淺析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

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1、2018-02-0222:25:12辦公室業(yè)務(wù)2018年1期馬崇訓(xùn)【摘要】對于醫(yī)院而言，每一份檔案都可能成為后續(xù)工作的借鑒案例。然而，縱觀當(dāng)下，大部分醫(yī)院未采取與時俱進(jìn)措施管理檔案，檔案管理還有較多問題尚待解決，如何優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理，使之更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，是醫(yī)院亟須解決的問題。【關(guān)鍵詞】醫(yī)院：檔案管理；與時俱進(jìn)在I矢院資源庫中，檔案是非常珍貴的資源。它不僅包含I矢療病歷，還涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)資料，故其在醫(yī)院管理中具有不可或缺的關(guān)鍵作用。進(jìn)入21世紀(jì)后，醫(yī)院逐步引入了檔案管理信息化系統(tǒng)，大大提高了檔案管理水平，推動各部門更好地通過優(yōu)

2、質(zhì)檔案開展和關(guān)工作。因此，醫(yī)院有必耍加大力度強(qiáng)化檔案管理，切實(shí)跟進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療需求，進(jìn)-步健全醫(yī)院的有關(guān)社會功能。一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題（一）檔案管理制度不夠完善?，F(xiàn)階段，我國大部分醫(yī)院已構(gòu)建自家專屬檔案管理部門，并針對醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求制定了一些工作規(guī)范，但完善程度明顯偏低。究其原因，主要是醫(yī)院檔案管理只是形式化的、應(yīng)付檢查的操作。部分醫(yī)院則受限于口身規(guī)模，沒有建立檔案管理部門和相關(guān)制度。一些小型醫(yī)院雖建立了檔案管理部門，但卻未根據(jù)陜院實(shí)際建設(shè)檔案管理制度，生搬碩套現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致制.度實(shí)用性極差。醫(yī)院未建立健全的管理制度的后果是，檔

3、案資料的完整性減弱，真實(shí)性降低，連帶I矢院檔案的實(shí)用質(zhì)量下降，致使I矢院檔案管理無法跟進(jìn)時代要求。（二）醫(yī)院相關(guān)人員責(zé)任心不足，綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院不重視開展檔案管理的表現(xiàn)有：首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員暫未意識到優(yōu)化完善檔案管理的重要作用,以至于其具體管理工作存在敷衍了事的情況，如不認(rèn)真填寫檔案資料信息，隨意辦理借出借入手續(xù)，不對檔案記錄進(jìn)行審批等，導(dǎo)致工作人員在審核時頻頻出錯，檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，使醫(yī)院各部門、醫(yī)務(wù)員乃至患者無法及時調(diào)取完整正確的檔案。搜索相關(guān)原患糾紛的新聞，發(fā)現(xiàn)存在醫(yī)院無法提供患者檔案資料而導(dǎo)致申訴失敗的案例，這也說明，檔案管理缺

4、乏嚴(yán)謹(jǐn)性，極有可能損害醫(yī)院的有序發(fā)展。其次，最近兒年，大部分醫(yī)院越來越重視引進(jìn)信息化系統(tǒng)來輔助檔案管理，但由于有關(guān)工作人員技能索質(zhì)不高，對信息化系統(tǒng)不了解，專業(yè)知識也欠缺，無法及時適應(yīng)信息化環(huán)境，導(dǎo)致醫(yī)院無法迅速發(fā)揮信息化系統(tǒng)作用改善檔案管理工作。（三）檔案信息化管理建設(shè)不完善?，F(xiàn)階段，國內(nèi)大部分I矢院缺乏與時俱進(jìn)的精神，究其原因主要在于I矢院管理層還未潔醒地意識到應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的作用，相關(guān)設(shè)施也尚待優(yōu)化。如軟硬件設(shè)備落后，互聯(lián)網(wǎng)搭建亟待健全，管理人員不能熟練應(yīng)用信息化手段處理問題等。加上醫(yī)院構(gòu)建的檔案管理體制不夠先進(jìn)，機(jī)制完善度偏低，管

5、理人員年齡偏大R對信息化操作適應(yīng)力差，導(dǎo)致檔案管理所需人才欠缺，相關(guān)管理建設(shè)也就無法按照預(yù)期創(chuàng)新發(fā)展。二、促進(jìn)I矢院檔案管理工作與時倶進(jìn)的對策（-）轉(zhuǎn)變管理理念，提高檔案意識。當(dāng)前，檔案管理人員綜合素質(zhì)低，優(yōu)化管理檔案的意識不強(qiáng)，管理模式傭化是導(dǎo)致醫(yī)院無法有效提升檔案管理水平的關(guān)鍵原因?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該切實(shí)緊跟新時期要求做好檔案管理工作。所以，醫(yī)院若要突破現(xiàn)階段的檔案管理難題，必須要加大力度優(yōu)化現(xiàn)下實(shí)行的檔案管理模式，緊跟時代提出的新管理理念，不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案管理總識，強(qiáng)化其責(zé)任感與服務(wù)能力。這也要求I矢院要針對檔案管理構(gòu)建科學(xué)合理的管理程

6、序與制度，確保陜院檔案能完整有序地得到分類保存，便丁?醫(yī)院各部門、各醫(yī)務(wù)人員能及時調(diào)閱臨床醫(yī)療、人事、科研成果等檔案為自身工作服務(wù)，創(chuàng)造新工作成果或增加更多社會效益，全面提升檔案的利用水平。除此Z外，鑒于信息化技術(shù)日漸普及，檔案管理個性化要求提高，醫(yī)院應(yīng)要求工作人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)新系統(tǒng)，與時俱進(jìn)，使檔案管理逐漸適應(yīng)新時代需求。（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。若要推動醫(yī)院檔案管理逐步趨向時代化，必須要加大力度提髙管理人員的技術(shù)能力。具體來看，首先，要鼓勵工作人員積極了解、學(xué)習(xí)并熟悉專業(yè)化的檔案管理知識，全面掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，

7、用信息化操作提高佚院檔案管理效率，切實(shí)滿足實(shí)際的檔案管理工作霊求。其次，醫(yī)院應(yīng)在條件允許的情況下對檔案管理員進(jìn)行專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓(xùn)，特別是信息化處理技術(shù)以及和對較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理員充分掌握現(xiàn)代化信息處理技能，有力地提升檔案管理效率和檔案利用率。最后，醫(yī)院有關(guān)管理部門應(yīng)注重宣傳檔案管理的重要性，增強(qiáng)每位醫(yī)務(wù)人員科學(xué)歸置檔案的憊識，鼓勵醫(yī)務(wù)人員從自身做起，門覺主動維護(hù)好檔案，以促進(jìn)I矢院I矢療衛(wèi)生事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。這也有利于增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任感，不斷規(guī)范檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理規(guī)范，提高檔案整理效率，進(jìn)而使檔案使用者能夠一起參與進(jìn)來，

8、進(jìn)一步優(yōu)化檔案的完整性，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性，切實(shí)發(fā)揮檔案的實(shí)用價值。（三）實(shí)行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理一體化