《采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)》PPT課件

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1、第6講采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)一、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)概述二、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析三、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)初始設(shè)置四、采購(gòu)管理與采購(gòu)入庫(kù)處理五、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與應(yīng)付款處理六、賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析教學(xué)目的與要求掌握采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)了解手工采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程掌握計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購(gòu)與付款數(shù)據(jù)處理流程了解采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu)圖掌握計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化、采購(gòu)管理、發(fā)票、結(jié)算與付款處理、賬表輸出等教學(xué)重點(diǎn)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購(gòu)與付款數(shù)據(jù)處理流程計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化、采購(gòu)管理、發(fā)

2、票、結(jié)算與付款處理、賬表輸出等一、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)概述（一）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定（二）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)（三）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo)（一）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定采購(gòu)是企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)按已確定的物資供應(yīng)計(jì)劃，通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。伴隨采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)生，買(mǎi)賣(mài)雙方在采購(gòu)活動(dòng)中由于取得物資與支付貨款在時(shí)間上不一致而產(chǎn)生負(fù)債，即應(yīng)付款也隨之形成。因此，無(wú)論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)與應(yīng)付款業(yè)務(wù)的狀況都會(huì)影響到企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)狀況。由此可見(jiàn)，采購(gòu)與應(yīng)付子

3、系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購(gòu)（原材料、外購(gòu)半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品）或商品的采購(gòu)、付款有關(guān)業(yè)務(wù)處理、計(jì)劃制定、會(huì)計(jì)核算、采購(gòu)與付款控制等業(yè)務(wù)活動(dòng)的子系統(tǒng)。在通用的商品化軟件中，有些將采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)作為一個(gè)子系統(tǒng)，有些將其劃分為兩個(gè)子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，即采購(gòu)子系統(tǒng)和應(yīng)付款子系統(tǒng)允許獨(dú)立。采購(gòu)子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷(xiāo)售子系統(tǒng)共同構(gòu)成分銷(xiāo)系統(tǒng)，應(yīng)付賬款子系統(tǒng)與總賬、應(yīng)收賬款等子系統(tǒng)共同構(gòu)成財(cái)務(wù)系統(tǒng)。無(wú)論系統(tǒng)任何劃分，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)之間都保持密切的聯(lián)系。（二）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)有如下特點(diǎn)：與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣

4、泛數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大數(shù)據(jù)變化頻繁管理要求高通用難度大1.與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)一起使用可以追蹤采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款情況，及時(shí)交款以取得合理折扣和商業(yè)信譽(yù)；與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用可以追蹤存貨的出庫(kù)信息，把握存貨的暢滯信息，從而減少盲目采購(gòu)，避免庫(kù)存積壓，并且可以將采購(gòu)結(jié)算成本自動(dòng)記錄到存貨成本賬中，便于財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)掌握存貨采購(gòu)成本。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大工業(yè)企業(yè)為了滿(mǎn)足生產(chǎn)需求，采購(gòu)大量的物資、材料，這些存貨品種規(guī)格繁多;每一項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映，此外每一個(gè)供應(yīng)商信息、每一筆應(yīng)付款業(yè)務(wù)等需要完整地保存。因此，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)中需要存儲(chǔ)

5、和處理大量數(shù)據(jù)。3.數(shù)據(jù)變化頻繁要保證生產(chǎn)或銷(xiāo)售的順利進(jìn)行，必須經(jīng)常進(jìn)行存貨的采購(gòu)活動(dòng)；每收到一批存貨都需要進(jìn)行入庫(kù)處理；貨款到期要及時(shí)付款等。因此，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當(dāng)高，數(shù)據(jù)變化相當(dāng)頻繁。4.管理要求高采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)要正確地反映采購(gòu)訂貨、驗(yàn)收入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票以及付款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng);嚴(yán)格進(jìn)行采購(gòu)管理。因?yàn)檫^(guò)多的庫(kù)存，會(huì)使企業(yè)產(chǎn)生一系列不良影響;如過(guò)多的庫(kù)存會(huì)產(chǎn)生額外的庫(kù)存管理費(fèi)用;造成資本的僵化，使周轉(zhuǎn)資金緊張;會(huì)因陳舊而變成廢料或削價(jià)出售，導(dǎo)致收益的惡化。因此，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該提供豐富的管理信息和功能，杜絕因

6、管理不善所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過(guò)剩問(wèn)題。5.通用難度大企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程相差較大，采購(gòu)訂單或訂單管理差別較大，有些單位根本沒(méi)有嚴(yán)格的采購(gòu)管理制度。作為采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)不僅要提供通用的采購(gòu)計(jì)單或訂單處理程序，而且還要提供較全面的采購(gòu)與付款管理方法，并融入系統(tǒng)因此，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)通用難度大。（三）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)如下：采購(gòu)訂貨管理采購(gòu)日常業(yè)務(wù)處理應(yīng)付賬款的核算與管理提供核算和管理信息充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙采購(gòu)與應(yīng)付系統(tǒng)及時(shí)、準(zhǔn)確地完成采購(gòu)訂貨管理，反映和監(jiān)督采購(gòu)訂單的制訂審核和執(zhí)行情況及時(shí)、準(zhǔn)確地完

7、成采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)?fù)素?、發(fā)票處理等日常工作。完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過(guò)程，反映和監(jiān)督存貨采購(gòu)交易過(guò)程資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的核算和管理系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)各部門(mén)和管理者提供采購(gòu)與應(yīng)付賬款的各種核算和管理信息，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是INTERNET、EDI電子數(shù)據(jù)交換、電子結(jié)算系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù)，建立無(wú)紙采購(gòu)與應(yīng)付系統(tǒng)。二、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析（一）采購(gòu)與應(yīng)付子系

8、統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程（二）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼（三）數(shù)據(jù)文件（四）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖（一）采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程為了更好地理解計(jì)算機(jī)條件下采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)，首先應(yīng)了解、分析手工條件