淺談配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理

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1、淺談配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理摘要：配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案貫穿整個(gè)工程建設(shè)，是電網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)和管理過程中的一項(xiàng)十分重要的工作。目前，配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，如何做好配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化歸檔與管理，確保有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效，使電子檔案得以安全保存和有效利用，是基層檔案管理部門首要關(guān)注的焦點(diǎn)。文章主要闡述了配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的重要性，并淺談配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理中存在問題及對策。關(guān)鍵詞：配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理信息化中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人

2、員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實(shí)和全面的記錄。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時(shí)代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理手段和模式，實(shí)現(xiàn)配網(wǎng)工程項(xiàng)冃檔案電子化管理已然是一個(gè)十分緊迫的話題。1配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案與電子化管理的重要性1.1配網(wǎng)工程項(xiàng)日檔案的特征配網(wǎng)工程的檔案是電網(wǎng)建設(shè)改造過程中構(gòu)成的基礎(chǔ)材料，是全部T程建設(shè)的原始記錄。其不但是配電網(wǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)投產(chǎn)、竣工以及達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時(shí)不可或缺的重要組成部分，更是將來電網(wǎng)生產(chǎn)運(yùn)營、改建擴(kuò)建等提供基礎(chǔ)材料和主要依據(jù)。配電網(wǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作主要具有以下個(gè)方面的特征：一是具有特定的工

3、作對象。也就是對一項(xiàng)具體工程進(jìn)行的檔案管理；二是具冇特定的工作內(nèi)容。檢查、督導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的構(gòu)成、匯集、歸類等實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理、鑒定、保存與進(jìn)一步發(fā)掘使用；三是具有特定的作用。對工程項(xiàng)目z可行性研究、項(xiàng)目審核、工程規(guī)劃、工程施工管理、工程竣工驗(yàn)收、工程質(zhì)量驗(yàn)收評估、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段、試生產(chǎn)期間以及投產(chǎn)后的生產(chǎn)與管理等諸項(xiàng)工作創(chuàng)造依據(jù)與服務(wù)。1.2配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的重要性配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案是指在電力項(xiàng)目工程建設(shè)活動中直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的文字、圖紙圖表、聲像等各種載體文件材料。項(xiàng)目檔案收集得是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后

4、的生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建乃至經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生和提高。而隨肴現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化歸檔與管理，將成為工程項(xiàng)目順利開展以及H后提供利用的必要前提和保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式是利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機(jī)或攝象機(jī)膠片記錄影象，利用錄音機(jī)磁帶記錄聲咅。這些都屬于模擬存儲介質(zhì)，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，難于實(shí)現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質(zhì)占用的空間也很人。當(dāng)前辦公自動化0A系統(tǒng)與項(xiàng)目管理軟件等先進(jìn)手段連接起了方方面面的高速信息網(wǎng)絡(luò)，其服務(wù)結(jié)構(gòu)和

5、服務(wù)目的都會出現(xiàn)質(zhì)的變化。2配網(wǎng)工程檔案管理中存在問題分析就當(dāng)前的配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些電力公司甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理屮運(yùn)用不熟悉，對工程項(xiàng)目檔案電子化的管理方法與途徑也不了解。具體而言，問題主要有以下幾個(gè)方面:2.1工程檔案管理手段落后近年來，一些電力公司的工程項(xiàng)目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進(jìn)行收集和整理。但是，許多配網(wǎng)工程項(xiàng)目木身檔案文木的數(shù)量非常龐大，因而在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，傳

6、統(tǒng)的管理手段雖然花費(fèi)了大量的人力和物力，但是往往時(shí)效性比較差，很難做到與工程項(xiàng)目建設(shè)管理同步。2.2檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后目前，一些電力公司雖然也在工程項(xiàng)日檔案的管理中引入了計(jì)算機(jī)，但整體而言還停留在計(jì)算機(jī)制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實(shí)情況，從而影響了檔案的使用，沒冇發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)冇優(yōu)勢。2.3工程檔案管理缺乏規(guī)范性山于我國在配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案電子化管理過程中存在著許多不規(guī)范。在實(shí)際工作中,由于配網(wǎng)工程

7、項(xiàng)目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。2.4工程檔案信息化缺乏人才在數(shù)字化時(shí)代，配網(wǎng)工程檔案電子化管理不但需耍懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進(jìn)的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多電力公司從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴(yán)重的知識結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項(xiàng)目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。3配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的對策3.1技術(shù)支撐是配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的基礎(chǔ)高科技含量的現(xiàn)