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1、.論秘書應具備的素質摘要：秘書作為一項綜合性和專業(yè)性都很強的職業(yè)，它對其從業(yè)人員有很強的能力要求，而且這些能力要求是一個關于秘書各方面素質的龐大體系。為了給即將從事或已經從事秘書工作的人員提供一個素質鍛煉詳細的內容參考，我研究查閱了現有各方面的書籍和信息，粗略的總結了秘書應具備的一些基本素質，從業(yè)務素質、智能素質、心理素質、職業(yè)道德素質四方面對秘書應具備的素質加以論述。關鍵詞：秘書工作業(yè)務素質智能素質心理素質職業(yè)道德素質秘書工作，大約是世界上事務最繁重、精神最緊張的職業(yè)之一，它是專業(yè)性和綜合性兼有的一門職業(yè)，因此，秘書人員更需要一些特殊的素質。秘書工作的基本規(guī)律，決定著秘書人員的素質標準
2、和特殊要求。大致說來，“秘書人員應當具備業(yè)務、智能、心理、道德四種素質”[①]，這四種素質構成了秘書素質的有機整體。我們將在本文探討秘書這四種素質的具體內容。一、秘書的業(yè)務素質秘書的業(yè)務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。（一）辦事的能力“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]?！稗k事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。1.調查研究的能力?！罢{查研究是
3、指人們深入現場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質和發(fā)展規(guī)律的活動”[③......]。調查研究是秘書人員重要的業(yè)務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。3.口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起
4、碼要做到三點：口齒清楚；表達準確；懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭；有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。5.交際能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又
5、大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關重要”[④]，所以學習交際藝術，提高交際能力，并非無足輕重。還有其他一些能力?？傊?，辦事能力是個綜合水平的體現。（二）較強的文字處理能力文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此?！懊貢藛T的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。......秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長期的、反復
6、的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。（三）熟練掌握辦公自動化設備的技能“隨著時代的發(fā)展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時，學會用電腦起
7、草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務又懂電腦技術的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業(yè)的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。二、智能素質業(yè)務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業(yè)務能力的基礎。因此，秘書人員的業(yè)務素質與他們的智能素質密切相關。智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。（一）完善的知識結構秘書由于長
