學(xué)籍科工作流程(2010年9月版)

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1、學(xué)籍科工作流程（2010年9月）一、新生注冊分班流程新生學(xué)籍科到院招辦大廳辦理入學(xué)手續(xù)，入學(xué)資格審查、填寫信息卡、到報到處報到、信息錄入、照相等相關(guān)手續(xù)。負(fù)責(zé)新生學(xué)籍異動的咨詢、辦理，填寫新生報到情況報表，向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)事宜，協(xié)調(diào)各二級學(xué)院、教務(wù)處、招辦的相互工作到財務(wù)處交費，獲得注冊號后,領(lǐng)取體檢表,到二級院分班注冊國考教務(wù)處把教室分配給各二級院,并告知其教室容量.各二級分院統(tǒng)招教務(wù)處制定分班原則,確定班級學(xué)生名單按注冊分班原則給新生注冊分班，并告知其輔導(dǎo)員聯(lián)系方式及有關(guān)事項。二、新生學(xué)籍

2、電子注冊工作流程招生辦公室學(xué)籍科各二級分院統(tǒng)招新生電子信息、錄檢表復(fù)印件10月中旬以各分院為單位，按專業(yè)整理統(tǒng)招新生電子信息。10月組織學(xué)生補充、校對統(tǒng)招新生電子信息。下旬10月底審查各分院校對后的新生電子信息，與錄取庫比對、糾錯，然后整理、打印學(xué)生本人校對簽字，各二級學(xué)院復(fù)查并有復(fù)查人及二級學(xué)院院長簽字11月初將校對后的新生信息，再次與錄取庫比對，導(dǎo)出與錄取信息不一致的學(xué)生名單通知與錄取信息不一致的學(xué)生準(zhǔn)備證明材料交教務(wù)處，以備教育廳審核11月中學(xué)院招辦與生源地招辦聯(lián)系，督促生源地招辦核查、落實

3、。無錄取信息的情況上傳新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，遺留問題由教務(wù)處招生辦及二級院協(xié)調(diào)后再上傳。材料不齊全的情況各二級院負(fù)責(zé)人督促學(xué)生按時、按要求準(zhǔn)備證明材料補齊交11教務(wù)處月底由各二級學(xué)院備案，并向新生公布教育部及學(xué)院的學(xué)籍查詢網(wǎng)址及有關(guān)事宜，由學(xué)生本人查詢核對制作新生學(xué)籍注冊情況一覽表、新生學(xué)籍電子注冊名單三、圖像采集與核對工作流程新華社陜西分社約定采集學(xué)籍科各二級分院時間3月初確定采集時間，領(lǐng)取機讀卡、采集文件，發(fā)通知3月底組織采集會議，籌備圖像采集事宜，約定場地，整理圖像采集名單，宣傳采集意義及影響，張貼

4、須知收取圖像采集費用，組織指導(dǎo)學(xué)生填涂機讀卡，并設(shè)專職聯(lián)系人一名4月初組織畢業(yè)生進行圖像采集5月底圖像采集，上傳教育部網(wǎng)站，沖洗，制作相片接收畢業(yè)生相片及圖像光盤把相片分發(fā)給學(xué)生，組織學(xué)生上網(wǎng)核對圖像信息來年6月中旬與畢業(yè)生庫鏈接，上報教育廳四、學(xué)歷電子注冊工作流程省教育廳學(xué)籍科各教學(xué)分院3月初下發(fā)學(xué)歷注冊的通知,安排各高校審核的時間更正網(wǎng)上畢業(yè)生圖像信息，整理打印“畢業(yè)生信息一覽表”組織學(xué)生校對簽字，各分院復(fù)查并有復(fù)查人及二級學(xué)院院長簽字3月中將分院報來的簽字信息與新生注冊信息比對、糾錯，導(dǎo)出與

5、新生注冊不一致的學(xué)生名單3月中通知與新生注冊信息不一致的學(xué)生準(zhǔn)備證明材料交教務(wù)處，已備教育廳審核4月初與新生注冊信息比對，審核畢業(yè)生信息第一輪審核應(yīng)屆畢業(yè)生基本信息5月底審核畢業(yè)生信息，處理遺留問題整理畢業(yè)生信息，與圖像信息鏈接6月初制作畢業(yè)生數(shù)據(jù)光盤，整理紙質(zhì)材料，并報教育廳6月中旬上報教育部上報教育廳五、辦理統(tǒng)招畢、結(jié)業(yè)證書工作流程學(xué)籍科各二級分院收集教務(wù)科審核過的學(xué)生的畢業(yè)、結(jié)業(yè)、換證名冊5月底5月底給教育廳上報畢結(jié)業(yè)結(jié)論，打印畢、結(jié)業(yè)證書，下發(fā)各各分院6月中各分院負(fù)責(zé)粘貼照片，核對畢、結(jié)業(yè)

6、證書上的信息后交回學(xué)籍科。6月下旬與院辦、各分院協(xié)商約定對畢結(jié)業(yè)證加蓋公章的時間，然后封存。6月底制作“畢結(jié)業(yè)證領(lǐng)取登記表”與證書一同發(fā)給各分院，并督促、檢查發(fā)放工作7月初由各二級學(xué)院具體負(fù)責(zé)證書發(fā)放工作，原則上不能帶領(lǐng)。8月底各二級學(xué)院將“畢、結(jié)業(yè)證書領(lǐng)取登記表”交回學(xué)籍科。六、統(tǒng)招學(xué)生成績管理辦法和流程學(xué)籍科各二級學(xué)院每年9月初制作、印發(fā)“西安思源學(xué)院學(xué)生學(xué)籍表”，為學(xué)生建立學(xué)籍做好準(zhǔn)備。（該表一式兩份，正面為學(xué)生基本信息，背面為學(xué)生考試成績）下各二級院組織填寫，于每次考試結(jié)束后及時登記學(xué)生學(xué)

7、習(xí)成績，待學(xué)生畢業(yè)時由二級院審核報學(xué)籍科。發(fā)每年11月初編制新生花名冊，并將花名冊電子版轉(zhuǎn)教務(wù)科，由教務(wù)科印發(fā)《學(xué)生成績登記表》給各二級院。各二級院到教務(wù)科領(lǐng)取學(xué)生成績登記表，供各課程任課教師登記學(xué)生成績時使用。每學(xué)期考試結(jié)束3日內(nèi)學(xué)籍科接收各系（部）報送的每學(xué)期學(xué)生成績登記表（復(fù)印件），匯總整理。交學(xué)籍科（復(fù)印件）各課程《學(xué)生成績登記表》由任課教師登記，考試結(jié)束三日內(nèi)送二級院，二級院復(fù)印留底每次考試成績處理組織各二級院及時對考試成績進行計算機錄入并進行全院匯總、審核。1．通知學(xué)生及家長，寄發(fā)家信

8、。2．載入《西安思源學(xué)院學(xué)生學(xué)籍表》每學(xué)年教學(xué)工作結(jié)束后，各二級院要清理學(xué)生考試成績，對《西安思源學(xué)院學(xué)籍管理規(guī)定》中要求進行留級、退學(xué)等學(xué)籍處理的學(xué)生名單及考試成績報教務(wù)處。每屆學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)籍科根據(jù)學(xué)籍管理規(guī)定對各二級院報送的學(xué)生學(xué)籍表進行復(fù)審，辦理完畢（結(jié)）業(yè)證書后將學(xué)生學(xué)籍表移交院檔案室歸檔。清理當(dāng)年畢業(yè)生電子信息，制作當(dāng)年畢業(yè)生信息電子庫。學(xué)生在指定網(wǎng)站查詢畢業(yè)生信息。七、學(xué)生申請辦理出國成績單辦法在校學(xué)生已經(jīng)離校的學(xué)生憑學(xué)生證、身份證向所在二級學(xué)院院長提出申請憑本人身份