監(jiān)理資料歸檔管理辦法

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1、業(yè)務(wù)文件資料歸檔管理辦法（暫行）1、為了加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)建設(shè)部頒發(fā)的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319－2000）,《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50308－2001），特制定此辦法。2、本辦法適用于公司各監(jiān)理部承攬的工程監(jiān)理（包括與其他單位合作監(jiān)理項(xiàng)目）、項(xiàng)目管理。監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容3、監(jiān)理檔案按《建筑工程資料管理規(guī)程》要求，分為兩類：第一類為監(jiān)理管理資料；其中包括：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理月報(bào)；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要（包括專題會(huì)議紀(jì)要）；監(jiān)理工作日志；項(xiàng)目監(jiān)理部制訂的管

2、理辦法及制度;監(jiān)理工作總結(jié)（專題、階段和竣工總結(jié)）；獲獎(jiǎng)證書。第二類為監(jiān)理工作記錄；其中包括，工程技術(shù)文件報(bào)審表；施工測量放線報(bào)驗(yàn)表；施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表；工程物資進(jìn)場報(bào)驗(yàn)表；工程動(dòng)工報(bào)審表；分包單位資質(zhì)報(bào)審表；分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)驗(yàn)表；工程復(fù)工報(bào)審表；月工程進(jìn)度款報(bào)審表；工程變更費(fèi)用報(bào)審表；費(fèi)用索賠申請(qǐng)表；工程款支付申請(qǐng)表；工程延期申請(qǐng)表；監(jiān)理通知及回復(fù)單；監(jiān)理抽驗(yàn)記錄；不合格項(xiàng)處置記錄；工程暫停令；工程延期審批表；費(fèi)用索賠審批表；工程款支付證書；旁站監(jiān)理記錄；質(zhì)量事故報(bào)告及處理資料；見證取樣備案文件；單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)

3、驗(yàn)單；竣工移交證書；工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及工作聯(lián)系單，工程變更單等。10監(jiān)理檔案組卷原則4、監(jiān)理管理資料類，按類型分別組卷的原則。（1）、綜合卷：是由函概整個(gè)工程項(xiàng)目全貌的重要文件組成。 其中包括：項(xiàng)目案卷總目錄（必須裝訂）； 監(jiān)理招標(biāo)文件，中標(biāo)文件；授權(quán)委托書； 合同評(píng)審、監(jiān)理合同、協(xié)議（必須正本）； 總監(jiān)任命書（必須原件）； 監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則； 項(xiàng)目監(jiān)理部制訂的管理辦法及制度； 項(xiàng)目監(jiān)理人員名單，分工及進(jìn)場時(shí)間表； 監(jiān)理工作總結(jié)（專題、階段和竣工總結(jié)等）； 竣工移交證書； 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；獲獎(jiǎng)證書等； 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)

4、。（2）、監(jiān)理月報(bào)（3）、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要（包括專題會(huì)議紀(jì)要）。 （4）、監(jiān)理工作日志等。 5、監(jiān)理工作記錄類：是分別以單位工程（具備獨(dú)立施工條件并能形成獨(dú)立使用功能的建筑物）為組卷單位；以主要工程在先，附屬工程在后為原則。每個(gè)單位工程則按專業(yè)或建筑部位形成的資料分別組卷。 10檔案組卷的要求 6、每個(gè)工程項(xiàng)目的組卷排序以綜合卷為首卷。然后按監(jiān)理管理資料類，監(jiān)理工作記錄類依次排卷。7、如某項(xiàng)資料未發(fā)生時(shí)，可不立卷，卷內(nèi)資料少時(shí)相關(guān)的文件可進(jìn)行并卷，并卷后的案卷題名并列；并卷后的資料可采用“分目錄”分別登記，并用“卷內(nèi)目錄”登記

5、“分目錄”的種類；卷內(nèi)資料較多時(shí)可組多卷。 8、檔案盒內(nèi)以封面、目錄、文件資料、備考表為序組卷。 9、卷內(nèi)文件資料按發(fā)生的時(shí)間順序排序。（先發(fā)生的放在上面）。 檔案組卷質(zhì)量要求 10、歸檔資料必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)過程中的實(shí)際情況，必須完整、準(zhǔn)確；案卷力求美觀、整潔，如有破損的應(yīng)裱糊整齊。11、監(jiān)理檔案應(yīng)以原件組卷存檔，在不能使用原件時(shí)，可用復(fù)印件，并說明原件的存放處。 12、工程資料應(yīng)采用打印形式，手工鑒字；鑒字必須用黑色水筆填寫，打印紙一律采用70gA4紙。 13、對(duì)于國家及北京市重點(diǎn)工程項(xiàng)目，要求采用縮微制品的檔案，必須按

6、國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作。14、文件類可不裝訂。 15、各種表格、資料類必須裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)要剔除金屬物，需用棉線，在左側(cè)裝訂。 10業(yè)務(wù)檔案的移交 16、監(jiān)理檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)整理組卷，由監(jiān)理部總監(jiān)工程師審查后送公司工程部審閱并簽字，然后向檔案室移交，并填寫《監(jiān)理檔案交接登記薄》。檔案的保存期限與銷毀17、檔案的保存期限。（1）綜合卷長期保存。 （2）監(jiān)理管理資料及工作記錄的保存期為工程竣工后5年。 （3）項(xiàng)目管理資料及工作記錄的保存期為項(xiàng)目完成后5年。 （4）咨詢、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)資料保存期為10年。18、檔案的銷

7、毀超過保存期的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)后銷毀，并保存銷毀記錄。 10監(jiān)理檔案管理用樣表附件1工程監(jiān)理檔案項(xiàng)目名稱：案卷題名：編制單位：總監(jiān)理工程師：編制日期：自年月起至年月止保管期限：密級(jí)：檔號(hào)：共冊(cè)第冊(cè)10檔號(hào)本欄由公司檔案室在歸檔時(shí)填寫工程名稱填寫項(xiàng)目總名稱及單位工程名稱監(jiān)理資料按有關(guān)監(jiān)理規(guī)程或規(guī)范的要求分類;質(zhì)量體系記錄為一類。類別案卷題目填寫：1、表格名稱和代號(hào)。2、卷內(nèi)資料起止時(shí)間（必要時(shí)）。3、卷內(nèi)資料起止編號(hào)（必要時(shí)）。4、分專業(yè)或分部工程（必要時(shí)）。分承包單位（特大型工程適用）。共冊(cè)第冊(cè)本欄由公司檔案室

8、在歸檔時(shí)填寫檔號(hào)工程名稱新建區(qū)二期工程商業(yè)回遷樓類別監(jiān)理工作記案卷題目分部項(xiàng)工程施工報(bào)驗(yàn)表G7-1(土建三)共冊(cè)第冊(cè)附件2工程案卷脊簽樣式示例：字體要工整，字跡要清晰。一律使用黑筆填寫。10案卷總目錄冊(cè)號(hào)責(zé)任人案卷題名目錄備注10卷內(nèi)目錄序號(hào)文件材料題名原編字號(hào)編制單位日期頁數(shù)備注10工程資料卷內(nèi)備考表