董秘實(shí)務(wù)與改制上市工作經(jīng)驗(yàn)交流

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1、董秘實(shí)務(wù)與改制上市工作經(jīng)驗(yàn)交流與互動(dòng)證通電子許忠慈2010年12月1目錄內(nèi)容頁(yè)碼一董秘的定位與職責(zé)3二董秘的素質(zhì)要求8三董秘的工作規(guī)范19四董秘在改制、上市過(guò)程中應(yīng)該關(guān)注的要點(diǎn)24五董秘在改制、上市過(guò)程中的如何發(fā)揮作用３02一、董秘的定位與職責(zé)1、準(zhǔn)確定位n上市公司設(shè)立董秘的目的設(shè)立董事會(huì)秘書制度的主要目的是為了滿足公司上市后的規(guī)范運(yùn)作和監(jiān)管要求，也更多地表為證監(jiān)會(huì)和證券交易所從證券法的角度進(jìn)行規(guī)制。n法律法規(guī)的規(guī)定《公司法》第124條：上市公司設(shè)董事會(huì)秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管，以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜。董事會(huì)秘書為公司的高級(jí)

2、管理人員，對(duì)公司和董事會(huì)負(fù)責(zé)?！蛾P(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》（1994）規(guī)定第15條明確了董事會(huì)秘書為公司的高級(jí)管理人員中國(guó)證監(jiān)會(huì)頒布的《上市公司章程指引》（1997）《上海證券交易所股票上市規(guī)定》（1998）《深圳市證券交易所股票上市規(guī)則》（1997）實(shí)踐工作的定位：公司的對(duì)外發(fā)言人，公司與政府主管部門的指定聯(lián)系人，公司與新聞媒體的窗口，公司股東會(huì)、董事3會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層之間的協(xié)調(diào)人，公司進(jìn)行資本運(yùn)作時(shí)的參與者。一、董秘的定位與職責(zé)2、主要職責(zé)n董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)對(duì)公司和董事會(huì)負(fù)責(zé)，履行如下職責(zé)：n（一）負(fù)責(zé)公司和相關(guān)當(dāng)事人與相關(guān)證券監(jiān)管部門之間的溝通和

3、聯(lián)絡(luò)；n（二）負(fù)責(zé)處理公司信息披露事務(wù)，督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度，促使公司和相關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù)；n（三）協(xié)調(diào)公司與投資者之間的關(guān)系，接待投資者來(lái)訪，回答投資者咨詢，向投資者提供公司信息披露資料；n（四）按照法定程序籌備股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議，準(zhǔn)備和提交有關(guān)會(huì)議文件和資料；n（五）參加董事會(huì)會(huì)議，制作會(huì)議記錄并簽字；n（六）負(fù)責(zé)與公司信息披露有關(guān)的保密工作，制訂保密措施，促使董事、監(jiān)事和其他高級(jí)管理人員以及相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，并在內(nèi)幕信息泄露時(shí)及時(shí)采取補(bǔ)救措施；4一、董秘的定位與職責(zé)2、董秘的職責(zé)n（七）負(fù)責(zé)保管公司股

4、東名冊(cè)、董事和監(jiān)事及高級(jí)管理人員名冊(cè)、控股股東及董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員持有本公司股票的資料，以及股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄等；n（八）協(xié)助董事、監(jiān)事和其他高級(jí)管理人員了解信息披露相關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章的規(guī)定和公司章程的內(nèi)容；n（九）促使董事會(huì)依法行使職權(quán)；在董事會(huì)擬作出的決議違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章的規(guī)定或者公司章程時(shí)，應(yīng)當(dāng)提醒與會(huì)董事，并提請(qǐng)列席會(huì)議的監(jiān)事就此發(fā)表意見；如果董事會(huì)堅(jiān)持作出上述決議，董事會(huì)秘書應(yīng)將有關(guān)監(jiān)事和其個(gè)人的意見記載于會(huì)議記錄；n（十）《公司法》要求履行的其他職責(zé)。5一、董秘的定位與職責(zé)3、董秘的任職資格及程序n董事會(huì)秘書由董事長(zhǎng)提

5、名，經(jīng)董事會(huì)聘任或者解聘。n董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識(shí)，具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品質(zhì)。n具有下列情形之一的人士不得擔(dān)任董事會(huì)秘書：（一）《公司法》第一百四十七條規(guī)定的任何一種情形；（二）最近三年受到過(guò)中國(guó)證監(jiān)會(huì)的行政處罰；（三）最近三年受到過(guò)證券交易所公開譴責(zé)或者三次以上通報(bào)批評(píng)；（四）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（五）本公司認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會(huì)秘書的其他情形。n公司公開發(fā)行股票并上市后，董事會(huì)秘書須經(jīng)過(guò)證券交易所組織的專業(yè)培訓(xùn)和資格考核并取得合格證書，由董事會(huì)聘任，報(bào)證券交易所備案并公告；對(duì)于沒(méi)有合格證書的，須經(jīng)證券交易所認(rèn)可后由董事會(huì)聘任。6一、董

6、秘的定位與職責(zé)4、董秘的履職要求n董事兼任董事會(huì)秘書的，如某一行為需由董事、董事會(huì)秘書分別作出時(shí)，則該兼任董事及公司董事會(huì)秘書的人不得以雙重身份作出。n公司董事會(huì)在聘任董事會(huì)秘書的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)聘任證券事務(wù)代表，協(xié)助董事會(huì)秘書履行職責(zé)。在董事會(huì)秘書不能履行其職責(zé)時(shí)，由證券事務(wù)代表行使其權(quán)利并履行其職責(zé)。n對(duì)董事會(huì)秘書的規(guī)定適用于對(duì)證券事務(wù)代表的管理。n董事會(huì)秘書空缺期間，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)指定一名董事或者高級(jí)管理人員代行董事會(huì)秘書的職責(zé)，同時(shí)盡快確定董事會(huì)秘書的人選。公司指定代行董事會(huì)秘書職責(zé)的人員之前，由董事長(zhǎng)代行董事會(huì)秘書職責(zé)。n董事會(huì)秘書空缺時(shí)間超過(guò)三個(gè)月的，董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)代行董

7、事會(huì)秘書職責(zé)，直至公司聘任新的董事會(huì)秘書。7一、董秘的定位與職責(zé)4、董秘的履職要求n董事會(huì)秘書具有下列情形之一的,公司應(yīng)當(dāng)自相關(guān)事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)將其解聘:（一）本細(xì)則第五條規(guī)定的任何一種情形；（二）連續(xù)三個(gè)月以上不能履行職責(zé)；（三）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，給投資者造成重大損失；（四）違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章的規(guī)定和公司章程，給投資者造成重大損失。n公司董事會(huì)解聘董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具有充分理由，解聘董事會(huì)秘書或董事會(huì)秘書辭職時(shí)，公司董事會(huì)應(yīng)當(dāng)向股東大會(huì)報(bào)告并說(shuō)明原因。8二、董秘的素質(zhì)要求公司法的規(guī)定n