利用Word2003“郵件合并”功能批量制作準考證.doc

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1、利用Word2003“郵件合并”功能批量制作準考證1、郵件合并基礎(chǔ)知識1.1、郵件合并過程涉及到3個文檔主文檔、數(shù)據(jù)源和合并文檔主文檔包含合并文檔中都相同的內(nèi)容；數(shù)據(jù)源包含要合并到文檔中的信息；合并文檔是將主文檔與數(shù)據(jù)源合并后得到的結(jié)果文檔。例如：在制作準考證中，對固定不變的主體內(nèi)容和版面進行了設(shè)置，將其作為主文檔；而將需要改變的學(xué)生姓名從學(xué)生基本信息表中獲取，這個Excel表就是“郵件合并”中的數(shù)據(jù)源。1.2、郵件合并步驟郵件合并通常包含以下4個步驟：新建或選擇主文檔連接數(shù)據(jù)源插入合并域執(zhí)行合并。在“郵件合并”任務(wù)窗格中，使用“郵件合并向?qū)А?，可以輕輕松松

2、地完成“郵件合并”操作。2、運用Word2003中“郵件合并”功能批量制作準考證現(xiàn)在我們就以批量制作準考證為了來學(xué)習(xí)郵件合并的應(yīng)用。2.1、素材的準備準備的素材主要是學(xué)生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的統(tǒng)一尺寸。照片可以按照序號命名，也可以用學(xué)生姓名命名。2.2、建立數(shù)據(jù)源照片如果按照序號命名，我們可以建立如下圖（1）所示的學(xué)生信息數(shù)據(jù)源，我們把學(xué)生信息表和照片文件夾放在同一目錄下，照片相對路徑記錄方法圖（1）F列所示。請注意：學(xué)生信息工作表中只應(yīng)該有準考號、姓名、性別、考場、座位和照片等字段和相應(yīng)的記錄，不要在字段上再添加一標題行

3、，否則就不是有效的數(shù)據(jù)源。圖（1）學(xué)生信息表數(shù)據(jù)源我喜歡照片記錄使用相對路徑，用相對路徑的好處是只要把主文檔、數(shù)據(jù)源和照片文件夾放在一目錄下，那么將該目錄文件夾拷貝到任何其他一臺安裝有word的電腦上都可以輕松生成合并文檔。2.3、創(chuàng)建準考證主文檔啟動word2003，用表格制作主文檔，如下圖（2），以此來固定各信息的位置，并把表格線顏色設(shè)成與背景色相同。為了美觀，還可以在主文檔中添加背景圖片。2.4、連接數(shù)據(jù)源5我們可以使用郵件合并向?qū)нB接數(shù)據(jù)源，如下圖（3）依次選擇“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并”命令，調(diào)出圖右側(cè)的郵件合并向?qū)?。圖（3）調(diào)出郵件合并

4、向?qū)б老驅(qū)Р襟E二提示，選取收件人，點擊“瀏覽”按鈕，就可以彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，選擇剛才建立的“學(xué)生信息表”，點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框中選擇“學(xué)生信息$”，如圖（4）所示。點擊“確定”按鈕返回主文檔。圖（4）選擇數(shù)據(jù)源表2.4、插入域?qū)⒐鈽硕ㄎ坏健皽士继枴焙笠粏卧?，依?jù)向?qū)Р襟E三撰寫信函提示，選擇“其他項目”按鈕，就會彈出如下圖（5）的插入合并域?qū)υ捒?。在該對話框中的域列表中選擇“準考號”，點擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置。點擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。以相同的方法，將“姓名”、“性別”、“考場”、“座位”域分

5、別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。5圖（5）插入合并域說明：步驟2.3和2.4的連接數(shù)據(jù)源和插入域是利用郵件合并向?qū)硗瓿傻?，我們還可以利用郵件合并工具來更快地完成。如上圖（3）依次選擇“工具”→“信函與郵件”→“顯示郵件合并工具”命令，調(diào)出如下圖（6）的郵件合工具條，利用工具條上的“打開數(shù)據(jù)源”和“插入域”命令按鈕也可以完成連接數(shù)據(jù)源和插入域的工作。圖（6）郵件合并工具條以上從數(shù)據(jù)庫域調(diào)用的都是文字數(shù)據(jù)，照片導(dǎo)入主文檔就沒有這么方便了。照片的成功導(dǎo)入是制作準考證的關(guān)鍵，下面我們就來討論照片導(dǎo)入主文檔的方法。照片導(dǎo)入主文檔的方法（插入圖片域的方法）：方法一、利用數(shù)

6、據(jù)庫中照片路徑記錄導(dǎo)入照片法。將光標定位于“準考證”右下邊大的單元格內(nèi)，我們要在此顯示學(xué)生的照片。按“Ctrl+F9”來插入域，此時單元格內(nèi)會出現(xiàn)一對大括號，在其中輸入“INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"”(不含外邊引號)，特別提示：其中的大括號也是按“Ctrl+F9”來插入的。如果你編寫域代碼的水平有限，請使用自動插入加載照片域代碼的方法。詳細內(nèi)容見后面“附加說明”。實際上，我們用“MERGEFIELD"照片"”調(diào)用的是照片路徑記錄，所以INCLUDEPICTURE后引號""中內(nèi)容就是照片路徑。如果照片不是用序號而是用姓名來命

7、名的，我們可以在信息表中編寫照片路徑，方法如下圖（7）中“照片2”字段記錄所示，我們在G2單元格中輸入=H2&B2&I2，就可以得到以姓名命名的照片路徑。5圖（7）用姓名命名的照片路徑的編輯方法方法二、在主文檔中直接編輯照片路徑記錄導(dǎo)入照片法。如果照片不是用序號而是用姓名來命名的，這時學(xué)生信息表中可以不編寫照片路徑記錄欄。在這種情況下，我們可以借用數(shù)據(jù)庫非照片路徑記錄導(dǎo)入照片，同上，按“Ctrl+F9”來插入域，此時我們只要把以上的域代碼“{INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"}”中的“{MERGEFIELD"照片"}”換成“ph

8、oto\{MergeField"姓名"}.jpg”