3-1全宗卷整理方法及示例

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1、【檔案目標(biāo)管理指導(dǎo)文本第三批：檔案編研資料（3-1）】全宗卷整理方法及示例云浮市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科2007年9月—46—何謂全宗（fonds）？一個(gè)機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體（一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體）。蘇聯(lián)對(duì)全宗的新解釋為“彼此具有歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系的交由國家保管的文件綜合體”。這一綜合體包括機(jī)關(guān)(企業(yè)、團(tuán)體、個(gè)人)檔案全宗、聯(lián)合全宗、檔案匯集、科技文件綜合體等。全宗，法文fonds，最先是法國作為對(duì)檔案館內(nèi)檔案分類的原則而應(yīng)用的，在1841年4月24日頒布的《各省和各地區(qū)檔案整理和分類基本條例》中首次提出，后為許多國家采用，逐漸成

2、為國際范圍內(nèi)檔案學(xué)通用的術(shù)語。fonds一詞，原為“基金”、“貯量”、“庫藏”等意，用于檔案學(xué)有時(shí)附加限定詞，如俄文архивныйфонд(檔案全宗)。中國曾有“檔案群”和音譯“芬特”等用法，1955年后全國統(tǒng)一改為“全宗”。在漢語中,“宗”本為祖廟、族系以及類別、批量的意思，因而慣稱相關(guān)事件的一組文書，以至泛稱檔案，均謂卷宗?！叭凇钡淖置嬉饬x，就是全部卷宗。全宗構(gòu)成條件和立檔單位　在通常情況下，一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的單位，如一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)工廠、一個(gè)學(xué)校所形成的檔案應(yīng)該組成一個(gè)全宗；機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)如業(yè)務(wù)處、科、室所形成的檔案則作為相應(yīng)全宗的組成部分。形成全宗的機(jī)關(guān)單位稱為“全宗構(gòu)成

3、者”，在中國又稱為“立檔單位”。確定檔案全宗劃分的界限，即研究擁有檔案的機(jī)構(gòu)能否成為一個(gè)立檔單位，通常被稱為全宗構(gòu)成者的條件，或立檔單位的條件。立檔單位的主要標(biāo)志是它們?cè)诠ぷ魃?、組織上和財(cái)務(wù)上是否具有一定的獨(dú)立性。一般具備下列條件的機(jī)構(gòu)就是立檔單位，它所形成的檔案即構(gòu)成全宗：①可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；②是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；③設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。上述三個(gè)方面往往互相依存，也有時(shí)并不完全具備，其中以第一條作為最基本的標(biāo)志和主要條件。立檔單位確定之后，對(duì)整理完畢的每個(gè)檔案全宗，均標(biāo)明立檔單位的名稱，

4、如“××省教育廳全宗”，并編予一個(gè)全宗號(hào)。補(bǔ)充：1.整個(gè)宗族。2.機(jī)關(guān)﹑企業(yè)﹑事業(yè)單位或人民公社在工作或生產(chǎn)活動(dòng)中形成的全部檔案?！?6—何謂全宗卷？定義全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。內(nèi)容包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用等方面的材料。簡言全宗卷就是檔案之檔案。換言之，就是管理檔案形成的檔案?！?6—全宗卷排列順序件號(hào)全宗卷名稱備注1全宗指南檔案利用2大事記檔案利用3組織沿革檔案利用4檔案管理制度匯編檔案整理5檔案移交、接收文據(jù)檔案收集6歷年立卷說明、歸檔說明檔案整理7檔案機(jī)構(gòu)文件（成立

5、檔案室、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、鑒定小組的通知）、銷毀請(qǐng)示、批復(fù)、分析報(bào)告等檔案鑒定8檔案銷毀清冊(cè)（如有，歸入全宗卷）檔案鑒定9溫濕度記錄簿（已記錄滿的才歸全宗卷，未記錄滿的暫不歸入全宗卷）檔案保管10庫藏檔案狀況檢查記錄（已記錄滿的才歸全宗卷，未記錄滿的暫不歸入全宗卷）檔案保管11檔案庫房防蟲藥物投放更換記錄（已記錄滿的才歸全宗卷，未記錄滿的暫不歸入全宗卷）檔案保管12檔案管理臺(tái)帳（含檔案數(shù)量、設(shè)備設(shè)施、檔案人員情況、檔案人員名冊(cè)、檔案圖書資料利用情況的統(tǒng)計(jì)表等）、年報(bào)表、或上報(bào)有關(guān)報(bào)表檔案統(tǒng)計(jì)13檔案利用效果登記簿（已記錄滿的才歸全宗卷，未記錄滿的暫不歸入全宗卷）檔案利用14檔案利用實(shí)例

6、檔案利用15基礎(chǔ)數(shù)字匯編檔案利用16檔案軟件系統(tǒng)使用指南等、檔案軟件系統(tǒng)升級(jí)記錄等檔案管理新技術(shù)應(yīng)用注：以上順序?yàn)橐话愠Ｒ?guī)順序，以后若有新材料增加，其件號(hào)可接續(xù)已編件號(hào)的全宗卷最后一件的件號(hào)續(xù)編件號(hào)?！?6—中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)全宗卷規(guī)范DA/T12－1994（1995年6月12日國家檔案局批準(zhǔn)1995年10月1日實(shí)施）1主題內(nèi)容與適用范圍1.1全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。1.2本規(guī)范規(guī)定了全宗卷的編制原則、主要內(nèi)容和整理、管理方法。1.3本規(guī)范適用于各級(jí)各類檔案館和各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱檔

7、案室）。2引用標(biāo)準(zhǔn)DA/T1-92檔案工作基本術(shù)語GB9705-88文書檔案案卷格式3全宗卷編制原則3.1檔案館（室）對(duì)其所管的每個(gè)全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。3.2全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊(cè)、報(bào)表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。3.3全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點(diǎn)，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。4全宗卷的主要內(nèi)容4.1檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。4