資料歸檔管理辦法1

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1、資料歸檔管理辦法編制人：二0一一年三月二十二日股份有限公司資料歸檔管理辦法一、公司要有穩(wěn)定的資料管理人員。由于公司工程資料非常多，如果人員變動(dòng)頻繁，不利于資料的整理與收集。人員的穩(wěn)定包括不要過于頻繁地更換人員，最好是1個(gè)資料員一個(gè)項(xiàng)目從頭到尾跟進(jìn)。資料管理要專人專管，其他人員只能借閱，不得保存，不得自行抽取。二、資料管理要有計(jì)劃工程建設(shè)是一個(gè)相對(duì)成熟的行業(yè)，其資料整理有比較固定、完善的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要求，因此可以制定一個(gè)資料收集、整理、歸檔、保管的計(jì)劃。按現(xiàn)行的有關(guān)竣工備案資料規(guī)范要求，編制資料收集計(jì)劃，

2、確定編制、收集資料的內(nèi)容、時(shí)間計(jì)劃。資料收集時(shí)間計(jì)劃按工程或者建設(shè)進(jìn)度來(lái)收集。一定的階段，有一個(gè)規(guī)范規(guī)定的資料收集規(guī)范要求，按要求同步收集，并按規(guī)范收齊全。資料收集計(jì)劃要滿足最低的工程竣工備案檔案要求。將計(jì)劃收集的資料分為不可缺、正常須收集、可收集、不歸檔的資料來(lái)分檔次。三、做好資料收發(fā)登記記錄、臺(tái)賬資料的收集、文件的發(fā)放要按時(shí)間順序做好記錄。做好文件發(fā)放、收集的日記帳，有利于核查文件的收發(fā)情況和確定相關(guān)責(zé)任。文件的收發(fā)記錄要記錄收發(fā)編號(hào)、收入時(shí)間、文件名、文件編號(hào)、文件內(nèi)容、發(fā)文單位或收文單位，收發(fā)

3、經(jīng)手人。收、發(fā)需分開記錄。文件收發(fā)臺(tái)帳，是按文件收發(fā)日期和收發(fā)順序編號(hào)進(jìn)步分類編碼、摘要、報(bào)告說明、文件存放位置說明進(jìn)行文件描述。文件收發(fā)臺(tái)帳可與收發(fā)日記帳一并記錄，但最好是分開記錄。這兩本文件記錄帳順序一致，但用途不同，一個(gè)對(duì)外，一個(gè)對(duì)內(nèi)，記錄的內(nèi)容也不相關(guān)。文件的收發(fā)要有對(duì)內(nèi)對(duì)外之分。四、將文件信息形成電子文檔使用電腦方便文件管理、進(jìn)行電子存檔。五、文件的備份與復(fù)制重要文件和備案文件，一定要制作副本和復(fù)制件，副本和復(fù)制件用來(lái)傳閱和日常使用。六、文件的存放將文件按來(lái)文單位、工程階段、文件性質(zhì)、秘密等

4、級(jí)等分類存放，做到有條理。便于查找七、編制文件的索引編制文件索引有利于引起相關(guān)工作人員的重視。工程文件索引相對(duì)要切入文件中心主題。八、要積極收取資料在工程過程中，甲方要按竣工檔案所要求的資料將建設(shè)各方的資料按工程進(jìn)度并與工程進(jìn)度同步收完整。不論是甲方自己的、還是施工方、設(shè)計(jì)、勘察或監(jiān)理方的，甚至是質(zhì)量監(jiān)督站的也要收到手。工程就應(yīng)該以甲方為中心，資料也應(yīng)該以甲方為中心。九、在合同談判時(shí)，或合同內(nèi)容中要特別說明工程資料的提交與收取義務(wù)與責(zé)任合同約定要按工程同步提交給甲方所有的施工資料、監(jiān)理資料，不得少交、

5、晚交。并約定資料提交時(shí)間和資料遲交、不交的處罰條款。十、資料歸檔說明1、每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該獨(dú)立使用一個(gè)文件夾（或分1.2.3冊(cè)）。2、每個(gè)項(xiàng)目的前期資料應(yīng)該備紙質(zhì)和電子版各一份。3、歸檔人員將整理好的紙質(zhì)和電子檔案交友公司檔案管理員驗(yàn)收，合格后由工程部、總工辦、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽收，交由辦公室或項(xiàng)目工程資料員歸檔。4、對(duì)電子檔案的要求，歸檔的電子文件應(yīng)具有完整性、有效性和安全性。移交人及接收人應(yīng)對(duì)之負(fù)責(zé)，驗(yàn)收時(shí)將：1）檢查電子檔案能否正常被識(shí)別、運(yùn)行并能準(zhǔn)確輸出。2）鑒定歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和

6、系統(tǒng)性。3）檢查載體有無(wú)病毒，有無(wú)劃痕或損傷。