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1、試論電子信息時代紙本檔案如何管理 摘要：計算機的應用范圍越來越廣，我國的檔案工作也開始大量的使用計算機，計算機參與到我國的檔案管理事業(yè)中，這種管理方式便捷、有秩序，給查閱檔案的用戶帶來了便利，同時也提高了檔案管理的工作效率。但是在電子檔案管理方式的產(chǎn)生前，傳統(tǒng)的紙本檔案的處理方式如何？在信息時代飛速發(fā)展的今天，紙本檔案是否會被摒棄？本篇文章從幾個不同方面進行探討，簡述了紙本檔案在信息時代的發(fā)展，以促進我國檔案事業(yè)更好的發(fā)展。 關鍵詞：信息時代；管理；紙本檔案 現(xiàn)在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人
2、們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發(fā)展，但我國是在改革開放以后計算機行業(yè)才開始走進大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視?！ ?電子檔案管理是必然趨勢5 傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發(fā)展節(jié)奏，
3、檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。 2電子檔案的管理措施 2.1優(yōu)化電子文件管理流程 每一件事情在
4、發(fā)展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。 2.2建立文件處理系統(tǒng) 文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統(tǒng)是一個制度，在這個制度下
5、，進行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。5 3電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展 電子檔案符合當今信息時代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發(fā)展節(jié)奏和
6、發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理?！ ?對紙本檔案的保護和管理5 從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要?；旧希瑐鹘y(tǒng)紙本檔
7、案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護環(huán)境條件有關，就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突
8、發(fā)事件的防范措施。也就是說外部保護環(huán)境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執(zhí)行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)
