工程建設(shè)項目檔案管理經(jīng)驗淺談

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1、工程建設(shè)項目檔案管理經(jīng)驗淺談本文對裝備制造行業(yè)建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀和問題進行了深入剖析，并針對性地就相關(guān)問題提出一些做法與管理經(jīng)驗,為工程建設(shè)項目檔案管理提供一些參考。關(guān)鍵詞:工程項目檔案管理1.引言工程建設(shè)項目檔案是工程項目建設(shè)的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，具有十分重要的保存價值。由于工程項目檔案數(shù)量眾多、載體多樣,工程項目檔案收集、管理、歸檔一直是項目管理的重要工作。2.檔案管理現(xiàn)狀石油裝備制造業(yè)工程建設(shè)項目大多屬于中小項目，并且技術(shù)比較專業(yè)，大部分都采用業(yè)主施工方監(jiān)理方的管理模式。這就要求業(yè)主在檔案管理

2、方面投入更多精力。然而，檔案管理人員缺乏與經(jīng)驗不足，直接造成很多建設(shè)項目檔案管理混亂，有的檔案缺失，有的檔案歸檔不及時、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn),大大拖后了竣工驗收工作的時間。3.檔案管理中存在的問題與分析針對檔案管理的現(xiàn)狀，經(jīng)分析研究，主要有以下幾個方面的原因。一是業(yè)主對檔案資料不重視。多數(shù)項目組織者，將主要精力投入到工程進度、工程質(zhì)量、施工安全、成本控制等方面，往往有專人負(fù)責(zé)這些方面的督導(dǎo)，而對于檔案管理,則沒有專人管理，由技術(shù)、土建、設(shè)備等部門代管。二是資料眾多、工作瑣碎。業(yè)主方往往認(rèn)為檔案整理屬于枯燥乏味的苦差事，沒有人愿意干，大多由相關(guān)人員兼管或由

3、一些剛畢業(yè)沒有任何經(jīng)驗的畢業(yè)生來做。三是資料收集整理不及時。很多建設(shè)資料產(chǎn)生后并未及時歸檔，而是到項目后期再找施工方或監(jiān)理方簽字，由于施工方人員流動比較大，有些留下的人對前人的資料不熟悉,資料遲遲不能歸檔。四是對施工方的要求不嚴(yán)。有些資料在產(chǎn)生時，施工方并未及時交付業(yè)主，而業(yè)主并不知情，待需要這些資料時又重新找施工方或監(jiān)理方索取。2.檔案管理經(jīng)驗與做法結(jié)合檔案管理問題分析，業(yè)主可以有針對性地制定檔案管理對策。4.1加強領(lǐng)導(dǎo),增強全員檔案意識。工程建設(shè)項目檔案涉及工程的各個方面，遍布工程設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的

4、系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。4.2做好制度建設(shè)，促進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)章制度建設(shè)，是檔案管理人員從業(yè)的指導(dǎo)文件，是保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要手段。企業(yè)要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家和集團公司為工程建設(shè)項目檔案管理出臺的相關(guān)規(guī)范和辦法,并結(jié)合自身特色制定符合企業(yè)工程檔案管理要求的規(guī)章制度。以規(guī)章制度來明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員從業(yè)行

5、為，實現(xiàn)服務(wù)檔案管理、服務(wù)項目建設(shè)的最終目標(biāo)。4.3以合同管理為手段，強化管理建設(shè)項目檔案大多產(chǎn)生于建設(shè)合同執(zhí)行過程中。做好項目檔案管理就是要從源頭抓起，從合同抓起。企業(yè)要在與施工方、監(jiān)理方、設(shè)備供貨商的合同中就檔案管理提出相關(guān)要求。畢竟檔案資料比較瑣碎，檔案整理也不產(chǎn)生經(jīng)濟效益。施工方作業(yè)人員也將主要精力放在施工上,對資料整理大多被動應(yīng)付，并且施工方人員流動較大，難免造成檔案缺失。所以,業(yè)主要在合同中明確相關(guān)內(nèi)容和責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中,要認(rèn)真進行檢查督導(dǎo)，并以合同內(nèi)容為依據(jù)，對施工方加以考核,督促施工方引起重視及時做好資料整理、歸檔和移交,盡量

6、避免工程完工后再后補資料。4?4積極應(yīng)用新技術(shù)，創(chuàng)新方法，降低勞動強度。檔案歸檔工作復(fù)雜、瑣碎，費時費力,是很多人不愿從事檔案管理的因素之一。在這個計算機、網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的時代,建設(shè)項目檔案也以各種方式存在，門類較多、載體多樣。迫切要求檔案管理人員要努力創(chuàng)新管理方法，積極掌握和應(yīng)用新技術(shù)，以檔案管理信息化、自動化為目標(biāo)，降低勞動強度,增強工作樂趣，使其將檔案管理真正作為一項關(guān)系項目現(xiàn)在和將來發(fā)展的重要工作來完成。4.5嚴(yán)格把好工程項目檔案驗收關(guān)。檔案專項驗收是竣工驗收的重要環(huán)節(jié)，是檢查項目設(shè)計、管理、施工、完工、試生產(chǎn)等階段檔案管理質(zhì)量的重要手段,是

7、檔案管理工作的最后一個環(huán)節(jié)。嚴(yán)格把好檔案驗收關(guān)，可以系統(tǒng)查驗項目前期和后期管理中檔案質(zhì)量,可以及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤、查漏補缺，可以確保檔案資料齊全完整和準(zhǔn)確,是做好檔案管理工作的有效手段。