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《淺議電子檔案管理存在問題及對策》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、淺議電子檔案管理存在問題及對策［關(guān)鍵詞］電子檔案;管理;問題;對策電子檔案是指人們在各種活動中，以電子計算機為工具,實施辦公自動化系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件信息。這些信息通過電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心根據(jù)國家有關(guān)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加工、整理，轉(zhuǎn)化成為檔案O隨著電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程（即形成階段、管理階段、處置階段），傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)逐步無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，辦公自動化的不斷深入，將會實現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下
2、鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用。因此,對電子文件實行檔案化管理成為一個必然的趨勢。這就給我們帶來了新的問題。一、電子檔案管理中存在的問題電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的,不僅內(nèi)容易于變化,而且還可以存儲在不同的載體上，人們無法從它所包含的內(nèi)容、形式和載體特征來確定它的原始性性。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1?電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，目前雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但它的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是很大，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。2?如果計算機出現(xiàn)“
3、燕客”問題、遇到病毒問題或者其他方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。3?電子文件的形成作者不能向制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個文件夾將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個文件夾可以在眾多的計算機上顯示出來，也可被其他人拷貝到他的計算機存儲器上，無法區(qū)別其中哪個是“原件”,哪個是“復(fù)制件”。4.計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)閮?nèi)容。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的不
4、相同。5?電子文件不再具有固定的存儲載體,根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。6?電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。7?電子文件上體現(xiàn)的文件蓋章或親筆簽名，都是電子編寫形成的，因此，也就無法確定印章或簽署的文件是否為原件。二、應(yīng)采取的主要對策針對上述電子檔案管理中存在的問題，應(yīng)主要從以下幾個方面采取措施:I?不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的
5、方法是不同的,如必要時，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器上，拷貝到可脫機的存儲載體上或者刻錄成光盤或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由本單位的檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。2?健全電子文件管理的檢查審核制度。根據(jù)《電子公文傳輸管理暫行辦法》「電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對本單位的文書、檔案管理部門進(jìn)行檢查,重點檢查歸檔文件是
6、否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求。3?規(guī)范公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定專人或部門，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu),盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留,不可任意進(jìn)行刪除處理，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范處理和控制。4?加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理。要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為本單位的檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級
7、,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上,要進(jìn)一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17°C-20°C,相對濕度保持在35%-40%,同時強化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。5?除此之外還應(yīng)該重視電子文件管理人員的培養(yǎng)。從事電子文件管理的人員除了要熟悉傳統(tǒng)的管理技術(shù)外還必須具備檔案管理方面的知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技能,對于現(xiàn)有的老檔案員來說,雖然具備了一定的實際工作經(jīng)驗。但對計算機知識的運用還比較淺薄，因此檔案部門要加大教育經(jīng)費
8、的投入，不但要對老的檔案專業(yè)人員進(jìn)行強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，還要通過招考、送出去深造等渠道選拔一些具備檔案專業(yè)學(xué)歷、精通計算機技術(shù)、會設(shè)計程序，能
