檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理研究

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1、檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理研究襄州IX城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館湖北省襄陽(yáng)市441100摘要：檔案信息化建設(shè)發(fā)展是不可阻擋的趨勢(shì)，看一個(gè)地區(qū)和某個(gè)行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化建設(shè)的程度，木文主要結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案信息化的管理提出幾點(diǎn)體會(huì)。關(guān)鍵詞：檔案；信息化；工程建設(shè)檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案木身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變,使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰＲ?、檔案信息化建設(shè)的意義檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工

2、作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立IM絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基木框架與基木方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。1、檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和己歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。主要困難：技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)；數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題；合作問(wèn)題。2、檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建

3、立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗U。檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。3、數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：A存在方式上的特點(diǎn)，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境；B運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；C功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的

4、關(guān)系：A現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)；B數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求；C數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。兩者不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。二、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議1、加大資金投入，增加檔案信息化建設(shè)的效益1.1檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與政府以及相關(guān)部門進(jìn)行溝通和交流，努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，使資金上的困難得到解決，拓寬資金投入渠道，對(duì)資金進(jìn)行充分的挖掘和利用，使檔案信息化建設(shè)工作能夠順利的進(jìn)行。1.2檔案部門要避免工作上的盲B性與攀比性，根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)合理方案以及工作體系，在遵守規(guī)范

5、的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，提高資金在工作中的有效性，減少資源的浪費(fèi)的現(xiàn)象，從而獲得更多的效益。2、提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)過(guò)硬的人才隊(duì)伍2.1人才方面的建設(shè)對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重要的作用，對(duì)于相關(guān)的工作人員，要對(duì)其進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)教育，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能，使其能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)的檔案管理工作。2.2對(duì)人才聯(lián)合會(huì)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)上崗人員的考核力度，對(duì)新進(jìn)人員進(jìn)行培訓(xùn)之后才能夠進(jìn)行正常工作，對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行一步的改善，為檔案信息化建設(shè)的工作人員營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境，從而建設(shè)過(guò)硬的人才隊(duì)伍，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化。3、提高技術(shù)水平，加強(qiáng)法制建設(shè)3.

6、1在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，提高其信息技術(shù)水平，使技術(shù)方面的因素與業(yè)務(wù)方面的因素有機(jī)的結(jié)合在一起，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)信息化控制的力度，用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行引導(dǎo)，提高檔案信息管理工作的質(zhì)量和水平，促進(jìn)綜合0標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。3.2要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的奮序性，建立健全相關(guān)的檔案制度以及規(guī)范，對(duì)檔案信息進(jìn)行冇序的處理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，在標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)的推動(dòng)下，形成完善的檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)信息化建設(shè)的順利實(shí)施。三、工程項(xiàng)0檔案管理信息化建設(shè)1、完善信息化檔案管理的制度1.1建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發(fā)

7、和使用的全套文檔資料和信息化軟件應(yīng)用程序，要提高人員對(duì)信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應(yīng)該妥善的進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。1.2建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國(guó)家檔案局的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定，主要的標(biāo)準(zhǔn)為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明吋間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。2、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)0檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。工程