信息時(shí)代電子檔案管理淺析

《信息時(shí)代電子檔案管理淺析》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫(kù)。

1、信息時(shí)代電子檔案管理淺析摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中必然要產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施0引言電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。1電子檔案的優(yōu)越性1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，

2、提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏

3、增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工

4、作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用

5、上來(lái)，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。2電子檔案的整理、開發(fā)和利用2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同

6、時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)

7、計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒

8、別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電