡量一個(gè)醫(yī)院綜合水平的標(biāo)志，同時(shí)也為醫(yī)療診斷提供大量的參考數(shù)據(jù)，成為現(xiàn)代醫(yī)療診斷中的一項(xiàng)重要依據(jù)。大型醫(yī)療（設(shè)備）的增加和使用頻率的增高，其管理、維護(hù)、檢修等各方面的問題也隨之面來。醫(yī)院建立了大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案管理制度。在醫(yī)院檔案室設(shè)立大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案專柜，并有專業(yè)級技術(shù)人員進(jìn)行管理。檔案管理釆用按“分類”管理的模式，為每項(xiàng)設(shè)備的價(jià)值超過10萬元的大型醫(yī)療器械（設(shè)備）建立“專項(xiàng)檔案”，每項(xiàng)一宗，分年度、分目錄管理。1.1大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案包括的內(nèi)容大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案

3、的建立，以“臺(tái)件”歸檔。自立項(xiàng)采購開始，招標(biāo)、采購到貨、驗(yàn)收，大型醫(yī)療器械（設(shè)備）的說明書、工作圖、線路圖、監(jiān)測記錄、維修記錄等部分目錄歸檔到同一大型醫(yī)療器械（設(shè)備）的檔案中。⑴釆購檔案采購檔案是大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案的第一項(xiàng)，包括醫(yī)院的申請項(xiàng)、考察記錄、招標(biāo)書、投標(biāo)書、購買合同書等各項(xiàng)前期工作中形成的文字資料。購買合同及其附屬條款是購買雙方權(quán)限、義務(wù)的說明。在以后的設(shè)備使用過程中以及監(jiān)測、維修等各方面工作中，涉及到許多的方面都要以合同所要求的權(quán)限為準(zhǔn)則，所以前期合同的歸檔是至關(guān)重要的(2)基本情況部分一般包括大型醫(yī)療器械的使用說明書，線路圖等，醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況將人型醫(yī)療

4、器械的場地圖、場地的水、電、暖等線路圖也建立到檔案中，并對大型醫(yī)療器械的監(jiān)測、維修等過程中需要查閱時(shí)，可使用備份的資料，并認(rèn)真做好查閱記錄。(3)監(jiān)測記錄隨著大型醫(yī)療器械使用年限的增加，對大型醫(yī)療器械進(jìn)行定期的監(jiān)測和維護(hù)是十分必要的，這也是延長其壽命的一個(gè)重要手段。近幾年來我國對人型醫(yī)療器械(設(shè)備)的管理也越來越嚴(yán)格，技術(shù)監(jiān)督部門和衛(wèi)生主管部門每年都會(huì)對大型醫(yī)療器械進(jìn)行定期的檢查，檢查的情況可以如實(shí)的反映出大型醫(yī)療器械的實(shí)際工作狀態(tài)，以幫助使用者更加清楚的了解器械的性能。將所有的檢查記錄進(jìn)行歸檔化管理，然后進(jìn)行技術(shù)比較，我們可以測算出大型醫(yī)療器械的使用壽命和老化程度等各方面

5、的指標(biāo)，同吋檢查還可以督促各科室的器械使用和維修，使儀器設(shè)備處于最佳的技術(shù)狀態(tài)，充分發(fā)揮儀器設(shè)備的功能。(4)維修記錄由于大型醫(yī)療器械的使用年限的增加和人為操作的因素等各方面的原因，器械難免岀現(xiàn)各種故障。并口隨著使用年限的增加，故障的出現(xiàn)頻率也越來越高，部分故障隨之發(fā)展成為“頑疾”。對大型醫(yī)療器械的故障進(jìn)行及吋的維修是保障其正常使用的前提。將故障維修的情況詳細(xì)的記錄到檔案中，可以方便日后的工作中進(jìn)行查詢，同吋也可以保證零部件的補(bǔ)充，避免造閑置積壓和浪費(fèi)。醫(yī)院將每次的維修記錄分為日常維護(hù)記錄、大型維修記錄和報(bào)廢記錄分別進(jìn)行整理歸檔。(2)大型維修記錄一些大型醫(yī)療器械公司都有其

6、專業(yè)的售后服務(wù)部門對所售醫(yī)療器械進(jìn)行跟蹤服務(wù)。在醫(yī)療器械出現(xiàn)一些大的故障而我們的技術(shù)實(shí)力不足以解決吋，以求助于他們進(jìn)行售后維修服務(wù)。在此類維修檔案中要詳細(xì)記載故障的時(shí)間、原因，售后服務(wù)部門所指派維修人員姓名、所維修的部件、使用更換的零部件及其制造商、故障排除時(shí)間驗(yàn)收人員、維修人員、維修后使用情況等各項(xiàng)內(nèi)容。這樣不僅可以完善我們的檔案管理工作，更重要的是可以為以后我們的器械維修工作提供有力的文字參考資料。（6）報(bào)廢記錄主要是針對那些嚴(yán)重?fù)p壞而又無法維修做報(bào)廢處理設(shè)備的檔案管理。這種儀器設(shè)備應(yīng)有嚴(yán)格的報(bào)廢申請書，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后方能做報(bào)廢處理。這涉及到國家固定資產(chǎn)，可制約流失及

7、其他不正之風(fēng)。1.2大型醫(yī)療器械（設(shè)備）檔案的后期管理大型醫(yī)療器械檔案的后期管理主要是對檔案建立以后的完善歸工作的管理和借閱管理。醫(yī)院的大型器械（設(shè)備）檔案由專人進(jìn)行管理并負(fù)責(zé)后期的監(jiān)測和維修檔案的整理和歸檔工作，并由醫(yī)療器械的使用科室、醫(yī)學(xué)工程部等進(jìn)行積極的協(xié)助和協(xié)調(diào)工作。在借閱方面，醫(yī)院制定了嚴(yán)格的檔案借閱制度，規(guī)定了借閱檔案人的范圍、時(shí)間、歸還制度等多項(xiàng)內(nèi)容。當(dāng)所借閱的檔案需要帶出檔案室吋，一般只借閱備份的復(fù)印件。超過借閱時(shí)限后，由檔案管理人員進(jìn)行催要，并可根據(jù)實(shí)際工作的需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)难娱L。大型醫(yī)療器械檔案信