大學(xué)檔案管理創(chuàng)新思路探析

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1、大學(xué)檔案管理創(chuàng)新思路探析【摘要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，通過尋找科學(xué)的管理規(guī)律和成功的管理經(jīng)驗(yàn)，有效利用更多更有價(jià)值檔案信息資源為社會(huì)發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。文章分析了目前學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)存問題，并提出了加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)新思路?！娟P(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；創(chuàng)新問題；探討；中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào):1006-0278(2012)04-164-02檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,高等學(xué)校的檔案作為學(xué)校的全部信息資源的重要組成部分,在輔助一線教學(xué)科研、支持學(xué)校行政后勤等部門的工作以及記錄學(xué)校歷史、宣傳樹立學(xué)

2、校良好社會(huì)形象等方面，發(fā)揮著重要作用。因此，建立一個(gè)系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度，是學(xué)校協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的重要保證。一、大學(xué)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀(-)對(duì)檔案管理工作的不夠重視受傳統(tǒng)思想的影響，相當(dāng)一部分人認(rèn)為，檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”,不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔和上級(jí)部門的檢查就行。有些單位對(duì)國家《檔案法》《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)和貫徹力度不夠、認(rèn)識(shí)不足，不知道檔案是國家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案工作是國家的一項(xiàng)重要事業(yè)。由于長期的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致各單位對(duì)檔案管理工作不重視，制定的各項(xiàng)措施執(zhí)

3、行不到位，檔案管理工作混亂。（二）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較差由于長期對(duì)檔案工作的不重視，資金不足，導(dǎo)致許多單位的檔案管理設(shè)施落后，甚至個(gè)別單位沒有專用檔案室。有些單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。（三）檔案管理人員素質(zhì)較低有些單位不重視檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，檔案人員變動(dòng)頻繁。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。甚至有些單位的檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔

4、案管理水平。二、學(xué)校檔案管理建設(shè)原則（—）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則各單位檔案的管理制度要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，但不是說所有單位的檔案管理制度千篇一律。高等學(xué)校因規(guī)模、類型、層次的差異，應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。（—）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則在檔案制度的制定過程中，一定要明確領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員的工作職責(zé)范圍及權(quán)限，同時(shí)也應(yīng)保護(hù)其合法權(quán)益。當(dāng)前高等學(xué)校忽視管理人員的權(quán)益，這極大地影響管理人員的工作熱情，也影響到整個(gè)學(xué)校的發(fā)展。建立學(xué)校檔案工作制度必須把明確職責(zé)和保護(hù)權(quán)益放到同等重要的

5、地位。（三）制定、執(zhí)行并重原則制度建設(shè)的首要工作是根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定岀—系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理制度。然而檢驗(yàn)其制度是否適合單位發(fā)展、是否可以調(diào)動(dòng)工作人員積極性，關(guān)鍵在于制度的執(zhí)行。因此，各單位應(yīng)更多地關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷完善，使制度更加人性化、規(guī)范化、合理化。四）靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則制度一經(jīng)形成，便在一定時(shí)期內(nèi)保持不變,有相對(duì)的穩(wěn)定性。但是，制度并不是一成不變的。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的變化，檔案管理工作制度也應(yīng)逐步和國際接軌，走國際化道路，應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)世界先進(jìn)的檔案管理方法和經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身特點(diǎn)，不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。三、學(xué)校檔案管

6、理的創(chuàng)新思路（-）模式創(chuàng)新目前，學(xué)校檔案館（室）雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著學(xué)校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，將對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理變革具有重要意義。（二）思路創(chuàng)新1?管理理念創(chuàng)新。管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時(shí)代的要求，只有觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務(wù)的創(chuàng)新。如果檔案人員沒有創(chuàng)新的意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，即使有一流的檔案管理設(shè)施，也不能為社會(huì)提供高水平的信息資源服務(wù)。檔案人員要

7、牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、教學(xué)科研、編史修志服務(wù)，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求。2?管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。應(yīng)該有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。