投資業(yè)務檔案管理辦法.docx

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1、投資業(yè)務檔案管理制度第一章總則第一條為加強投資業(yè)務檔案管理，確保項目資料的完整性，促進投資業(yè)務經營的合法性和項目資產的安全性，根據(jù)《投資管理基本制度》、《投資業(yè)務操作流程》等有相關規(guī)定，特制定本制度。第二條投資業(yè)務檔案是指在辦理投資業(yè)務過程中形成的用以記錄和反映投資業(yè)務全過程及與客戶關系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由融資人的基本資料、投資業(yè)務中的相關契約和投資管理資料等組成。第三條投資業(yè)務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各公司部門應配合綜合檔案人員，對投資業(yè)務檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。市場部門負責投資業(yè)

2、務檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案人員負責投資業(yè)務檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的投資業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。第四條各級管理單位要制定有關投資業(yè)務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保投資業(yè)務檔案的完整和安全。第五條投資業(yè)務檔案涉及國家、本公司和客戶的秘密，檔第1頁共8頁案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。第二章投資業(yè)務檔案的歸檔方法第

3、六條投資業(yè)務檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。第七條投資業(yè)務檔案分為五類：權證類：采用抵押、質押擔保方式的投資業(yè)務，能夠證明對抵押物、質物享有所有權和處置權的要件；要件類：辦理投資業(yè)務過程中產生的能夠證明投資業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；管理類：融資人的基本資料；保全類：資產風險管理的相關資料；綜合類：本公司內部管理資料等。每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經執(zhí)行終了業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、

4、綜合類檔案。3、權證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權證類主要是指抵（質）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質物享受所有權處置權的相關要件不在項目檔案中管理，其中有價單據(jù)必須存放于保險庫，其他權證類檔案存放于檔案庫內的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。第2頁共8頁第三章投資業(yè)務檔案的基本內容第八條權證類檔案包括：抵押物（質物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物（質物）所有權、使用權證或證明文件，已辦理抵押（質押）登記的他項權證或有關證明文件，抵押物清單，權利質押中的各種有價單據(jù)，抵押物（質物）保險單，抵押（質押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險單

5、。第九條要件類檔案包括：企業(yè)情況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類客戶融資申請報告和申請書、各類客戶投資業(yè)務調查報告、各類客戶投資業(yè)務調查審查審批書、評審會會議紀要、各類法人客戶投資業(yè)務投資合同（協(xié)議書）、融資憑證、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質)押核實書、保險合同、逾期投資款本息催收通知及回執(zhí)、投后檢查記錄和投資業(yè)務檢查報告、企業(yè)經營活動分析報告、以及涉及投資審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。項目融資還應包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權部門對投資項目的批復文件，項目變更及

6、概算調整的批復文件復印件，項目概、預、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設資金來源證明文件、項目建設進度表、資金使用計劃等。其他業(yè)務所必須的要件等等。第3頁共8頁第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的相關資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復印件、《企業(yè)資質登記證》復印件、《特種經營許可證》復印件、《稅務登記證》（國稅、地稅）復印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年

7、檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，融資人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件，企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。專業(yè)擔保機構為保證人的還應包括一定數(shù)額的擔?；鹨汛嫒朐谠O立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。自然人作為保證人

8、的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。第十一條保全類檔案包括：項目訴訟全過程相關資料，全部相關項目檔案，以物抵押資產清單、權屬證明、抵押協(xié)議、法院裁定書，