檔案的建立與管理

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1、檔案的建立與管理檔案資料是物業(yè)的重要組成部分，檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。針對(duì)物業(yè)的實(shí)際情況，服務(wù)中心將特別設(shè)立檔案柜，由管理員專職管理，建立完善的檔案管理體系，使檔案管理工作在物業(yè)的使用、維修、改造、擴(kuò)建等方面發(fā)揮重要作用。為此，我們將重點(diǎn)抓好以下幾方面工作：1、完善建檔流程，嚴(yán)格檔案管理制度；2、明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理；3、對(duì)使用率高的檔案實(shí)行檔案室、使用部門雙檔管理制。4、對(duì)資料檔案實(shí)行“雙檔”（即電腦檔案、文本檔案）管理。5、推行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；?/p>

2、管理。一、檔案的建立建檔流程：收集→整理→分類→編號(hào)→登記→輸入電腦→入柜二、檔案資料的分類將收集到的資料整理后分類，做到條理清晰、分類合理、便于查閱。類別資料內(nèi)容竣工驗(yàn)收資料A：紅線圖、總平面圖B：房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、中央空調(diào)、消防等竣工驗(yàn)收證明書及竣工驗(yàn)收資料C：鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書D：供水、供電、電梯、消防、空調(diào)、監(jiān)控等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書、設(shè)備技術(shù)資料及設(shè)計(jì)安裝圖E：砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告F：接管驗(yàn)收手續(xù)G：接管驗(yàn)收設(shè)備確認(rèn)憑證H：接管驗(yàn)收物業(yè)確認(rèn)憑證房屋的單體竣工圖A：?jiǎn)误w建筑

3、、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖B：附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖C：辦公大樓樓層、功能區(qū)平面示意圖D：引路方向平面圖物業(yè)使用人檔案A：物業(yè)管理服務(wù)合同B：物業(yè)使用情況簡(jiǎn)介裝修管理檔案A：物業(yè)裝修設(shè)計(jì)方案B：物業(yè)裝修修改方案C：物業(yè)裝修材料一覽表維修檔案A：供配電系統(tǒng)維修記錄B：物業(yè)本體建筑維修記錄C：中央空調(diào)維修記錄D：電梯維修記錄E：供水系統(tǒng)維修記錄F：消防系統(tǒng)維修記錄G：照明燈、應(yīng)急燈、指示燈等維修及更換記錄H：其他設(shè)施設(shè)備維修記錄巡視記錄A：供配電系統(tǒng)巡視記錄B：物業(yè)本體建筑巡視記錄C：中央空調(diào)日巡視記錄D：電梯日巡視記錄E：

4、水泵房日巡視記錄F：消防系統(tǒng)日巡視記錄G：應(yīng)急照明系統(tǒng)巡視記錄H：管理員日巡視記錄I：安全防范日巡視記錄運(yùn)行檔案A：供配電系統(tǒng)運(yùn)行B：中央空調(diào)運(yùn)行記錄C：電梯運(yùn)行記錄D：供水系統(tǒng)運(yùn)行記錄E：消防系統(tǒng)運(yùn)行記錄投訴與回訪記錄A：接待記錄表B：投訴處理意見(jiàn)匯總表C：回訪記錄表保養(yǎng)記錄檔案A：供配電系統(tǒng)保養(yǎng)記錄B：物業(yè)本體建筑保養(yǎng)記錄C：中央空調(diào)系統(tǒng)保養(yǎng)記錄D：電梯保養(yǎng)記錄E：供水系統(tǒng)保養(yǎng)記錄F：消防系統(tǒng)保養(yǎng)記錄供水系統(tǒng)管理檔案A：水質(zhì)化驗(yàn)單B：給排水設(shè)施安全檢查記錄C：二次供水衛(wèi)生許可證D：操作人員衛(wèi)生健康許可證E：水箱

5、清洗記錄設(shè)備管理檔案A：各設(shè)備安全運(yùn)行操作規(guī)程B：各設(shè)備運(yùn)行崗位責(zé)任制度C：設(shè)備機(jī)房管理規(guī)定D：各設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)范E：設(shè)備設(shè)施清單F：設(shè)備臺(tái)賬G：相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書安管資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B：安全防范措施C：查崗記錄D：物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄E：鑰匙管理記錄F：警示標(biāo)識(shí)防范記錄車輛及停車場(chǎng)管理資料A：交通疏導(dǎo)圖B：停車場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄C：車輛管理記錄行政文件資料A：服務(wù)中心值班及督察記錄B：政府部門及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件C：公司及服務(wù)單位相關(guān)文件D：規(guī)章制度、通知、通報(bào)等

6、文件E：接待來(lái)訪參觀記錄表F：崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序G：?jiǎn)T工工作考核辦法員工管理資料A：?jiǎn)T工個(gè)人資料、聘用表、員工持證上崗情況B：?jiǎn)T工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄C：?jiǎn)T工培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人成長(zhǎng)記錄D：?jiǎn)T工培訓(xùn)考核記錄E：?jiǎn)T工外出考評(píng)及參加演練記錄管理效益A：本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲取的榮譽(yù)稱號(hào)B：輿論傳媒相關(guān)報(bào)導(dǎo)三、檔案資料的管理1、檔案室、使用部門雙檔管理制為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久性保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)行檔案室對(duì)重要原始檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，服務(wù)中心使用部門保存復(fù)印件的存檔管理制度。2、管理要求

7、：（1）按照檔案對(duì)濕度、溫度和照明的要求，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料室，配備檔案專業(yè)人員，實(shí)行系統(tǒng)管理；（2）采用多種形式的信息貯存方式，如電腦磁盤、錄像帶、膠卷圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣绞剑唬?）貫徹國(guó)家保密法，確保檔案在使用過(guò)程中安全，不丟失、不泄密；（4）堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化；（5）做到檔案組卷分類科學(xué)化，檔案組卷按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)、登記造成冊(cè)、編輯目錄，按工作部門分柜保存；（6）實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?，每季對(duì)檔案文件的形式、積累、整理和歸類要進(jìn)行一次全面的檢查；（7）檔案移交、接收、查閱、借用、復(fù)印均需

8、辦理登記手續(xù)。