監(jiān)理資料歸檔管理辦法

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1、業(yè)務(wù)文件資料歸檔管理辦法（暫行）1、為了加強公司業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)建設(shè)部頒發(fā)的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319－2000）,《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50308－2001），特制定此辦法。2、本辦法適用于公司各監(jiān)理部承攬的工程監(jiān)理（包括與其他單位合作監(jiān)理項目）、項目管理。監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容3、監(jiān)理檔案按《建筑工程資料管理規(guī)程》要求，分為兩類：第一類為監(jiān)理管理資料；其中包括：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細則；監(jiān)理月報；監(jiān)理會議紀(jì)要（包括專題會議紀(jì)要）；監(jiān)理工作日志；項目監(jiān)理部制訂的管

2、理辦法及制度;監(jiān)理工作總結(jié)（專題、階段和竣工總結(jié)）；獲獎證書。第二類為監(jiān)理工作記錄；其中包括，工程技術(shù)文件報審表；施工測量放線報驗表；施工進度計劃報審表；工程物資進場報驗表；工程動工報審表；分包單位資質(zhì)報審表；分項/分部工程施工報驗表；工程復(fù)工報審表；月工程進度款報審表；工程變更費用報審表；費用索賠申請表；工程款支付申請表；工程延期申請表；監(jiān)理通知及回復(fù)單；監(jiān)理抽驗記錄；不合格項處置記錄；工程暫停令；工程延期審批表；費用索賠審批表；工程款支付證書；旁站監(jiān)理記錄；質(zhì)量事故報告及處理資料；見證取樣備案文件；單位工程竣工預(yù)驗收報

3、驗單；竣工移交證書；工程質(zhì)量評估報告及工作聯(lián)系單，工程變更單等。10監(jiān)理檔案組卷原則4、監(jiān)理管理資料類，按類型分別組卷的原則。（1）、綜合卷：是由函概整個工程項目全貌的重要文件組成。 其中包括：項目案卷總目錄（必須裝訂）； 監(jiān)理招標(biāo)文件，中標(biāo)文件；授權(quán)委托書； 合同評審、監(jiān)理合同、協(xié)議（必須正本）； 總監(jiān)任命書（必須原件）； 監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實施細則； 項目監(jiān)理部制訂的管理辦法及制度； 項目監(jiān)理人員名單，分工及進場時間表； 監(jiān)理工作總結(jié)（專題、階段和竣工總結(jié)等）； 竣工移交證書； 工程質(zhì)量評估報告；獲獎證書等； 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊

4、。（2）、監(jiān)理月報（3）、監(jiān)理會議紀(jì)要（包括專題會議紀(jì)要）。 （4）、監(jiān)理工作日志等。 5、監(jiān)理工作記錄類：是分別以單位工程（具備獨立施工條件并能形成獨立使用功能的建筑物）為組卷單位；以主要工程在先，附屬工程在后為原則。每個單位工程則按專業(yè)或建筑部位形成的資料分別組卷。 10檔案組卷的要求 6、每個工程項目的組卷排序以綜合卷為首卷。然后按監(jiān)理管理資料類，監(jiān)理工作記錄類依次排卷。7、如某項資料未發(fā)生時，可不立卷，卷內(nèi)資料少時相關(guān)的文件可進行并卷，并卷后的案卷題名并列；并卷后的資料可采用“分目錄”分別登記，并用“卷內(nèi)目錄”登記

5、“分目錄”的種類；卷內(nèi)資料較多時可組多卷。 8、檔案盒內(nèi)以封面、目錄、文件資料、備考表為序組卷。 9、卷內(nèi)文件資料按發(fā)生的時間順序排序。（先發(fā)生的放在上面）。 檔案組卷質(zhì)量要求 10、歸檔資料必須真實反映業(yè)務(wù)過程中的實際情況，必須完整、準(zhǔn)確；案卷力求美觀、整潔，如有破損的應(yīng)裱糊整齊。11、監(jiān)理檔案應(yīng)以原件組卷存檔，在不能使用原件時，可用復(fù)印件，并說明原件的存放處。 12、工程資料應(yīng)采用打印形式，手工鑒字；鑒字必須用黑色水筆填寫，打印紙一律采用70gA4紙。 13、對于國家及北京市重點工程項目，要求采用縮微制品的檔案，必須按

6、國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進行制作。14、文件類可不裝訂。 15、各種表格、資料類必須裝訂成冊，裝訂時要剔除金屬物，需用棉線，在左側(cè)裝訂。 10業(yè)務(wù)檔案的移交 16、監(jiān)理檔案應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)整理組卷，由監(jiān)理部總監(jiān)工程師審查后送公司工程部審閱并簽字，然后向檔案室移交，并填寫《監(jiān)理檔案交接登記薄》。檔案的保存期限與銷毀17、檔案的保存期限。（1）綜合卷長期保存。 （2）監(jiān)理管理資料及工作記錄的保存期為工程竣工后5年。 （3）項目管理資料及工作記錄的保存期為項目完成后5年。 （4）咨詢、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)資料保存期為10年。18、檔案的銷

7、毀超過保存期的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)后銷毀，并保存銷毀記錄。 10監(jiān)理檔案管理用樣表附件1工程監(jiān)理檔案項目名稱：案卷題名：編制單位：總監(jiān)理工程師：編制日期：自年月起至年月止保管期限：密級：檔號：共冊第冊10檔號本欄由公司檔案室在歸檔時填寫工程名稱填寫項目總名稱及單位工程名稱監(jiān)理資料按有關(guān)監(jiān)理規(guī)程或規(guī)范的要求分類;質(zhì)量體系記錄為一類。類別案卷題目填寫：1、表格名稱和代號。2、卷內(nèi)資料起止時間（必要時）。3、卷內(nèi)資料起止編號（必要時）。4、分專業(yè)或分部工程（必要時）。分承包單位（特大型工程適用）。共冊第冊本欄由公司檔案室

8、在歸檔時填寫檔號工程名稱新建區(qū)二期工程商業(yè)回遷樓類別監(jiān)理工作記案卷題目分部項工程施工報驗表G7-1(土建三)共冊第冊附件2工程案卷脊簽樣式示例：字體要工整，字跡要清晰。一律使用黑筆填寫。10案卷總目錄冊號責(zé)任人案卷題名目錄備注10卷內(nèi)目錄序號文件材料題名原編字號編制單位日期頁數(shù)備注10工程資料卷內(nèi)備考表