物業(yè)入伙管理手冊

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1、物業(yè)入伙管理手冊物業(yè)入伙管理制度一、入伙準(zhǔn)備工作1.物業(yè)管理處在入伙前1個(gè)月制定入伙工作計(jì)劃，該計(jì)劃中應(yīng)明確:(1)入伙時(shí)間。(2)負(fù)責(zé)入伙工作的人員及其職責(zé)。(3)入伙手續(xù)。(4)入伙過程中使用的文件和表格。2.入伙工作計(jì)劃應(yīng)由管理處主任批準(zhǔn)，管理處應(yīng)提前1個(gè)月向業(yè)主發(fā)出《入伙通知書》，并詳細(xì)說明：(1)需業(yè)主準(zhǔn)備的證明材料。(2)需業(yè)主填寫的表格。(3)辦理入伙手續(xù)的程序。(4)辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示標(biāo)識，并指定專人負(fù)責(zé)業(yè)主辦理入伙手續(xù)時(shí)的各類咨詢和引導(dǎo)，以便于業(yè)主辦理各項(xiàng)手續(xù)。二、入伙審查登記1.管理處應(yīng)建立入伙登記表，對業(yè)主提交的《入伙通

2、知書》進(jìn)行查驗(yàn)，確認(rèn)無誤后收取《入伙通知書》，在入伙登記冊中注明，并向入伙申請人發(fā)放資料，應(yīng)包括：(1)《入住說明》。(2)《住戶手冊》。(3)《住戶公約》。(4)《管理協(xié)議》。(5)《預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)》。(6)《裝修須知》。(7)《住戶登記表》。(8)《裝修審批表》。(9)《驗(yàn)收交接表》。2.上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊》中由業(yè)主簽收，或由管理人員注明。在提供給業(yè)主的《入住說明》中應(yīng)明確由業(yè)主填寫并提交的資料，包括：(1)身份證。(2)工作證復(fù)印件。(3)《業(yè)主登記表》。(4)購/租房合同的正本及復(fù)印件。(5)已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。3.管理處對業(yè)主的資料進(jìn)行

3、審核驗(yàn)證，驗(yàn)證內(nèi)容包括：(1)表格填寫是否完整、正確和清晰。(2)公約和管理協(xié)議是否已簽署。(3)身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主登記表》是否一致。審查通過后，入伙管理員收取購/租房合同復(fù)印件、《業(yè)主登記表》、《住戶公約》1份、《管理協(xié)議》1份，在《入伙通知書》注明簽收。三、預(yù)交費(fèi)用財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)國家和政府的法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定，確定入伙《預(yù)交費(fèi)用》。管理處在審查并接受業(yè)主收取各項(xiàng)費(fèi)用，并開具相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主。費(fèi)用項(xiàng)目包括：預(yù)交管理費(fèi)、裝修保證金及清運(yùn)費(fèi)等。財(cái)物應(yīng)造費(fèi)用登記表，對費(fèi)用交納完畢的業(yè)主，應(yīng)在登記表中注明。上述手續(xù)完成后，管理處查驗(yàn)入伙登記表及已簽署的《管

4、理協(xié)議》及各項(xiàng)收費(fèi)票據(jù)后向業(yè)主發(fā)放鑰匙，并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記，同時(shí)應(yīng)和業(yè)主協(xié)定驗(yàn)收房屋的時(shí)間和方式。管理處與業(yè)主一起驗(yàn)收其名下的物業(yè)，登記水、電、氣表底數(shù)，雙方在驗(yàn)收交接表上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收過程中雙方確認(rèn)需維修的事項(xiàng)由管理處通知相關(guān)部門處理。四、入伙后的裝修管理管理處在提供給業(yè)主的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求，具體內(nèi)容參見《裝修管理手冊》。入伙期間業(yè)主接待標(biāo)準(zhǔn)一、目的通過與業(yè)主初次交往過程中周到熱情、體貼、細(xì)致的服務(wù)，使物業(yè)管理公司在剛接管物業(yè)時(shí)即能建立良好信譽(yù)開端，塑造起自己管家和親人的形象，從而為物業(yè)管理工作的順利開展鋪路，也可為今后贏得廣大業(yè)主的充分信任和長久支

5、持打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二、對象入伙前后前來看樓或辦理相關(guān)手續(xù)的業(yè)主。三、接待人員配備與要求接待人員配備視物業(yè)轄區(qū)面積、規(guī)模及入伙期間業(yè)主人流量而定。但在辦理入伙期間內(nèi)，應(yīng)有專職入伙接待員數(shù)名，在業(yè)主較多時(shí)，管理處其他員工應(yīng)作為機(jī)動(dòng)預(yù)備人員分擔(dān)接待工作。對入伙接待員應(yīng)要求其：1.熟知與本物業(yè)有關(guān)的多種情況，包括物業(yè)的建筑結(jié)構(gòu)方面專業(yè)知識、本物業(yè)多種不同戶型、轄區(qū)周邊配套及未來規(guī)劃、物業(yè)的綠化方案等。2.熟知與業(yè)主利益有關(guān)的多種情況，包括發(fā)展商的情況、業(yè)主與發(fā)展商易生糾紛的事宜、裝修知識、業(yè)主與裝修商易生的糾紛的事宜等。3.了解現(xiàn)有業(yè)主的概況，包括年齡段、知識水平層次等。4.擅長溝

6、通、熱情大方、耐心細(xì)致。四、接待工作內(nèi)容1.管理處內(nèi)應(yīng)設(shè)物業(yè)概況的掛圖或說明；管理公司的介紹及本物業(yè)員工工號、姓名及職位介紹。2.設(shè)待客室，備茶點(diǎn)。3.具體程序。(禮儀、態(tài)度略)(1)詢問向業(yè)主詢問需要的服務(wù)，其物業(yè)的具體情況，裝修、入住的計(jì)劃等。(2)交流就業(yè)主提供的情況和所需要的服務(wù)做進(jìn)一步交流。提出建議，確認(rèn)為業(yè)主需要。(3)介紹適時(shí)地介紹管理公司構(gòu)思與規(guī)劃，并請業(yè)主參與意見；提醒與發(fā)展商交易中應(yīng)注意的問題，提醒裝修應(yīng)注意的問題。必要時(shí)引領(lǐng)業(yè)主參觀整個(gè)物業(yè)，同時(shí)介紹現(xiàn)已登記的業(yè)主年齡、知識層次，讓業(yè)主了解“鄰里”概況。(4)引導(dǎo)引導(dǎo)業(yè)主參與構(gòu)想物業(yè)管理方方面面的工作

7、方案、落實(shí)措施，誠懇地請業(yè)主為自己的家大膽建議。入伙程序指南一、律師行向業(yè)主發(fā)出《入伙通知書》。二、業(yè)主向管理部提交：《售樓(租樓)合同》、《入伙通知書》、《公證書》、《付款收據(jù)》(管理基金、管理費(fèi)、管理費(fèi)按金)、身份證或護(hù)照、營業(yè)執(zhí)照(副本)和《公司委托書》。三、未交匯上述錢款的到財(cái)務(wù)室匯清并交匯電費(fèi)按金。四、向業(yè)主發(fā)放：《業(yè)主收樓登記表》、《住戶手冊》、《入住程序指南》、《憑證表》、《收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》、《銀行電腦托收合同》、《電話申請表》、《車位申請表》。五、協(xié)同工程部驗(yàn)收物業(yè)，當(dāng)場填寫《收樓驗(yàn)收表》，并記下水電表底數(shù)、填寫《單