淺談檔案管理的重要性.doc

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1、淺談檔案管理的重要性淺談檔案管理的重耍性［摘耍］檔案是指記載企業(yè)發(fā)展活動(dòng)的文字以及其他媒體形成的資料，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和寶貴資源，本文主要分析了檔案管理的重耍性，并提出了加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)建議。［關(guān)鍵詞］檔案；管理；重要性；建議中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào):1009-914X(2013)36-0589-01檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。屮華上下五千年文明史，世代相傳，在這浩如煙海的歷史長(zhǎng)河中，檔案資料發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值和作用。檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案把往復(fù)不斷

2、的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，檔案物化延續(xù)了人類的記憶，已經(jīng)成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的傳遞紐帶。檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。公司的企業(yè)文化從公司的創(chuàng)建就開始產(chǎn)生，一直隨著企業(yè)的發(fā)展壯大在延續(xù)，檔案管理工作就像高樓大廈里的每一根鋼筋、每一個(gè)螺釘、每一道焊縫，從外面輕易不會(huì)被看到，但他卻滲透到了大廈的每一個(gè)角落、關(guān)節(jié)和著力點(diǎn)，是大廈的屮流砥柱，承載著大廈最為關(guān)鍵的負(fù)荷。檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。企業(yè)的管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案

3、管理工作在企業(yè)生存發(fā)展屮具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首耍做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。當(dāng)今的檔案管理需要用現(xiàn)代管理理念、先進(jìn)技術(shù)手段為依托，才能使檔案發(fā)揮更大的作用，創(chuàng)造更多的價(jià)值。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《檔案法》的明確規(guī)定，合理分布辦公、閱覽和庫(kù)房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開展做好充分的準(zhǔn)備工作。再就是要增強(qiáng)做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案

4、信息資資源。提升檔案管理人員工作的自覺性，盡快突破當(dāng)前檔案初級(jí)保管的狀況，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。目前，單位的檔案管理大多都是停滯在平吋上級(jí)下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)整理上，基本處在檔案管理的初級(jí)保管階段。建議加大對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)如何對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，是基層檔案管理人員全方位地了解檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確工作方向，認(rèn)識(shí)到

5、，要將檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，首先要制定一個(gè)工作計(jì)劃安排收集資料、歸檔工作具體時(shí)間，定時(shí)向各科室各部門收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同吋,要著力完善檔案類目的編排和存放T作，從細(xì)處做起，保護(hù)好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業(yè)發(fā)展所需各項(xiàng)問題發(fā)揮余力。二、自覺提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求。完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，制定相關(guān)管理制度，努力提高自身專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求。檔

6、案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，乂是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。檔案工作人員，必須要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)；二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。三、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展。檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束,才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)

7、施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；二是檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”:納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、

8、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同吋，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。檔案是企業(yè)的歷史、是企業(yè)的根基，是企業(yè)歷史價(jià)值的見證。檔案是指記載企業(yè)發(fā)展活動(dòng)的文字以及其他媒體形成的資料，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和寶貴資源，所有有價(jià)值的檔案整理歸檔，可以保證整個(gè)企業(yè)原始資料的完整性、歷史性和可追溯性，檔案不僅可以成為領(lǐng)導(dǎo)和各部門的參謀助手，也可以提高公司的工作效率和工作質(zhì)量。