文檔編輯的技巧

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1、用樣式設(shè)置標(biāo)題格式樣式就是一組已經(jīng)命名的字符格式或段落格式。樣式的方便之處在于可以把它應(yīng)用于一個段落或者段落中選定的字符中，按照樣式定義的格式，能批量地完成段落或字符格式的設(shè)置。樣式分為內(nèi)置樣式和自定義樣式。設(shè)置新的格式前最好先清除原來的格式，方法是選擇要清除格式的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊右鍵在“樣式”下選擇“清除格式”菜單。選擇要設(shè)置為標(biāo)題1格式的標(biāo)題，如果需要修改樣式見圖中紅色標(biāo)記。設(shè)置同級標(biāo)題很簡單，選中剛才設(shè)置的標(biāo)題1標(biāo)題，然后點(diǎn)擊“開始”->“剪貼板”標(biāo)簽中的“格式刷”按鈕，把其他為標(biāo)題1格式的標(biāo)題刷一

2、遍。設(shè)置標(biāo)題2格式的標(biāo)題，選中要設(shè)置為標(biāo)題2的標(biāo)題，選擇“開始”->“樣式”中的“標(biāo)題2”樣式，此時會自動生成標(biāo)題2樣式的標(biāo)題，如果需要修改參考上一步。想一想做一做：請修改標(biāo)題1，黑體，四號，段前、段后0.5行，單倍行距新建樣式“論文正文”，要求：論文正文的格式為“五號、仿宋”，多倍行距1.25字行，首行縮進(jìn)2個字符，并將“論文正文”樣式應(yīng)用于論文正文中。多級編號對于一篇較長的文檔，需要使用多種級別的標(biāo)題編號，如第一章、1.1、1.1.1或一、（一）、1、（1）等等。如果手工加入編號，一旦對章節(jié)進(jìn)行了增

3、刪或移動，就需要修改相應(yīng)的編號。那么，如何能使標(biāo)題編號隨章節(jié)的改變而自動調(diào)整呢？這就要用自動設(shè)置多級編號的方法來實現(xiàn)。我們以第1級編號為例。單擊“標(biāo)題1”樣式的下拉按鈕，選擇“修改”命令；在“修改樣式”對話框中，單擊“格式”按鈕，從中選擇“編號”命令。如何插入分節(jié)符通常前言、目錄、正文等部分設(shè)置了不同的頁眉和頁腳，如封面、目錄等部分沒有頁眉，而正文部分設(shè)置了奇偶頁不同的頁眉和頁腳；目錄部分的頁碼編號的格式為“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”，而正文部分的頁碼編號的格式為“1、2、3、…”。如果直接設(shè)置頁眉頁腳，則所有的

4、頁眉頁腳都是一樣的。那么如何為不同的部分設(shè)置不同的頁眉頁腳呢？所謂“節(jié)”就是Word用來劃分文檔的一種方式。之所以引入“節(jié)”的概念，是為了實現(xiàn)在同一文檔中設(shè)置不同的頁面格式，如不同的頁眉頁腳、不同的頁碼、不同的頁邊距、不同的頁面邊框、不同的分欄等。建立新文檔時，Word將整篇文檔視為一節(jié)，此時，整篇文檔只能采用統(tǒng)一的頁面格式。為了在同一文檔中設(shè)置不同的頁面格式就必須將文檔劃分為若干節(jié)。節(jié)可小至一個段落，也可大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識，在大綱視圖中分節(jié)符是兩條橫向平行虛線。論文按封面、摘要部分、目錄部分

5、、正文、參考文獻(xiàn)等部分。在每一部分結(jié)束之后分別插入“分節(jié)符”。在“頁面布局”選項卡中，選擇“分隔符”中的“分節(jié)符”（下一頁）。分頁符文檔的任意位置強(qiáng)制分頁，使分頁符后邊的內(nèi)容轉(zhuǎn)到新的一頁。使用分頁符分頁不同于文檔自動分頁，分頁符前后文檔始終處于兩個不同的頁面中，不會隨著字體、版式的改變合并為一頁。第一種方法：將插入點(diǎn)定位到需要分頁的位置。切換到“頁面布局”功能區(qū)。在“頁面設(shè)置”分組中單擊“分隔符”按鈕，并在打開的“分隔符”下拉列表中選擇“分頁符”選項。第二種方法：將插入點(diǎn)定位到需要分頁的位置。切換到“插

6、入”功能區(qū)。在“頁”分組中單擊“分頁”按鈕即可。第三種方法：將插入點(diǎn)定位到需要分頁的位置。按下Ctrl+Enter組合鍵插入分頁符。目錄的自動生成域是一種特殊的代碼，用來指示W(wǎng)ord在文檔中插入某些特定的內(nèi)容或自動完成某些復(fù)雜的功能。域的最大優(yōu)點(diǎn)是可以根據(jù)文檔的改動或其他有關(guān)因素的變化而自動更新。例如，生成目錄后，目錄中的頁碼會隨著頁面的增減而產(chǎn)生變化，可通過更新域來自動修改頁碼。目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地了解文檔的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，并快速定位需要查詢的內(nèi)容。目錄通常由兩部分組成

7、：左側(cè)的目錄標(biāo)題和右側(cè)標(biāo)題所對應(yīng)的頁碼。目錄是長文檔必不可少的組成部分，由文章的標(biāo)題和頁碼組成。手工添加目錄既麻煩又不利于以后的編輯修改。但是，在完成樣式及多級編號設(shè)置的基礎(chǔ)上，巧用樣式可以快速生成目錄。輸入文本“目錄”并將格式設(shè)置為“居中、小二、黑體”?！耙谩边x項卡下選擇“目錄”選項卡，選擇“插入目錄”；在“顯示級別”中選擇“3”，單擊“確定”按鈕。頁眉頁眉和頁腳是頁面的兩個特殊區(qū)域，位于文檔中每個頁面邊距（頁邊距：頁面上打印區(qū)域之外的空白空間）的頂部和底部區(qū)域。通常諸如文檔標(biāo)題、頁碼、單位信息等需

8、打印在文檔的頁眉或頁腳上。添加頁眉要求：封面、摘要和目錄頁上沒有頁眉；從論文正文開始設(shè)置頁眉，其中：奇數(shù)頁的頁眉為單位名稱；偶數(shù)頁的頁眉為章名。頁眉怎樣刪除橫線第一種方法：選中頁眉中的文字，在“開始”選項卡中“樣式”里選擇“正文”樣式即可。第二種方法：選中頁眉中的文字，在“開始”選項卡的“段落”區(qū)域中邊框下拉按鈕中選擇“無框線”。第三種方法：修改頁眉的樣式來去掉黑色下劃線。選中頁眉文字，然后右鍵單擊，選擇“樣式-將所選內(nèi)容包成為新快速樣式”