【5A版】供應(yīng)商審核技巧和流程.ppt

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1、1AuditTechniqueandConsultation審核技巧和流程2WhatisSupplierAudit(2ndPartyAudit)根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商活動(dòng)進(jìn)行客觀比較（ObjectivecomparisonsofSupplieractivitiesagainstagreedstandards）3供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點(diǎn)（KeyPointsYouNeedtoKnowAboutAudits）獨(dú)立客觀：不可存有偏見(jiàn)系統(tǒng)化：從開(kāi)始到結(jié)束，自始至終系統(tǒng)化調(diào)查—系統(tǒng)性的，非個(gè)性化的客觀證據(jù)的檢查—評(píng)價(jià)“真實(shí)的

2、”活動(dòng)，而不是你“想象的”跟既存的標(biāo)準(zhǔn)做比較—這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可能是ISO系列，編定的工藝規(guī)格或者是相關(guān)法規(guī)如食品安全程序，如HACCP,HALAL。4審核員的角色（RoleofanAuditor）審核員應(yīng)做到:有過(guò)培訓(xùn)經(jīng)歷有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)熟悉審核流程，可獨(dú)立工作熟悉合同要求和常規(guī)要求沒(méi)有不良政治動(dòng)機(jī)5審核員的其他素質(zhì)要求（RoleofanAuditor）具有真正的“客戶關(guān)注”意識(shí)很好的溝通能力，能夠得體表達(dá)能提出品質(zhì)改善建議能夠達(dá)到自我滿意友好，有指導(dǎo)能力，善于深入思考良好的道德6審核小組組長(zhǎng)的職責(zé)（RoleoftheL

3、eadAuditor）審核小組組長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)察的每個(gè)階段，具體包括：評(píng)價(jià)質(zhì)量系統(tǒng)中的文件，以確定其充分性組織并精簡(jiǎn)考察團(tuán)隊(duì)組織啟動(dòng)和總結(jié)會(huì)議化解爭(zhēng)議準(zhǔn)備并提交考察報(bào)告7AuditingTechnique審核技巧8審核員的行為——應(yīng)該做的耐心盡量按計(jì)劃進(jìn)行使用監(jiān)察記錄表使用筆記本，做好記錄讓其他團(tuán)隊(duì)成員協(xié)助明確知道自己考察的目的9審核員行為——不該做的激進(jìn)（Aggressive）傲慢（Arrogant）輕率的給出意見(jiàn)（Passinstantopinion）遲到（Belate）思路受被審核者影響（Besidetra

4、ckedbyAuditee）10提問(wèn)技巧開(kāi)放性問(wèn)題：比如用誰(shuí)，什么，怎么，為什么，在哪里等開(kāi)始。如：你們的客戶投訴主要是哪些？封閉性問(wèn)題：引出簡(jiǎn)短回答，包括是/不是或其他簡(jiǎn)短的事實(shí)回答。如：這是你們最近的規(guī)格嗎？這些是你們的部門管理程序嗎？引導(dǎo)性問(wèn)題：具有建議性，監(jiān)察者通常有自己希望的答案，并希望由供應(yīng)商來(lái)說(shuō)出。如：你們將在下周進(jìn)行檢查，對(duì)嗎？沉默性問(wèn)題：檢查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，來(lái)給供應(yīng)商更多的時(shí)間，給出更深入更全面的回答。11聆聽(tīng)技巧聆聽(tīng)–用10%的時(shí)間來(lái)說(shuō)，90%的時(shí)間來(lái)聽(tīng)集中精力，不

5、要走神及時(shí)回應(yīng)，用語(yǔ)言或非語(yǔ)言能從情緒上把握回應(yīng)的效果不要中途打斷，保留建議保持開(kāi)放，不可武斷創(chuàng)造聆聽(tīng)氛圍12信息收集技巧觀察–尋找事實(shí)證據(jù)；根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)，觀察實(shí)際發(fā)生的事情記錄-邊走邊記，不要過(guò)于相信你的記憶！有技巧的記筆記復(fù)印文件（先征得供應(yīng)商的同意）記錄會(huì)談內(nèi)容在當(dāng)時(shí)和結(jié)束會(huì)議上，與供應(yīng)商核實(shí)相關(guān)內(nèi)容13感覺(jué)如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺(jué)，尊重它對(duì)某些“看起來(lái)正確，但感覺(jué)不正確”的事情，這也許是唯一的解決之道如果無(wú)法確定客觀證據(jù)，那就僅僅記錄14化解沖突看看供應(yīng)商如何采取行動(dòng)，以達(dá)到符合標(biāo)準(zhǔn)的要

6、求15ProcessofCarryingOutanAudit考察流程16初步準(zhǔn)備或者計(jì)劃瀏覽過(guò)去的審核報(bào)告，以便于:行程安排了解客戶反饋所有的內(nèi)/外部審核發(fā)現(xiàn)做筆記17確定審核的目的、范圍、準(zhǔn)則明確審核范圍準(zhǔn)備所有需要的工作文件:檢查表審核方和受審方達(dá)成一致的要求法令，食品安全法和相關(guān)衛(wèi)生法要求質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織結(jié)構(gòu)圖相關(guān)質(zhì)量體系文件。復(fù)印以上和其他相關(guān)資料給審核小組的其它成員（如有）。18建立審核追溯(EstablishAuditTrail)審核應(yīng)該按照工藝和評(píng)價(jià)系統(tǒng)的流程進(jìn)行正向追溯–從進(jìn)入某個(gè)部門的信息或者產(chǎn)

7、品開(kāi)始，進(jìn)行順勢(shì)的追溯。反向追溯–從工藝結(jié)束點(diǎn)開(kāi)始，通過(guò)在每一階段的生產(chǎn)和工藝控制管理進(jìn)行反向追蹤確認(rèn).定點(diǎn)檢查–對(duì)已經(jīng)被檢查和測(cè)試的點(diǎn)，進(jìn)行詳細(xì)確認(rèn)審核追溯應(yīng)該關(guān)注實(shí)際操作和文件記錄關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)的部分，在那些地方容易發(fā)生管理真空、控制缺失或重疊。19文件應(yīng)該滿足：及時(shí)性和可控性清晰明白完整性符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件評(píng)審（如有必要）20檢查表作為審核員所使用的書面工具，可有如下作用：審核指南記錄問(wèn)題和審核發(fā)現(xiàn)記錄客觀證據(jù)，以判定其是否符合以后考察的參考準(zhǔn)備檢查表（PrepareChecklist）21召開(kāi)首次會(huì)議（Ho

8、ldOpeningMeeting）首次會(huì)議的作用：自我介紹讓參與人員互相熟悉。達(dá)成共識(shí)雙方在審核發(fā)現(xiàn)上達(dá)成共識(shí)。明確審核范圍，目的和程序。簡(jiǎn)短說(shuō)明考察程序。申請(qǐng)防護(hù)措施在危險(xiǎn)復(fù)雜的工作環(huán)境中考察時(shí)需要。告知末次會(huì)議的時(shí)間以便于被審核方安排其余下的時(shí)間。22現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施（CarryingOuttheAudit）確定審核范圍保持敏感—審核，既是科學(xué)的又是人性化的。根據(jù)事物發(fā)展規(guī)律進(jìn)行趨勢(shì)和模式判斷。審核