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《制度和檔案的建立與管理》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫(kù)。
1、制度和檔案的建立與管理1項(xiàng)目管理運(yùn)作制度設(shè)備管理1公用設(shè)施管理程序9電梯操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)2供配電設(shè)備保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)10電梯保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)3停送電管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)11小型空調(diào)器安裝保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)41千伏以下電力電纜保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)12小型柜式中央空調(diào)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)5防雷網(wǎng)檢修及接地電阻測(cè)試作業(yè)指導(dǎo)書(shū)13閉路監(jiān)控、安防系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)6各類泵保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)14樓宇自動(dòng)控制系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)7給排水系統(tǒng)異常情況處理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)15加工維修工具（設(shè)備）操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)8消防主機(jī)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)16升降臺(tái)
2、保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)2檔案資料建立與管理科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理能有效地為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理服務(wù)提供有效的質(zhì)量記錄。本公司自成立以來(lái)，一貫重視檔案資料的建立與管理工作。針對(duì)科交中心的物業(yè)管理形式，擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段，配備專責(zé)檔案管理人員，建章建制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。2.1需建立的檔案、資料分類檢索2.1.1需委托方提供的技術(shù)資料1)規(guī)劃圖2)竣工圖3)總平面圖4)單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖5)消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖6)地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告7)開(kāi)、竣工
3、報(bào)告8)圖紙會(huì)審記錄9)工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）10)隱蔽工程驗(yàn)收簽證11)沉降觀察記錄1)竣工驗(yàn)收證明書(shū)2)鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)3)新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)4)水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)5)砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告6)供水的試壓報(bào)告7)綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料8)其他技術(shù)資料2.1.2物業(yè)服務(wù)中心需建立的資料1)物業(yè)資料基本資料功能分區(qū)資料設(shè)備資料、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)2)客戶資料內(nèi)部辦公人員名冊(cè)（可不提供）內(nèi)部各部門(mén)分布資料3)日常管理資料保潔綠化管理記錄綠化消殺
4、記錄保安管理記錄2日常巡查記錄2交接班記錄2值班記錄2物資搬運(yùn)放行記錄2緊急事件處理記錄2車輛管理記錄2夜間查崗記錄2閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶車輛管理檔案2車輛詳細(xì)資料2停車場(chǎng)、地下車庫(kù)使用公約2車輛出入及停放記錄臨時(shí)裝修管理檔案（可視具體情況）2裝修通知書(shū)（附圖紙）2裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)2臨時(shí)施工人員登記表2施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件維修服務(wù)檔案2維修服務(wù)登記表2維修服務(wù)回訪記錄設(shè)備管理檔案2各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄2各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄2設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄2設(shè)備檢查記錄文化活動(dòng)檔案2各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄2
5、圖片及錄像2新聞媒介報(bào)道剪集2物業(yè)使用人反饋意見(jiàn)及各項(xiàng)建議顧客意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄2服務(wù)質(zhì)量回訪記錄2顧客投訴及處理記錄員工管理檔案2員工個(gè)人詳細(xì)資料2員工業(yè)績(jī)考核記錄2員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄培訓(xùn)檔案2各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄2培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄2軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄行政文件2政府部門(mén)文件2與甲方往來(lái)函件2公司及集團(tuán)公司文件2物業(yè)服務(wù)中心規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件2物業(yè)服務(wù)中心獲得的榮譽(yù)2.2檔案、資料管理辦法檔案資料管理運(yùn)作流程圖：2.2.1檔案資料收、發(fā)管理程序物業(yè)服務(wù)中心重要資料（如委托方提供的資料）接收必須經(jīng)
6、過(guò)物業(yè)服務(wù)中心總經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。物業(yè)服務(wù)中心日常管理文件（如物業(yè)服務(wù)中心通知、通報(bào)等）按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收手續(xù)，并分卷立檔。2.2.2檔案資料管理要求采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理，定期清除過(guò)期失效文件。原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀
7、況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以利查閱者及時(shí)找到有效的文件。檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心總經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，并按不同業(yè)務(wù)部門(mén)分柜保存。專人負(fù)責(zé)檔案保管，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求
8、達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求，配置有效的滅火器材，并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。針對(duì)科交中心物業(yè)檔案資料特點(diǎn)，制定嚴(yán)格的檔案保密制度,對(duì)檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負(fù)責(zé)。以上物業(yè)服務(wù)中心的檔案、資料管理方式，在確定合作關(guān)系后，將參照政府機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定予以改善，以期符合委托方的
