【精品】歸檔管理辦法

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1、浙江中馬機(jī)械有限公司文件資料歸檔管理辦法ZM/QD4.2.3-2A1目的加強(qiáng)檔案的綜合管理，為本公司的經(jīng)營(yíng)管理決策提供依據(jù)，確保公司各類(lèi)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全與得到有效的利用，從而更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益。2適用范圍適用于公司各類(lèi)產(chǎn)品、科技、基建、設(shè)備、儀器儀表、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、聲像、電子媒體、黨政工團(tuán)以及人事檔案的管理。3職責(zé)3.1綜合檔案室是負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理歸口部門(mén)。3.2各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理。4文件材料的形成和歸檔4.1文件材料的形成、積累、整理

2、和歸檔要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作和文書(shū)處理程序。4.2公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的科技文件材料，包括膠片、照片、錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁卡等，市產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。4.3公司文件材料歸檔的基本要求：①歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、科技、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。①歸檔的文件材料必須完整。②歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。4.4本公司文件材料的歸檔范圍主要有以下兒個(gè)方面：4.4.1產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的

3、圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件資料。3.4.2經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面：有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶(hù)服務(wù)工作中形成的文件材料等。4.4.3設(shè)備儀器方面：有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。4.4.4技術(shù)管理方面：有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、壞保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材

4、料。4.4.5計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面：有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。4.4.6物資供應(yīng)方面：有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。4.4.7勞動(dòng)工資方面：有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。4.4.8財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。4.4.9教育培訓(xùn)方面：有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。4.4.10黨、政、工、團(tuán)工作方面：有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件資料

5、，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。4.4.11科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面：按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4.12其他方面。4.5歸檔時(shí)間4.5.1產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成案卷，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室歸檔。4.5.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料按照案卷，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室歸檔。4.6歸檔份數(shù):各類(lèi)文件材料一般一式一份，比較重耍的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)

6、增加歸檔份數(shù)。4.7公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入公司有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。4.8公司產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必須由檔案部門(mén)參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。4.9公司產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng)，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容，綜合檔案室不簽署意見(jiàn)不得中報(bào)成果。4.10公司新購(gòu)設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，設(shè)備管理部門(mén)及

7、有關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)必須會(huì)同綜合檔案室檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔。4.11公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件資料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及吋向綜合檔案室歸檔。4.12公司綜合檔案室要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。5檔案管理5.1公司建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，列入考評(píng)范圍，并實(shí)施獎(jiǎng)懲辦法。5.2檔案分類(lèi)5.2.1根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法。5.2.2分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。5.2.3企

8、業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類(lèi)中統(tǒng)一編號(hào)。5.2.4常用的分類(lèi)有：（1）按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)；（2）按設(shè)備型號(hào)分類(lèi)；（3）按科研課題分類(lèi)；（4）按工程項(xiàng)目分類(lèi)；（5）按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)；（6）按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)；（7）按時(shí)間分類(lèi)；5.3檔案編目與編制檢索工具5.3.1要編制檔案總冃錄、檔案分類(lèi)冃錄、底圖冃錄和保管部門(mén)冃錄。5.3.2耍根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方法按照國(guó)家有