全宗指南編制規(guī)范及示例

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1、【檔案目標(biāo)管理指導(dǎo)文本第三批：檔案編研資料（3-3）】全宗指南編制規(guī)范及示例云浮市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科2007年9月一、全宗指南編制規(guī)范中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)全宗指南編制規(guī)范DA/T14－1994（1995年6月12日國家檔案局批準(zhǔn)1995年10月1日實(shí)施）1主題內(nèi)容與適用范圍1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案全宗指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則。1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執(zhí)行。2全宗指南的編制原則編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)、語言簡練、文字表達(dá)清楚。3全宗指南的結(jié)構(gòu)全宗指南是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情

2、況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結(jié)構(gòu)形式如下：封頁正文a.全宗構(gòu)成者沿革　b.全宗內(nèi)檔案情況簡介　c.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹備注4封頁項(xiàng)目封頁項(xiàng)目包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號。4.1全宗指南名稱4.1.1全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者的名稱(全稱或通用簡稱)加“全宗指南”構(gòu)成。例：北京市計(jì)劃委員會全宗指南4.1.2中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應(yīng)加限定詞。例：1.國民政府教育部全宗指南　　2.民國重慶市民政局全宗指南　　3.國民政府(汪、偽)外交部全宗指南4.禮部(清)全宗指南4.1.3中華人民共和國成

3、立前的個(gè)人全宗，在人名后用圓括號注明所屬年代。例：1.端方(清)全宗指南2.蔣中正(民國)全宗指南3.馮玉祥(民國)全宗指南4.2時(shí)間全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示，必要時(shí)可使用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其—為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于為主者正下方。例：1.1928—1948　　(民國十七——三十七年)　　2.光緒三十二年——宣統(tǒng)三年　　(1906—1911)4.3全宗號本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號。5全宗構(gòu)成者沿革簡介全宗構(gòu)成者沿革簡介由全宗構(gòu)成者名稱、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、

4、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。5.1全宗構(gòu)成者的名稱5.1.1全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內(nèi)。例：中共中央紀(jì)律檢查委員會(中紀(jì)委)5.1.2全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時(shí)間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。5.2時(shí)間全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時(shí)間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。a.全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時(shí)間。b.全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時(shí)間。c.全宗構(gòu)成者上級主管機(jī)關(guān)變更時(shí)間。d.其它所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時(shí)間。5.3主要職

5、能5.3.1全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征5.3.2全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍5.3.3全宗構(gòu)成者的主要工作與任務(wù)5.4隸屬關(guān)系5.4.1全宗構(gòu)成者和其上級主管機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。5.4.2全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級機(jī)關(guān)的組織關(guān)系，業(yè)務(wù)關(guān)系。5.4.3全宗構(gòu)成者上級主管機(jī)關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。5.5全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。5.6　全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。5.6.1檔案構(gòu)成者內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)的名稱。5.6.2全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)正職負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。5.6.

6、3全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)的主要職能。5.6.4全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴(kuò)大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化情況。5.7其它5.7.1涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動。5.7.2全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因。5.8個(gè)人全宗個(gè)人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽(yù)稱號及簡歷。6全宗內(nèi)檔案情況簡介6.1檔案的數(shù)量及保管期限6.2檔案的完整程度6.3檔案的利用價(jià)值及鑒定情況6.4檢索工具的配置情況6.5檔案的整理情況7全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹7.1

7、檔案內(nèi)容與成分介紹的方式以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系結(jié)合問題介紹。7.1.1按組織機(jī)構(gòu)介紹：以組織機(jī)構(gòu)分類的檔案全宗，按機(jī)構(gòu)設(shè)類目分別介紹。7.1.2按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹。7.1.3以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點(diǎn)，結(jié)合問題介紹。7.2檔案內(nèi)容與成分介紹的一般方法7.2.1檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：a.反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的檔案。b.反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。c.涉及具有全國和國際

8、意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科學(xué)價(jià)值的檔案。d.館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。7.2.2需要專門說明的檔案按下列方法介紹：a.指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時(shí)間。b.列出該檔案文件