淺談檔案信息化建設與工程檔案管理

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1、淺談檔案信息化建設與工程檔案管理朱永久（甘南縣檔案局，黑龍江甘南162100）摘要：檔案信息化建設是不可阻扌當?shù)内厔荩匆粋€地區(qū)和行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度，木文主要結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗，對檔案信息化管理提出幾點體會。關鍵詞：檔案；信息化；工程建設檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案木身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。1檔案信息化建設的涵義“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清

2、信息化中的信息不僅僅限于檔案木身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案木身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源

3、信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。2工程檔案管理的意義工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。2.11程檔案是積累城市建設經(jīng)驗，進行城市建設技術(shù)儲備的手段，是城市建設活動的產(chǎn)物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體,一是工程檔案。

4、工程檔案真實地記錄了建設生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。2.2工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎、特色、各方面的動態(tài)變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施?！吨腥A人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應當依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃以及當?shù)氐淖匀画h(huán)境、

5、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎。2.3工程檔案是城市建設和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復雜。由于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)岀來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案一一人的記憶是不行

6、的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進行科學的規(guī)劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。2.4工程檔案是城市防災、減災和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。1976年唐山大地震后的城市基礎設施的搶修、重建，工程檔案發(fā)揮了重要作用；2002年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質(zhì)，就是查閱了大量工程檔案，利用該建筑物現(xiàn)有的通風管道向娛樂城中吹藥，使恐怖分子失去戰(zhàn)斗力，人質(zhì)得以解救。實踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對城市進行合理開發(fā)，保證工程建設的合理設計、施

7、工，充分發(fā)揮投資效益。3推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設