信息時(shí)代企業(yè)檔案管理淺析

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1、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理淺析邢彬彬北京泰德制藥股份有限公司摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)化的迅猛發(fā)展，企業(yè)經(jīng)管管理過程中形成越來(lái)越多的電子文件，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式己不能滿足企業(yè)對(duì)檔案信息的需求。如何搭建起適應(yīng)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和智能庫(kù)房，以適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，已成為企業(yè)檔案管理能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和時(shí)代發(fā)展的關(guān)鍵。關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理系統(tǒng);智能庫(kù)房;一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題1.傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法滿足檔案信息化需求由于缺乏檔案管理軟件系統(tǒng)，越來(lái)越多的檔案信息在整理、分類

2、、錄入、編目等方面存在困難，依靠EXCEL手工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)，容易出錯(cuò)，工作效率低下；雖然制訂丫詳細(xì)的檔案管理制度、流程和表格，業(yè)務(wù)流程的規(guī)范度不高，執(zhí)行屮隨意性大，規(guī)范管理度不夠；由于信息不能共享，檔案查找困難，利用率低，檔案利用服務(wù)的覆蓋面和便捷程度較差;對(duì)已形成的且日益劇增的電子文件信息，缺乏有效的管理手段。企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后于行政管理、科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等信息化的發(fā)展步伐，檔案信息資源的開發(fā)利用受到明顯制約。2.傳統(tǒng)管理檔案方式不利于檔案的長(zhǎng)久保管企業(yè)檔案以紙質(zhì)檔案為主，紙制檔案一般保存一份，因此不具備同時(shí)多人借閱利用，影響檔案的利用效率，紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)

3、期保管和利用過程中造成破裂、臟污、紙質(zhì)腐朽及字跡褪色等種種損傷。為了保管好紙質(zhì)檔案，最大限度地延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，企業(yè)不得不投入大量的人力、物力，采取相應(yīng)的檔案保護(hù)措施。有些破損的紙質(zhì)檔案可以修復(fù)，但有些檔案無(wú)法修復(fù)，為企業(yè)造成不可挽回的損失。3.傳統(tǒng)檔案管理工作效率低，缺乏有效地監(jiān)控管理傳統(tǒng)的檔案借出歸還都是利用手工進(jìn)行登記，這不僅工作程序繁復(fù)，浪費(fèi)時(shí)間，還需要檔案管理人員耐心認(rèn)真的處理檔案，即使如此依然很難做到萬(wàn)無(wú)一失。依靠人工的檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作，工作量龐大而II效率低。隨著企業(yè)協(xié)同辦公等系統(tǒng)的相繼實(shí)施與應(yīng)用，檔案從收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀、統(tǒng)計(jì)

4、都需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)有效性管理，這己經(jīng)成為檔案資源管理的重耍環(huán)節(jié)，而傳統(tǒng)檔案管理仍處于手動(dòng)管理階段，缺乏有效地監(jiān)控管理。二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)1.檔案檢索查詢方便，查借工作可控檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案管理人員可以利用模糊查詢、組合査詢、分類杳詢、主題詞査詢，項(xiàng)目杳詢等檢索方式，快速杳找出所需數(shù)據(jù)信息,提高工作效率和檔案利用率。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還，可以實(shí)現(xiàn)有效地監(jiān)控管理。2.提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量檔案信息化建設(shè)為企業(yè)檔案從庫(kù)存資源向信息資源轉(zhuǎn)換提供支撐

5、平臺(tái)，提供檔案目錄和檔案原文的數(shù)字信息查詢，也為檔案管理信息的發(fā)布提供了一個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)，有利于提高檔案管理辦公的效率，實(shí)現(xiàn)公司檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.有效的提供檔案服務(wù)檔案利用人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上査閱檔案資料，通過用戶界而在檔案庫(kù)中檢索出需耍的檔案信息，根據(jù)檔案編號(hào)直接在系統(tǒng)上發(fā)起檔案查、借閱申請(qǐng)，提高了檔案利用效率；同時(shí)，檔案資料的電子化更便于二次利用和開發(fā)，提高了工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理不再單純是檔案的保管，而是知識(shí)庫(kù)的重要組成部分。4.保障檔案信息的安全在檔案信息化的建設(shè)中，制定電子檔案信息的安全策略，采用科學(xué)、先進(jìn)、適用的安全技術(shù)，

6、對(duì)電子檔案信息實(shí)施安全監(jiān)控和防護(hù)，確保電子檔案信息內(nèi)容在生成、存儲(chǔ)、處理、傳輸和利用的過程中，保持完整性、真實(shí)性、機(jī)密性和長(zhǎng)期可讀性，保擴(kuò)檔案信息的知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被竊取。三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)1.業(yè)務(wù)需求建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的全面整合、與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)證、單點(diǎn)登陸、統(tǒng)一展現(xiàn)，使之成為檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、利用的統(tǒng)-平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)各類電子檔案信息實(shí)時(shí)歸檔。通過數(shù)據(jù)歸檔、元數(shù)據(jù)管理、多重備份等多種技術(shù)手段，保證電子檔案存儲(chǔ)和閱讀的長(zhǎng)期有效性,實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期有效保存。1.功能需求建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，應(yīng)包括檔案收集、整

7、理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用功能和安全機(jī)制等功能。向檔案利用者提供一站式、無(wú)縫集成的、個(gè)性化的檔案查詢服務(wù)以及其他相關(guān)服務(wù);系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng);采用強(qiáng)大的自定義工作流引擎建立檔案管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)的審批流程。2.數(shù)據(jù)需求數(shù)字信息資源是數(shù)字檔案館得以牛.存發(fā)展的基礎(chǔ)和核心。信息資源不僅涵蓋原有的傳統(tǒng)意義的檔案信息，并iL其信息采集的范圍將進(jìn)-步擴(kuò)大到現(xiàn)行文件、各信息系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)以及從互聯(lián)網(wǎng)等各方面收集的與本單位相關(guān)的各類信息。包括:傳統(tǒng)的館藏檔案的數(shù)字化信息;直接接收的數(shù)字信息、通過其他信息系統(tǒng)及其他分支業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)收集的各種類型電子文件及其

8、元數(shù)據(jù);在0A（辦公自動(dòng)化）、FMIS