DAT14-1994全宗指南編制規(guī)范.pdf

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1、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DaiT14-94全宗指南編制規(guī)范1主題內(nèi)容與適用范圍1門本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案全宗指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執(zhí)行。2全宗指南的編制原則編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實，語言簡練、文字表達(dá)清楚。3全宗指南的結(jié)構(gòu)全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結(jié)構(gòu)形式如下:封頁正文a全宗構(gòu)成者沿革b.全宗內(nèi)檔案情況簡介c.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹備注4封頁項目封頁項目包括:全宗指南

2、名稱、時間、全宗號4.1全宗指南名稱4門.1全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者的名稱(全稱或通用簡稱)加“全宗指南”構(gòu)成。例:北京市計劃委員會全宗指南4門2中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應(yīng)加限定詞。例:1國民政府教育部全宗指南2.民國重慶市民政局全宗指南3.國民政府(汪、偽)外交部全宗指南4.禮部(清)全宗指南4.1.3中華人民共和國成立前的個人全宗.在人名后用圓括號注明所屬年代例:1。端方(清)全宗指南z.蔣中正(民國)全宗指南3.馮玉祥(民國)全宗指南4.2時間全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般

3、采用公元紀(jì)年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書干為主者正下方中華人民共和國國家檔案局1995一06一12發(fā)布1995一10一01實施DA/T14一94例:1.1928-1948(民國十七一三十七年)2.光緒三十二年一宣統(tǒng)三年(1906一1911)4.3全宗號本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號5全宗構(gòu)成者沿革簡介全宗構(gòu)成者沿革簡介由全宗構(gòu)成者名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成5.1全宗構(gòu)成者的名

4、稱5.1.1全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內(nèi)例:中共中央紀(jì)律檢查委員會〔中紀(jì)委)5.1.2全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時IM1碩序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。5.2時間全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中a.全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間b.全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間。c，全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)變更時間。d.其它所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間5，3主要職能5.3.1全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征5.12

5、全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍5.3.3全宗構(gòu)成者的主要工作與任務(wù)5.4隸屬關(guān)系541全宗構(gòu)成者和其上級主管機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。5.4.2全宗構(gòu)成者和其重要的直屬卜級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系5.4.3全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中5.5全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時間5卜6全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況5.6，1全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的名稱。5.6.2全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)正職負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、任期時間·，5.6.3全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)

6、的主要職能。5.6.4全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機構(gòu)在各歷史階段的變化情況。57其它5.7.1涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動5.7.2全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因。5.8個人全宗個人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽稱號及簡歷DA/T14一946全宗內(nèi)檔案情況簡介6門檔案的數(shù)量及保管期限62檔案的完整程度6.3檔案的利用價值及鑒定情況6.4檢索工具的配置情況6.5檔案的整理情況了全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與

7、成分介紹7.1檔案內(nèi)容與成分介紹的方式以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系結(jié)合間題介紹了門.1按組織機構(gòu)介紹:以組織機構(gòu)分類的檔案全宗，按機構(gòu)設(shè)類目分別介紹。7.1.2按問題介紹:以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹了.飛3以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點結(jié)合問題介紹7.2檔案內(nèi)容與成分介紹的一般方法7.2.1檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹介紹內(nèi)容包括:a反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的檔案b.反映全宗構(gòu)成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔

8、案c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。d.館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。7.2.2需要專門說明的檔案按下列方法介紹:a.指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時間。b列出該檔案文件的檢索要素。c.對其檔案文件內(nèi)容單獨介紹。7.2.3一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應(yīng)符合下列條件和原則:a.引文有助于闡述文件的內(nèi)容實質(zhì)b.引用原文時不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中