淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作

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1、淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作山長輝（白山市賓館吉林白山134300）中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：41-1413（2011）10-0000-01摘要：在企業(yè)檔案的管理中，歸檔一直以來是企業(yè)普遍重視的環(huán)節(jié)。然而，隨著知識經(jīng)濟(jì)和信息時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展不斷深入，企業(yè)檔案歸檔正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。木文筆者首先分析了企業(yè)檔案歸檔難的原因，然后提出解決企業(yè)檔案歸檔難的具體措施，同時著重強(qiáng)調(diào)了檔案如何做到安全管理問題。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；歸檔；安全管理一、檔案歸檔難原因與對策（-）企業(yè)檔案歸檔難的原因分析①檔案管理意識薄弱，

2、由于員工檔案意識不強(qiáng)，對企業(yè)檔案的不重視,所以造成歸檔的文件資料不能及時地歸檔立卷、甚至丟失、損毀。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，錯誤地認(rèn)為它對于公司的業(yè)績沒有貢獻(xiàn)，檔案管理人員的薪酬待遇水平銳減，少數(shù)人收入不升反降，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，這大大傷害了檔案管理人員的職業(yè)自覺性和工作積極性。②檔案管理混亂，歸檔不規(guī)范。大部分企業(yè)的管理層或決策者由于對檔案工作不夠重視，這就導(dǎo)致大量檔案未進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、編目、組卷，沒有形成整套的檔案管理流程。由于檔案歸檔的混亂，導(dǎo)致檔案的查找率非常低,存在著查找麻煩、利用困難的問題?？傊?，檔案收集的不

3、規(guī)范，立卷的不規(guī)范,檔案利用的不規(guī)范以及檔案整理的不規(guī)范是目前在檔案管理歸檔中存在的普遍問題。③紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)化不盡人意。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)文件為主要載體的一種檔案保存方式。但這一主要保存方式存在著保存、查閱效率低，歸檔工作量大等局限性，這使得歷史檔案庫存的歷史紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的利用達(dá)不到理想效果。（二）解決企業(yè)檔案歸檔難的具體措施①加強(qiáng)企業(yè)檔案的隊(duì)伍建設(shè)。首先，加強(qiáng)組織檔案人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，切實(shí)提高企業(yè)工作人員對檔案工作的重要性認(rèn)識。培訓(xùn)對象應(yīng)包括各部門負(fù)責(zé)文書工作的管理干部及一般的工作人員，要做到培訓(xùn)目的明確,培訓(xùn)

4、方法得當(dāng)，培訓(xùn)內(nèi)容具體，并將理論與實(shí)踐上結(jié)合起來進(jìn)行指導(dǎo)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。所以，除了要求工作人員掌握熟練的專業(yè)知識之外，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能。②強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案歸檔建設(shè)的規(guī)范化。健全相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)行，范化管理。檔案管理部門應(yīng)該以檔案法規(guī)為依據(jù)，制定出與本企業(yè)相關(guān)可行的管理制度。加強(qiáng)文件的全程管理。企業(yè)在各職能部門的活動中生成的電子文件類型繁多,有文本文件、圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件等，這使電子文件收集、歸檔復(fù)雜困難，這必須依靠制度約束，激發(fā)歸檔工作者積極和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。歸檔工作者應(yīng)結(jié)合相

5、應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始，不間斷的對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理，各個相關(guān)部門應(yīng)該配備專人負(fù)責(zé)每個部門的歸檔工作。③完善企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)。從抓好信息平臺的建設(shè)開始，盡快地解決檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)在數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)上的銜接問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)和各職能部門的辦公自動化系統(tǒng)的銜接，為完成電子文件歸檔做出貢獻(xiàn)。而其中最重要的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)由專人管理，將符合歸檔要求的大量文件輸入到辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)作的文件中。同吋,專職的管理人員在積累紙質(zhì)文件的同時還要經(jīng)常性的對電子文件進(jìn)行積累，積累過程中不僅應(yīng)保證信息

6、的完整性、真實(shí)性和有效性，也應(yīng)該防止信息載體的丟失、損壞?？傊畔⒑徒?jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，使企業(yè)檔案的歸檔管理面臨著前所未有挑戰(zhàn)。然而在當(dāng)下這個信息時代，完善企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)更是當(dāng)務(wù)之急,只有完善歸檔工作的信息化建設(shè)，才能提高歸檔工作的效率和準(zhǔn)確程度。二、如何實(shí)現(xiàn)檔案安全管理工作檔案工作是一項(xiàng)長期而具體的管理性工作，它在一定程度上體現(xiàn)出一個單位或部門在一個階段或一個歷史時期的完整性。檔案工作的安全管理不僅要落實(shí)于平吋，特別是在重大災(zāi)難和突發(fā)情況來臨前，更要加強(qiáng)管理和保護(hù)，爭取使破壞性降至最低，保護(hù)絕大多數(shù)檔案以及重要檔案文件的安全。針

7、對檔案安全問題，具體要做到兩點(diǎn)：(-)提高檔案安全防范和自我保護(hù)意識制定檔案安全防范和保護(hù)制度，防患于未然，各立檔單位或部門要加強(qiáng)科普應(yīng)急宣傳等工作，將災(zāi)害預(yù)防作為一項(xiàng)長期的工作，并且將其視為檔案安全工作的核心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)之一。提高安全意識和自我防護(hù)意識，做好處置檔案突發(fā)事件的思想和行動上的準(zhǔn)備，對已有檔案文件信息要加強(qiáng)安全和保密意識,完善工作體制，強(qiáng)化安全管理。比如，平時做好檔案安全的應(yīng)急演練工作，確實(shí)提高應(yīng)對災(zāi)難的緊急處置能力。要確保檔案信息利用安全，正確處理檔案開放與保密的關(guān)系。制定檔案開放辦法，嚴(yán)格控制開放檔案的內(nèi)容、檔案復(fù)印件

8、和部分檔案記載的內(nèi)容在各種媒介以及公開場合的發(fā)布。(-)建立和完善重要檔案的保護(hù)機(jī)制許多重要信息一旦被毀或者失去，就很難再獲得。對于一個機(jī)關(guān)，一個企、事業(yè)單位，重要檔案信息是其在危難關(guān)頭繼續(xù)維