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1、e-Japan戦略がひらく情報化社會の展望Vol.87No.11829法定書面の電子化と保管システムAnArchivingSystemforStatutoryDigitalRecords■伊藤泰樹YasukiIt?■伊藤聡SatoshiIt?■谷岡克昭KatsuakiTanioka■青山ゆきYukiAoyama企業(yè)活動を支える業(yè)務経営管理財務會計販売管理サプライチェーン人事モニタリング売掛金引き合い?見積もり調達人事シミュレーション買掛金受注生産勤怠予測固定資産価格物流給與計算資金管理出荷在庫賞與計算財務管理請求品質退職金管理社一般會計與信年末調整業(yè)會務的経費精算
2、旅費精算効責率任のの法定書面の記録（電子化による一元管理）向維生成保管廃棄上持DLCM（適切な保管場所）証跡管理（関連性を維持した管理）CSR利活用管理（機密性を維持した管理）e－文書法注：略語説明CSR（CorporateSocialResponsibility），DLCM（DataLifeCycleManagement）e-文書法の成立から正確な記録管理への流れ2005年4月にe-文書法が施行された。この法律と今までに施行された法律によって，企業(yè)活動で発生する書面のほとんどを電子化することが可能になる。民間がその活動の正當性を証明するために必要となを目指して，
3、これまでの「記録」に対する考え方を変革さる「法定書面」を，原則として，電子的な媒體によって保せていくことが，経営の命題になってきている。日立製作存することを容認する法律であるe-文書法が2005年4月所は，この法律を活用し，変革期を乗り越えていくために施行された。この法律は，文書のライフサイクルを通じに必要となる業(yè)務システムや保管システムを構築するたて一貫した処理を可能にし，保管効率や情報活用効率めのコンサルティングやストレージシステム，それらの運を向上させる道を開き，経営スタイルに変革をもたらすも用を支えるミドルウェア群を提供している。のである。一方，「コンプラ
4、イアンス経営」や「CSR経営」については，「用紙に印刷された狀態(tài)での保管」が義務はじめに1づけられていた。2005年4月に施行された「e-文書法」で法定書面の電子化は1998年の「電子帳簿保存法」には，このような用紙による保管を「電子化したデータによ始まり，2001年の「IT（InformationTechnology）書面る保管」に変えていくために必要な條件を示している。一括法」により，電子計算機によって作成された書面を世界に先駆けた電子立國を目指す「e-Japan戦略」の中電子保管することが可能になった。しかし，企業(yè)間の取で，この法律により，今まで「電子商取引
5、」や「ペーパーり引きなどでは，依然として「紙」による書面のやり取りがレス」の阻害となっていた「書面」での保存記述を，すべ主流とされ，取り交わされる書面や官庁に提出する書面て電子化することが認められた。2005.1115830Vol.87No.11一方で，情報システムと企業(yè)経営への密著度が増し，「紙をイメージスキャナなどで電子化して複製物を保管す企業(yè)活動を決定する情報や取り引きを示す「個人情報」る」場合であり，「もともと電子化帳票として作成されたもなど，企業(yè)にとって重要な機密情報が情報システムに保のを保管する」場合とは異なるので注意が必要である。管されている。これら
6、の情報をいかに守っていくのかが電子化帳票に関しては，「電子帳簿保存法」や「IT書大きな問題となっている。また，企業(yè)経営の健全性を示面一括法」に示されているように，「交付（発行）」する際すためにさまざまな情報開示が必要とされており，情報に「電子署名など」の改ざん防止技術を適用して書面をシステムで保管している情報や書面の正しさを維持して発行し，発行した書面と発行の記録を保管する。いくことが急務となってきている。また，商法などのように業(yè)務上での制約を示した法令ここでは，各種法令に基づいて企業(yè)情報を情報シスによって，保管年限や保管対象とする書面などが示されテムで保管し，活
7、用していくための考え方と，それらを支ている。える日立製作所のe-文書ソリューションについて述べる。記録を維持するためのシステムe-文書法とそれを取り巻く関連法令323.1記録のe-文書化による効果e-文書法に示された情報保管の考え方と，個人情報e-文書法が施行されたことによって，企業(yè)に存在する保護法に示されている機密管理の方法について以下にほとんどの情報を電子化することが可能になり，大きな述べる。価値を享受できるようになった（図1參照）。経済産業(yè)省が2005年5月に提示したガイドラインでは，例えば，さまざまな部署や會社を経由して発行され，企業(yè)で重要な情報を保管して
8、いくために
