EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧.doc

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1、EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧2002-05-15··DIYer··天極軟件頻道高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入，為了便于匯總，各校必須統(tǒng)一格式，所以一般由上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)好一個(gè)數(shù)據(jù)庫，再輔之以一個(gè)錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量（除了自動(dòng)編號(hào)之外）。仔細(xì)研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構(gòu)成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面，在EXCEL2000中輕松完成。一、表頭的設(shè)計(jì)處理首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置，必須建立在對(duì)上級(jí)部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可

2、以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在EXCEL2000中對(duì)它進(jìn)行操作。實(shí)在不行，那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng)，自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)?！币粰?，有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高。對(duì)，有了，先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所

3、有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了？[提示：盡量用一些簡單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲！]如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能，可以簡化用戶對(duì)大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”，定義的方法是：從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”，打開自動(dòng)更正對(duì)話框。在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如

4、：“棗陽市第四中學(xué)”，單擊“添加”，再單擊“確定”。之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。三、輸入法的自動(dòng)切換在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字，那么對(duì)于不同的單元格，輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理，便可以使Excel對(duì)不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。圖1啟動(dòng)Excel2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸

5、入法：單擊右下角的“En”圖標(biāo)，選擇“屬性”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”，單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。經(jīng)過這樣簡單的處理之后，在錄入過程中，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行

6、的設(shè)置自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來回進(jìn)行中英文切換的麻煩。　四、不定長數(shù)據(jù)的預(yù)處理　對(duì)于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設(shè)置呢？太寬了會(huì)造成表格過寬左右滾動(dòng)不方便，太窄又怕萬一哪個(gè)學(xué)生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對(duì)付這種情況的：　第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對(duì)齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調(diào)整該列到合適的列寬。這樣如果某個(gè)同學(xué)的地圖2址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與所設(shè)

7、列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，其中的字符也可乖乖地自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬。第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動(dòng)換行”復(fù)選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內(nèi)容的長度自動(dòng)換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！五、讓EXCEL也“自動(dòng)編號(hào)”我們都知道，EXCEL的自動(dòng)填充是它的一大特色功能。利用它來進(jìn)行序號(hào)的“自動(dòng)編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動(dòng)填充的方法都是用鼠標(biāo)左鍵指向填充柄，按住鼠標(biāo)向下拖動(dòng)完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標(biāo)指向

8、填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑帧Ｍ蟿?dòng)填充柄可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動(dòng)的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄。一切O