文書檔案管理強化策略

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1、文書檔案管理強化策略【摘要】新時期時代背景下的文書檔案管理需要緊跟時代潮流，在開拓創(chuàng)新中取得進一步發(fā)展。為提升文書檔案管理的質(zhì)量水準，需要建立現(xiàn)代化的管理制度與工作機制，在參與文書檔案信息化管理的同時實現(xiàn)管理的規(guī)范化?！娟P(guān)鍵詞】文書檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；應(yīng)用分析建設(shè)具有現(xiàn)代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，文書人員對檔案意識的強化，以及建立科學(xué)合理的文書檔案管理制度。目前，隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大部分的企業(yè)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理方式，既減輕了檔案管理人員的工作強度乂提升了工作效率，使得文書檔案的管理方式隨著時代的發(fā)展獲得新突破。一、文書檔案管理存在的問題(-)文書檔

2、案收集不全。只有文書檔案越全面才能夠為企業(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進行決策時能夠提供更細致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴重。為了真實完整地收集文書檔案，滿足企業(yè)決策部門更全曲的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時就及時提交，由于大部分企業(yè)并沒有將文書檔案制度獨立出來，難以滿足資料整理的實際需求，所以影響了檔案管理工作的價值發(fā)揮。(二)檔案收集過程不夠順暢。為保證文書檔案工作能夠發(fā)揮最人的價值，需要對檔案資料進行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常

3、年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對文書檔案管理工作的深刻認識，自身的職業(yè)能力有限，難以準確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。（三）文書檔案的應(yīng)用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來自于企業(yè)的各個職能部門，而檔案的實際操作價值在于文書檔案的FI常應(yīng)用。但是目前由于企業(yè)在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對企業(yè)的運行進行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時,由于單位員工的流動性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門

4、與基層員工對檔案的實際應(yīng)用價值沒有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機。二、文書檔案管理工作的改進策略（-）強化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識，保證文件收集的真實性、完幣性。與此同時，檔案管理人員需要加強與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護以及統(tǒng)計工作。（二）提升檔案管理的信息化水平。為強化企業(yè)的文書檔案管理工作水準

5、，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個環(huán)節(jié)。為實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數(shù)據(jù)建庫工作，促進數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時共享與信息開發(fā)打下堅實基礎(chǔ)。與此同時，需耍對文書檔案的信息收集運用計算機來操作管理，提高檔案管理的自動化程度。(三)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保障和提升文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準與操作質(zhì)量，需要重視對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強化對文書檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識管理，為工作人

6、員及時了解國家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識與信息敏感度。與此同時，在對檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強工作人員的責任感與使命感，在對文書檔案管理工作的技能提升屮強化該項工作的應(yīng)用價值。三、文書檔案的現(xiàn)代化管理策略(-)建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對于充分提升管理效率沒有幫助的操作方

7、式，需要結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對不良制度的改善中積極結(jié)合富有時代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴密的管理體系。（二）創(chuàng)新文書檔案管理的工作機制。豐富文書檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學(xué)研究都具有重耍的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機制時需要強化組織的自我管理機制，主要的