【5A版】供應(yīng)商現(xiàn)場審核技巧.pptx

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1、供應(yīng)商審核注意事項及審核技巧在對供應(yīng)商進行現(xiàn)場的QSA(品質(zhì)系統(tǒng)稽核)、QPA(品質(zhì)制程稽核)目錄一、首次會議和結(jié)束會議的準備二、現(xiàn)場檢查三、提問技巧四、審核過程的控制一、首次會議和結(jié)束會議的準備:1.1、首次會議目的在于:A向供應(yīng)商代表介紹審核組成員B確認審核的范圍、目的、計劃安排、審核進度C在審核組和供應(yīng)商代表之間建立正式的聯(lián)絡(luò)渠道(陪同人員)D促進供應(yīng)商代表積極參與由審核組長主持以上任務(wù)的完成,為審核順利進行作基礎(chǔ)1.2、結(jié)束會議目的在于:A現(xiàn)場審核的總結(jié),確認審核發(fā)現(xiàn)的問題點B報告審核結(jié)果,

2、宣布審核結(jié)論C提出糾正和預(yù)防措施要求和后續(xù)的整改回復(fù)由審核組長主持以上任務(wù)的完成,強化審核結(jié)果二、現(xiàn)場檢查2.1現(xiàn)場檢查:是根據(jù)QSA、QPA審核表按審核計劃的日程安排,通過現(xiàn)場觀察、查閱文件和有關(guān)記錄、與供應(yīng)商人員的交談和提問,必要時經(jīng)實際測定等調(diào)查方法,抽取一定的樣本,查證發(fā)現(xiàn)問題和獲取客觀證據(jù),以確定相關(guān)條款的符合性、判定最終審核結(jié)論。審核的基本方法是抽樣檢查,但如何抽取樣本,查證記錄、發(fā)現(xiàn)問題和獲取客觀證據(jù),則必須掌握審核的技巧和方法。審核的方式大致可以分為以下4種:A按部門審核是以部門為中

3、心進行審核,根據(jù)審核的要求以受審核部門有關(guān)的內(nèi)容條款為主線進行審核。這種方式的優(yōu)點是審核效率高,但要求審核員對審核的條款很清楚,同時充分了解受審部門的職責。按部門審核策略按部門安排審核計劃;針對部門職能所涉及到的活動進行審核;按部門審核時,應(yīng)審核部門職能涉及的各要素的要求。B按活動審核是以活動為中心進行審核,一個活動往往涉及多個部門,審核時要覆蓋涉及的有關(guān)部門,但應(yīng)以主要的業(yè)務(wù)職能部門為主。這種方式的優(yōu)點是目標集中,易體現(xiàn)與審核的符合性,但要求審核員注意掌控,主抓主要職能部門。選擇面談的對象選擇合適

4、的人--節(jié)省時間;明確面談的目的--找面談對象;找相對較為新的員工面談--培訓程度;找老員工面談--適應(yīng)程度;避免受部門的引導(dǎo)來確定面談對象。C順向追蹤按照質(zhì)量管理體系運作的先后順序進行審核。優(yōu)點是可系統(tǒng)了解體系運行的整個過程,可觀察查證接口協(xié)調(diào)情況,要求審核員對體系的運行有整體的了解。例:從訂單評審開始到產(chǎn)品的交付;從文件管理部門查到具體文件的有效性;從不合格產(chǎn)生,查到糾正措施。從文件內(nèi)容查到實施情況(可以事先準備好公司與供應(yīng)商合作的具體訂單信息)。D逆向追溯按照質(zhì)量體系運行的反方向進行審核,如從

5、實施情況查到文件從交付查到訂單,從形成的結(jié)果到影響質(zhì)量的因素。優(yōu)點是從結(jié)果查起針對性強,易發(fā)現(xiàn)問題。例:從幾件計量檢測設(shè)備查到計量檢測設(shè)備的管理;從幾種原材料的標識查到進貨檢驗與試驗及采購控制;從設(shè)計輸出查到設(shè)計輸入。2.2現(xiàn)場檢查要注意調(diào)查取證的方法,以便收集較多信息,獲取可信的客觀證據(jù)。歸納為“問、聽、看、記”:A問:要善于提問,以檢查表為主線,抓住主題,適當延伸B聽:要注意傾聽,觀察對方的態(tài)度、表情及反應(yīng),并適當引導(dǎo)C看:要仔細觀察,注意現(xiàn)場環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品和標記,查看有關(guān)文件和記錄,通過測量

6、、討論和其他手段獲取客觀真實信息D記:要作好記錄,“口問手寫”,對調(diào)查獲取的信息、證據(jù)作好記錄,包括問題發(fā)生的時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及文件記錄等,以做判斷的依據(jù)。三、提問技巧3.1提問的目的:解釋你的需求,引導(dǎo)受審核方--講明提問的原因--不要命令對方例如:可以說“我可以看幾份最近完成的設(shè)計評審記錄嗎?不可以說:"把設(shè)計評審的記錄給我看。"--不采取投機取巧的方法獲得信息--引導(dǎo)受審核方給你想要的信息例如:可以說:"您是怎樣處理不合格材料?"重復(fù)這句話如:"對那些不能滿足要求的物料

7、您是怎樣處理的?"還可以說:"讓我們從您發(fā)現(xiàn)分供方提供的是不可接收的產(chǎn)品開始吧。3.2提問注意事項--目的要明確,表達要準確--應(yīng)考慮被問者的背景--注意被問者的神態(tài)表情,適時地表達好意,減輕對方的思想壓力--努力理解被問者的回答,不能講有情緒的話。3.3.1開放型提問得到廣泛的回答為目的例如:"為什么你僅做一次設(shè)計評審?""這些評審都是什么時候進行的?""怎樣控制評審過程?"誰參加設(shè)計評審?""這些評審的記錄保存在哪里?"3.3.2封閉型提問得到肯定或否定的回答為目的一般情況下不用例如:"你們有一

8、個不合格品控制程序嗎?""是的。""這個程序是經(jīng)過批準的嗎?""是的。""這個程序包括軟件嗎?""不包括。"確認理解時有用例如:"那個唯一被記錄的顧客投訴是顧客寫信寄來的,對嗎?""是。""那件服務(wù)工程師直接受理的顧客口頭投訴尚未根據(jù)顧客投訴程序進行處理,對嗎?""對。""你們的顧客投訴程序沒有將口頭投訴與書面投訴區(qū)別開,對嗎?""是的,我也認為它規(guī)定得不清楚。"3.3.3情緒性提問對某一方法正在表現(xiàn)一種偏見不要使用例如:"你不使用紅色返工標簽嗎?""你必須使用一個記

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