紫光檔案管理系統(tǒng)各模塊功能介紹2012

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1、檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目技術(shù)協(xié)議紫光電子檔案管理系統(tǒng)功能介紹1軟件功能清單根據(jù)甲方對檔案管理的需求，乙方提供的紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009主要實(shí)現(xiàn)如下功能：◆系統(tǒng)設(shè)置◆權(quán)限設(shè)置◆文件管理◆收集整編◆檔案管理◆檔案檢索◆借閱管理◆報(bào)表管理◆銷毀模塊◆統(tǒng)計(jì)管理◆綜合管理◆開發(fā)利用◆光盤制作◆數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換◆WEB檢索系統(tǒng)◆文件掃描處理模塊2功能介紹2.1系統(tǒng)設(shè)置紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009能夠建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構(gòu)：自定義檔案類型。用戶可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的檔案類型。2.2權(quán)限設(shè)置紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009可使檔案管理人員通過該模塊對網(wǎng)

2、上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時(shí)賦權(quán)。同時(shí)可以按照角色的方式對用戶權(quán)限進(jìn)行管理，方便賦權(quán)。2.3文件管理各部門兼職檔案員可以通過該模塊整理檔案、掃描文件，將歸檔文件進(jìn)行移交到收集整編模塊，進(jìn)行預(yù)歸檔管理。2.4收集整編紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009收集整編—4—檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目技術(shù)協(xié)議系統(tǒng)支持對各類文件信息的歸檔整理、這些信息包括公文、從OA、PDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集的預(yù)歸檔信息等；系統(tǒng)支持多點(diǎn)立卷，即可以由各個(gè)業(yè)務(wù)職能處室通過本系統(tǒng)獨(dú)立進(jìn)行立卷歸檔；系

3、統(tǒng)支持改革后的文書處理立卷整理規(guī)則。用戶提交到檔案的文件可以通過本單位的OA（辦公自動(dòng)化）或手工的方式送到未歸檔庫中，成為待整理的文件，待整理文件的錄入信息已在OA或DPM系統(tǒng)過程中形成或由提交人員錄入，不同的用戶只能看到自己提交的文件。系統(tǒng)提供保管期限、分類表維護(hù)功能，在此模塊中對文件設(shè)置分類、并定義好保管期限、歸屬的“目錄號”設(shè)定好歸檔范圍關(guān)鍵詞，在歸檔時(shí)系統(tǒng)會(huì)智能解析文件標(biāo)題，自動(dòng)分類、鑒定并形成目錄號，自動(dòng)分類技術(shù)和立卷歸檔以及檔案模板中字段值設(shè)置等功能結(jié)合起來，使智能、快速歸檔成為可能。2.1檔案管理此部分是綜合檔案管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)均在于此。用戶可以

4、在電子檔案數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行報(bào)表輸出、查、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理、檔案銷毀、檔案丟失找回、庫房實(shí)體管理等電子化、網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)管理。紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009可以使檔案管理人員通過使用檔案管理模塊，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接。在此處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。并且能夠?qū)崿F(xiàn)批量掛接功能。對于保密要求高的檔案原文可以通過選擇傳輸路徑，將其存儲(chǔ)到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。具有隨時(shí)掃描及單份文件引入功能，錄入時(shí)有信息攜帶功能。文件錄入后能自動(dòng)生成案卷，且案卷中的份數(shù)、日期等信息由卷內(nèi)文件形成,錄入后的案

5、卷能自動(dòng)排序。具有特殊文字符號錄入功能。2.2檔案檢索紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009的用戶可按：分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用對用戶來講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對用戶庫和日志庫也可進(jìn)行組合檢索，并隨時(shí)可以打印檢索結(jié)果。提供如條件檢索、高級檢索、分類檢索、跨庫檢索、全文檢索、遞進(jìn)式檢索等各種檢索方式進(jìn)行檔案查詢。在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。2.3借閱管理檔案的價(jià)值在于利用，檔案人員不僅要管好檔案，更要用好檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，只有這樣，檔案工作才會(huì)受到足夠的重視和

6、支持。查、借閱管理功能分為實(shí)體檔案的查、借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能包括：查、借閱登記、實(shí)體歸還、續(xù)借、催還管理、查、借閱統(tǒng)計(jì)、檢索利用統(tǒng)計(jì)?！?—檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目技術(shù)協(xié)議紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009中的借閱管理主要是面向紙介質(zhì)檔案的利用。功能包括：借閱、歸還和催還，并打印借閱單和催還單。還可以對用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計(jì)和打印。借閱管理分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索統(tǒng)計(jì)。2.1報(bào)表管理紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009的用戶通過該系統(tǒng)，不僅能夠完成檔案工作所需

7、的任意報(bào)表的設(shè)計(jì)和打印工作，報(bào)表可以靈活調(diào)整，包括打印的行數(shù)、字體類型及大小、打印內(nèi)容、分頁打印控制規(guī)則等。通過系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能來打印和統(tǒng)計(jì)各種檔案數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)可以靈活的定義統(tǒng)計(jì)項(xiàng)和檢索條件等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以對電子檔案庫所有檔案類型下的工程項(xiàng)目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。定制各種檔案類型（科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、錄音、錄像、照片、圖書、光盤等）的必備報(bào)表：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、卷盒脊背、案卷封面、移交