經(jīng)典實(shí)用有價(jià)值的企業(yè)管理培訓(xùn)課件如何組織高效會(huì)議

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1、如何組織高效會(huì)議杜大海2010-8-18據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上。美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來(lái)源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識(shí)。如何開(kāi)會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于企業(yè)和企業(yè)人來(lái)說(shuō)，都具有重要的意義。會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？？？？整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！一、初識(shí)會(huì)議會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻繁會(huì)議成本的計(jì)算

2、會(huì)議的意義1、會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3、會(huì)議是一種群體溝通的方式集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的目的1、開(kāi)展有效的溝通2、傳達(dá)資訊3、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾4、達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題5、決策和資源共享6、開(kāi)發(fā)創(chuàng)意7、激勵(lì)士氣8、鞏固地位達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找解決方法衡量問(wèn)題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開(kāi)會(huì)方式分類按開(kāi)會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處

3、理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議（例會(huì)）5.集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮巫⒁馐马?xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)1小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算1、會(huì)議的時(shí)間成本2、直接的會(huì)

4、議成本3、效率損失成本會(huì)議的時(shí)間成本時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅游時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本金錢成本=與會(huì)人員時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水會(huì)議的時(shí)間成本時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅游時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本金錢成本=與會(huì)人員時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本=會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)+交通費(fèi)用+食宿費(fèi)用+會(huì)議資料準(zhǔn)備費(fèi)效率損失的費(fèi)用開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率

5、的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。二、會(huì)議效率不高的原因及解決方案1、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理2、高效會(huì)議的八大特征3、會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人影響力不夠會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知

6、如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知參會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）目的和結(jié)果不明確開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會(huì)議的地點(diǎn)3、會(huì)議的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力

7、、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。高效會(huì)議的八大特征1、只在必要時(shí)召集2、會(huì)前充分籌劃3、擬訂和分發(fā)會(huì)議程表4、遵守時(shí)間5、一切按部就班6、請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7、作出評(píng)論和歸納8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類1、時(shí)間安排方面的規(guī)范2、固定的會(huì)議流程規(guī)范3、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范上午9:30-10:00點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且