供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核技巧.ppt

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1、供應(yīng)商審核注意事項(xiàng)及審核技巧質(zhì)量管理部：劉雨2014-1-15在培訓(xùn)前，需要了解一下什么是審核：1、定義：為獲得審核證據(jù)對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確保滿足審核準(zhǔn)則所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程；2、分類：①內(nèi)部審核（內(nèi)審）：也叫“第一方審核”，由組織內(nèi)部自行組織或以組織名義進(jìn)行的，評(píng)審組織自身管理體系的有效性、充分性、適宜性；②外部審核：a）顧客審核：也叫“第二方審核”b）外審：也叫“第三方審核”③結(jié)合審核：TS體系和HSE體系被一起審核時(shí)；④聯(lián)合審核：當(dāng)≥2個(gè)審核方共同審核同一受審核方時(shí)。目錄

2、一、審核前準(zhǔn)備二、首次會(huì)議三、現(xiàn)場(chǎng)檢查四、提問(wèn)技巧五、審核過(guò)程的控制六、末次會(huì)議一、審核前準(zhǔn)備1、審核前準(zhǔn)備①目的：明確審核目的年度審核、新供方開發(fā)、驗(yàn)證反饋問(wèn)題、供方質(zhì)量問(wèn)題的跟蹤、供方能力提升等；②范圍：依據(jù)不同的審核目的確定審核范圍及審核表年度審核：體系或過(guò)程審核驗(yàn)證反饋問(wèn)題：過(guò)程或這某一流程供方質(zhì)量問(wèn)題跟蹤：過(guò)程或某一流程新供方開發(fā)：體系審核能力提升：體系或過(guò)程③編制審核計(jì)劃，在審核前一周發(fā)送被審供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)審核計(jì)劃中包括：審核時(shí)間、目的、范圍、參加人員、其他要求二、首次會(huì)議1首次會(huì)議①向

3、供應(yīng)商代表介紹審核組成員②確認(rèn)審核的范圍、目的、計(jì)劃安排③在審核組和供應(yīng)商代表之間建立正式的聯(lián)絡(luò)渠道（陪同人員）④促進(jìn)供應(yīng)商代表積極參與由審核組長(zhǎng)主持以上任務(wù)的完成，為審核順利進(jìn)行作基礎(chǔ)三、現(xiàn)場(chǎng)審核3.1現(xiàn)場(chǎng)審核：是根據(jù)制定的審核表按審核計(jì)劃的日程安排，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察、查閱文件和有關(guān)記錄、與供應(yīng)商人員的交談和提問(wèn)，必要時(shí)經(jīng)實(shí)際測(cè)定等調(diào)查方法，抽取一定的樣本，查證發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和獲取客觀證據(jù)，以確定相關(guān)條款的符合性、判定最終審核結(jié)論。審核的基本方法是抽樣檢查，但如何抽取樣本，查證記錄、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和獲取客觀證據(jù)，

4、則必須掌握審核的技巧和方法。審核的方式大致可以分為以下4種：3.1.1按部門審核是以部門為中心進(jìn)行審核，根據(jù)審核的要求以受審核部門有關(guān)的內(nèi)容條款為主線進(jìn)行審核。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是審核效率高，但要求審核員對(duì)審核的條款很清楚，同時(shí)充分了解受審部門的職責(zé)。按部門審核策略①部門的職責(zé)、過(guò)程、績(jī)效指標(biāo)及完成情況；②未達(dá)到績(jī)效指標(biāo)本部門所采取的活動(dòng)；③未完成指標(biāo)的改善活動(dòng)；④活動(dòng)所涉及到的輸入和輸出3.1.2按過(guò)程審核是以過(guò)程為中心進(jìn)行審核，一個(gè)過(guò)程往往涉及多個(gè)部門，審核時(shí)要覆蓋涉及的部門，但應(yīng)以主要的業(yè)務(wù)職能部

5、門為主。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是目標(biāo)集中，易體現(xiàn)與審核的符合性，但要求審核員注意掌控，主抓主要職能部門。選擇面談的對(duì)象選擇合適的人--節(jié)省時(shí)間；明確面談的目的--找面談對(duì)象；找相對(duì)較為新的員工面談--培訓(xùn)程度；找老員工面談--適應(yīng)程度；避免受陪審人員的引導(dǎo)來(lái)確定面談對(duì)象。3.1.3順向追蹤按照質(zhì)量管理體系運(yùn)作的先后順序進(jìn)行審核。優(yōu)點(diǎn)是可系統(tǒng)了解體系運(yùn)行的整個(gè)過(guò)程，可觀察查證接口協(xié)調(diào)情況，要求審核員對(duì)體系的運(yùn)行有整體的了解。例：從訂單評(píng)審開始到產(chǎn)品的交付；從文件管理部門查到具體文件的有效性；從不合格產(chǎn)生，查到

6、糾正措施。從文件內(nèi)容查到實(shí)施情況（可以事先準(zhǔn)備好公司與供應(yīng)商合作的具體訂單信息）。3.1.4逆向追溯按照質(zhì)量體系運(yùn)行的反方向進(jìn)行審核，如從實(shí)施情況查到文件從交付查到訂單，從形成的結(jié)果到影響質(zhì)量的因素。優(yōu)點(diǎn)是從結(jié)果查起針對(duì)性強(qiáng)，易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。例：從幾件計(jì)量檢測(cè)設(shè)備查到計(jì)量檢測(cè)設(shè)備的管理；從幾種原材料的標(biāo)識(shí)查到進(jìn)貨檢驗(yàn)及采購(gòu)控制；從設(shè)計(jì)輸出查到設(shè)計(jì)輸入。3.2現(xiàn)場(chǎng)審核要注意調(diào)查取證的方法，以便收集較多信息，獲取可信的客觀證據(jù)。歸納為“問(wèn)、聽、看、記”：A問(wèn)：要善于提問(wèn)，以審核表為主線，抓住主題，適當(dāng)延伸B

7、聽：要注意傾聽，觀察對(duì)方的態(tài)度、表情及反應(yīng)，并適當(dāng)引導(dǎo)C看：要仔細(xì)觀察，注意現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品和標(biāo)記，查看有關(guān)文件和記錄，通過(guò)測(cè)量、討論等手段獲取客觀真實(shí)信息D記：要作好記錄，“口問(wèn)手寫”，對(duì)調(diào)查獲取的信息、證據(jù)作好記錄，包括問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述、憑證材料、涉及文件記錄等，以做判斷的依據(jù)。四、提問(wèn)技巧4.1提問(wèn)的目的：解釋你的需求，引導(dǎo)受審核方--講明提問(wèn)的原因--不要命令對(duì)方例如：可以說(shuō)“我可以看幾份最近完成的設(shè)計(jì)評(píng)審記錄嗎？不可以說(shuō)："把設(shè)計(jì)評(píng)審的記錄給我看。"--不采取投機(jī)取

8、巧的方法獲得信息--引導(dǎo)受審核方給你想要的信息例如：可以說(shuō)："您是怎樣處理不合格材料？"重復(fù)這句話如："對(duì)那些不能滿足要求的物料您是怎樣處理的？"還可以說(shuō)："讓我們從您發(fā)現(xiàn)分供方提供的是不可接收的產(chǎn)品開始吧。4.2提問(wèn)注意事項(xiàng)--目的要明確，表達(dá)要準(zhǔn)確--應(yīng)考慮被問(wèn)者的背景--注意被問(wèn)者的神態(tài)表情，適時(shí)地表達(dá)好意，減輕對(duì)方的思想壓力--努力理解被問(wèn)者的回答，不能講有情緒的話。4.3.1開放型提問(wèn)得到廣泛的回答為目的例如："為什么你僅做一次設(shè)計(jì)評(píng)審？""這些評(píng)審都是什么