酒店管理會所 酒店集團(tuán)辦公系統(tǒng)信息管理制度

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1、酒店管理會所酒店集團(tuán)辦公系統(tǒng)信息管理制度協(xié)同辦公系統(tǒng)信息管理制度0.0總則0.1目的為了加強(qiáng)公司辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，保障公司辦公自動化系統(tǒng)高效、穩(wěn)定、安全、可靠地運(yùn)行，以達(dá)到提高工作效率的目的，特制定本制度。0.2適用范圍0.2.1本制度的責(zé)任部門【行政部】負(fù)責(zé)對本制度進(jìn)行監(jiān)督、落實(shí)、執(zhí)行、意見收集、改進(jìn)更新、培訓(xùn)和解釋工作。0.2.2本制度的知曉部門/崗位為公司的所有部門、所有崗位。1.0機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.1OA系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)建立三級網(wǎng)絡(luò)信息管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行層層負(fù)責(zé)、雙向管理的體制。分管領(lǐng)導(dǎo)：公司行政副總具體負(fù)責(zé)與組織工作的人員：專項(xiàng)小組長、專項(xiàng)協(xié)調(diào)人員、專項(xiàng)技

2、術(shù)人員具體監(jiān)督和執(zhí)行操作的人員：各部門負(fù)責(zé)人、各部門OA系統(tǒng)協(xié)管員1.2分工職責(zé)1.2.1分管領(lǐng)導(dǎo)?為公司OA系統(tǒng)安全暢通和正常運(yùn)行的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)指導(dǎo)專項(xiàng)小組的工作；?負(fù)責(zé)確定相關(guān)制度措施定案，并督促實(shí)施。共7頁第7頁酒店管理會所酒店集團(tuán)辦公系統(tǒng)信息管理制度?負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)上線內(nèi)容的最終把關(guān)。1.2.2專項(xiàng)協(xié)調(diào)人員?制定OA協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)制度；?組織并部分承擔(dān)公司人員相關(guān)的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)，提高全員保密意識和培養(yǎng)全員使用習(xí)慣；?督促公司具體操作人員嚴(yán)格執(zhí)行OA協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)制度和操作規(guī)程，并加強(qiáng)監(jiān)督；?加強(qiáng)與各部門OA系統(tǒng)協(xié)管員的日常溝通，及時(shí)收集

3、和反饋OA系統(tǒng)上線和使用期間發(fā)現(xiàn)的問題，并追蹤解決。1.2.3專項(xiàng)技術(shù)人員?部分承擔(dān)公司人員相關(guān)的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)；?負(fù)責(zé)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶賬號的派發(fā)和用戶權(quán)限的設(shè)置與管理；?負(fù)責(zé)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)模塊與欄目設(shè)置變更操作的具體執(zhí)行；?負(fù)責(zé)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的日常其它維護(hù)。1.2.4各部門負(fù)責(zé)人?負(fù)責(zé)本部門OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理的監(jiān)督與控制。1.2.5各部門OA系統(tǒng)協(xié)管員（以下簡稱“協(xié)管員”）?熟練掌握系統(tǒng)操作方法，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)本部門人員對系統(tǒng)的應(yīng)用操作；?負(fù)責(zé)本部門人員系統(tǒng)用戶賬號、權(quán)限申請工作；?負(fù)責(zé)本部門的通知、公告、新聞消息等的發(fā)布與管理工作；?負(fù)責(zé)本部

4、門規(guī)范、流程與表格在系統(tǒng)中的增加與變更工作；?負(fù)責(zé)本部門各類電子資料的整理與存檔；?負(fù)責(zé)收集本部門人員在系統(tǒng)使用過程中遇到的問題、意見和建議，提交專項(xiàng)小組協(xié)調(diào)處理。?負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門人員對OA制度嚴(yán)格執(zhí)行與落實(shí)。2.0OA系統(tǒng)用戶帳號和權(quán)限管理辦法2.1帳號管理2.1.1共7頁第7頁酒店管理會所酒店集團(tuán)辦公系統(tǒng)信息管理制度員工賬號由其姓名、工號組成，初始密碼由專項(xiàng)技術(shù)人員統(tǒng)一設(shè)置，員工在接到賬號起用通知后，須在第一時(shí)間更改為自用密碼，并注意保護(hù)。2.1.2各部門進(jìn)行員工賬號的申請創(chuàng)建與關(guān)閉，須由協(xié)管員填寫《協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶賬號/權(quán)限變更申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審

5、核、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專項(xiàng)技術(shù)人員予以辦理，并及時(shí)給申請部門協(xié)管員反饋。2.1.3若員工離職，人力資源部須第一時(shí)間通知專項(xiàng)技術(shù)人員，即時(shí)關(guān)閉該員工用戶帳號，并協(xié)同審計(jì)部對該人員OA系統(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)審計(jì)。2.2權(quán)限變更管理2.2.1員工的初始權(quán)限由專項(xiàng)技術(shù)人員按照該員工所在部門協(xié)管員提交的經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后的《部門操作權(quán)限分配方案》進(jìn)行初始設(shè)置。2.2.2如因員工崗位調(diào)動或職級晉升，產(chǎn)生權(quán)限變更的需求，須相關(guān)協(xié)管員填寫《協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶賬號/權(quán)限變更申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專項(xiàng)技術(shù)人員予以辦理，并及時(shí)給申請部門協(xié)管員反饋。2.3

6、帳號與權(quán)限變更流程3.0OA系統(tǒng)平臺管理辦法3.1系統(tǒng)平臺公司OA系統(tǒng)分為公司與部門兩個(gè)平臺，根據(jù)信息的重要程度和知曉范圍，對兩個(gè)平臺的使用和管理進(jìn)行權(quán)限控制，公司平臺由專項(xiàng)小組進(jìn)行維護(hù)與管理，部門平臺由各部門協(xié)管員進(jìn)行維護(hù)與管理。3.2部門提請新增或修訂公司平臺內(nèi)容3.2.1審批流程新增與修訂程序?各部門根據(jù)業(yè)務(wù)審批需求，繪制線上審批流程圖、制作線上審批表單，由相關(guān)系統(tǒng)協(xié)管員提交《協(xié)同辦公系統(tǒng)信息發(fā)布/修改申請單》。?相關(guān)系統(tǒng)協(xié)管員根據(jù)已審批通過的《協(xié)同辦公系統(tǒng)信息發(fā)布/修改申請單》，首先更新線上審批流程圖，然后在系統(tǒng)中修改審批流程。在修改審批流程前，應(yīng)先

7、將該流程狀態(tài)設(shè)置為“禁用”，在修改完成后再恢復(fù)為“啟用”。共7頁第7頁酒店管理會所酒店集團(tuán)辦公系統(tǒng)信息管理制度3.3部門信息程序3.3.1部門信息可以在系統(tǒng)中“通知公告”模塊發(fā)布。3.3.2部門宣傳與公告需要發(fā)布的部門信息，須部門協(xié)管員提交《協(xié)同辦公系統(tǒng)信息發(fā)布/修改申請單》，按審批程序完成審批后，按照已審批通過的內(nèi)容，錄入和發(fā)布。各部門負(fù)責(zé)人須對發(fā)布內(nèi)容的真實(shí)性與嚴(yán)謹(jǐn)性嚴(yán)格把關(guān)。3.3.3對于各部門職責(zé)范圍內(nèi)與工作相關(guān)的信息，包括會議通知、備忘錄等，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)具有普遍知曉意義，且不損害公司利益的，可由部門協(xié)管員直接錄入和發(fā)布。3.3.4發(fā)布通知公告

8、時(shí)，其格式與字體應(yīng)符合公司要求。原則上2000字以內(nèi)