資料歸檔管理辦法1[1]

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1、資料歸檔管理辦法編制人：-0一一年三月二十二日股份有限公司資料歸檔管理辦法一、公司要有穩(wěn)定的資料管理人員。由于公司工程資料非常多，如果人員變動頻繁，不利于資料的整理與收集。最好是1個資料員一個項目從頭到尾跟進。資料管理要專人專管，其他人員只能借閱，不得保存，不得自行抽取。二、資料管理要有計劃工程建設是一個相對成熟的行業(yè)，其資料整理有比較固定、完善的結(jié)構與內(nèi)容要求，因此可以制定一個資料收集、整理、歸檔、保管的計劃。按現(xiàn)行的有關竣工備案資料規(guī)范要求，編制資料收集計劃，確定編制、收集資料的內(nèi)容、吋間計劃。資料收集時間計劃按工程或者建設進度來收集。一定的階段，有一個規(guī)范規(guī)

2、定的資料收集規(guī)范要求，按要求同步收集，并按規(guī)范收齊全。資料收集計劃要滿足最低的工程竣工備案檔案要求。將計劃收集的資料分為不可缺、正常須收集、可收集、不歸檔的資料來分檔次。三、做好資料收發(fā)登記記錄、臺賬資料的收集、文件的發(fā)放要按時間順序做好記錄。做好文件發(fā)放、收集的日記帳，有利于核查文件的收發(fā)情況和確定相關責任。文件的收發(fā)記錄要記錄收發(fā)編號、收入時間、文件名、文件編號、文件內(nèi)容、發(fā)文單位或收文單位，收發(fā)經(jīng)手人。收、發(fā)需分開記錄。文件收發(fā)臺帳，是按文件收發(fā)日期和收發(fā)順序編號進步分類編碼、摘要、報告說明、文件存放位置說明進行文件描述。文件收發(fā)臺帳可與收發(fā)日記帳一并記錄，

3、但最好是分開記錄。這兩木文件記錄帳順序一致，但用途不同，一個對外，一個對內(nèi)，記錄的內(nèi)容也不相關。文件的收發(fā)要有對內(nèi)對外之分。、將文件信息形成電子文檔使用電腦方便文件管理、進行電子存檔。五、文件的存放將文件按來文單位、工程階段、文件性質(zhì)、秘密等級等分類存放,做到有條理。便于查找六、編制文件的索引編制文件索引有利于引起相關工作人員的重視。工程文件索引相對要切入文件中心主題。七.要積極收取資料在工程過程中，甲方要按竣工檔案所要求的資料將建設各方的資料按工程進度并與工程進度同步收完整。不論是甲方自己的、還是施工方、設計、勘察或監(jiān)理方的，其至是質(zhì)量監(jiān)督站的也要收到手。工程就

4、應該以甲方為中心，資料也應該以甲方為中心。八、在合同談判時，或合同內(nèi)容中要特別說明工程資料的提交與收取義務與責任合同約定要按工程同步提交給甲方所有的施工資料、監(jiān)理資料，不得少交、晚交。并約定資料提交時間和資料遲交、不交的處罰條款。九、資料歸檔說明1、每個項目應該獨立使用一個文件夾（或分1.2.3冊）。2、每個項冃的前期資料應該備紙質(zhì)和電子版各一份。3、歸檔人員將整理好的紙質(zhì)和電子檔案交友公司檔案管理員驗收，合格后由工程部、總工辦、相關業(yè)務人員及負責領導簽收，交由辦公室或項目工程資料員歸檔。4、對電子檔案的要求，歸檔的電子文件應具有完整性、有效性和安全性。移交人及接

5、收人應對之負責，驗收時將：1）檢查電子檔案能否正常被識別、運行并能準確輸出。2）鑒定歸檔電子文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性。3）檢查載體有無病毒，有無劃痕或損傷。