吉林大學(xué)檔案管理軟件操作指南

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1、吉林大學(xué)檔案管理軟件操作指南(一)檔案管理系統(tǒng)登陸檔案管理系統(tǒng)是瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)（B/S）的系統(tǒng)，客戶端只要通過瀏覽器（建議使用InternetExplorer）就可以登陸檔案管理系統(tǒng)。具體登陸方法如下：方法一：進入檔案管理網(wǎng)頁。如下圖：方法二：在瀏覽器的地址輸入框中輸入檔案管理系統(tǒng)的IP地址。如下圖：使用檔案館系統(tǒng)管理員給定的用戶名和密碼進行首次登陸。登陸成功后，系統(tǒng)自動進入“檔案信息管理”的功能接口，如下圖：(二)用戶信息修改用戶可以點擊上面或左邊的“系統(tǒng)設(shè)置”進入用戶管理界面，可以看見自己的用戶信息。用戶如果需要修改密碼，可以先刪除舊的密碼

2、，輸入自己的新密碼。也可以修改用戶姓名、聯(lián)系電話等其他用戶信息。更改完信息后點擊“修改信息、修改密碼”即可。見下圖：(三)檔案著錄在“檔案信息管理”頁面點擊檔案表的名稱或點擊“打開”進入數(shù)據(jù)庫，如下圖：可以看到左邊的“表內(nèi)文件分類目錄”。點擊“”直至最后一級目錄可以進入右邊的“檔案文件信息管理”頁面，最上面顯示這個目錄的基本信息：它的各級目錄名稱，以及這個目錄下總案卷數(shù)和總文件數(shù)。中間羅列出這個目錄下的數(shù)據(jù)。如下圖：點擊檔案管理頁面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。進行檔案的著錄。如下圖：用戶參照《吉林大學(xué)檔案網(wǎng)上著錄規(guī)則》進行信息著錄，完成信

3、息著錄后，點擊“添加”即可。(四)檔案信息文件的上載檔案管理系統(tǒng)除了可以支持用戶實現(xiàn)對案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠程上載各種格式的電子文件，紙質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件。用戶可以有兩種方式進入對案卷或文件進行全文、圖像或多媒體的操作頁面。方式一：用戶可以在“檔案文件信息管理”頁面下，通過點擊對應(yīng)案卷或文件左側(cè)的三個超鏈接，如下圖紅框區(qū)中所示：方法二：用戶可以在“編輯案卷、文件”頁面下，點擊“輸入員”右側(cè)的三個按鈕。如下圖：全文提交的格式為word、excel、PDF、html和txt文件。圖像文件提

4、交的格式為JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF，建議使用JPEG、GIF、BMP格式視頻文件提交的格式為asf、wav。音頻文件提交的格式為mp3、wma。上傳的文件名要與歸檔的文件名保持一致。1.用戶要對案卷或文件進行全文上傳操作，可點擊“全文”超鏈接或“全文”按鈕，系統(tǒng)進入“全文”頁面。點擊“瀏覽”找到上傳文件所在的位置并完成設(shè)置后。點擊下方的“上傳”按鈕，完成系統(tǒng)文件的上傳。如果上傳的文件不是PDF格式，上傳完畢后點擊“轉(zhuǎn)換”。見下圖：2.用戶要對案卷或文件圖像、視頻、音頻上傳操作，可點擊“圖像、視頻、音頻”超鏈接

5、或“圖像、視頻、音頻”按鈕，系統(tǒng)進入“圖像、視頻、音頻”頁面，打開圖像、視頻、音頻上傳頁面，點擊“瀏覽”找到上傳圖像、視頻、音頻所在的位置并完成設(shè)置后。點擊下方的“上傳”按鈕，完成系統(tǒng)文件的上傳。見下圖：(五)數(shù)據(jù)的編輯與修改1.在“檔案文件信息管理”頁面，顯示的就是我們已經(jīng)著錄的文件數(shù)據(jù)信息，檔案的文件級和案卷級的區(qū)別可以通過顏色來區(qū)分。點擊每一條著錄信息的“題名”或者編輯一列的“”圖標(biāo)，見下圖：系統(tǒng)自動進入“編輯”頁面，可以對這條信息進行重新編輯和修改，修改完成后點擊“保存”完成信息的修改。見下圖：2.同一目錄下調(diào)整文件順序，只要調(diào)整每一文件最

6、前端的移動符號“”即可，系統(tǒng)會自動進行排序。點擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動，它與原來上一條文件的檔號自動交換，反之向下，見下圖：3.如果要插入一個文件時，用戶添加以后，系統(tǒng)會自動給該文件號以后的件號加1，用戶只需逐一修改后面文件的頁次即可。如果要插入一個案卷時，需要首先把原先此案卷號及以后的案卷的案卷號都加1，然后再添加要插入的案卷。4.有時根據(jù)需要，如大范圍的選擇等，需要調(diào)整每頁顯示行數(shù)。如下圖：只需在方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。(六)目錄打印1.一般性打印可在“檔案文件信息管理”頁面，點擊“打印當(dāng)前”，見下圖：系統(tǒng)自動進入“目錄

7、打印”頁面進行操作。見下圖：選擇所需要打印的目錄，點擊“打印預(yù)覽”完成打印。2.選擇性打印方式，是在用戶需要打印個別幾個文件時使用。在“檔案文件信息管理”頁面選擇要打印的文件在前面點中“√”，然后點擊“隊列打印”，此時點擊“打印隊列”就可以看見已經(jīng)添加進隊列的信息，在這里可以刪除不需要打印的信息。如下圖：再點擊，“打印當(dāng)前”即出現(xiàn)打印界面。選擇要要打印的表格，然后選中“僅打印打印隊列中的文件”。點擊“打印預(yù)覽”完成打印操作。如下圖：(七)檔案網(wǎng)上著錄信息打印要求1.研究生學(xué)位檔案信息打印要求打印表格為：全引目錄、備考表、案卷目錄、檔案移交明細單?！?/p>

8、全引目錄、備考表”根據(jù)文件材料的紙張型號選擇，用復(fù)印紙縱向打印?！鞍妇砟夸洝n案移交明細單”用A4復(fù)印紙橫向打印。打印表格